休暇先に到着したのに荷物が届いていない経験があれば、ボトルネックの苛立ちを理解できるだろう。航空業界では、荷物が仕分けシステムに過剰に流入したり、乗り継ぎ時間が短すぎて航空会社スタッフが荷物を積み替える時間が足りなかったりすると、ボトルネックが発生する。どのような原因であれ、結果は苛立たしく、コストもかかる。
企業経営者にとって、ボトルネックは日常業務を混乱させ、最終的には組織に負担をかける可能性がある。時には、トップから始まることもある。私の会社Jotformの最高経営責任者（CEO）として、リーダーがチームをどの程度密接に管理すべきかについて、よく考えている。私は、Airbnb（エアビーアンドビー）のCEO兼共同創業者であるブライアン・チェスキー氏が広めたリーダーシップの概念である「ファウンダーモード」にある程度同意する。チェスキー氏は、創業者は優秀な人材を雇って身を引くべきだという考え方に異を唱え、創業者は会社経営に高度に関与し続けるべきだと述べた。しかし、関与しすぎると、特に会社が拡大するにつれて、独自のボトルネックを生み出す可能性がある。
適切なバランスを取ることは難しい。ChatGPTが役立つ。以下、始めるためのいくつかのプロンプトを紹介する。
全体的に考える
私はワークフローについてよく書いている。ワークフローとは、タスクやプロジェクトを完了するために必要な一連のステップだ。私たちはあまりにも頻繁に、日々のToDoリストにチェックを入れる個別のミッションとして、仕事の日を捉えている。しかし、多くの場合、あなたの業務量は、さまざまな依存関係を含む相互接続されたタスクで構成されている。例えば、同僚がメールリストを確定しなければ、あなたは洗練されたニュースレターを送信できない。
最近の研究によると、ボトルネックは、問題を断片的に対処するのではなく、システムを全体的に見ることで最もよく回避できる。つまり、チームのすべてのタスクをワークフローに分解し、ボトルネックが発生しやすい場所を特定することを意味する。ChatGPTは、そのプロセスを案内してくれる優れたパートナーになり得る。試してみるべきプロンプトは次のとおりだ。
「[プロジェクト/タスク]について、チームのワークフローを最初から最後までマッピングするのを手伝ってほしい。明確な段階に分解し、各段階内のタスクをリストアップし、それらの間の依存関係（次のステップが始まる前に何が起こらなければならないか）を特定してください。次に、一般的なボトルネック、遅延、冗長なステップ、承認の遅れ、コミュニケーションのギャップ、またはリソースの制約についてワークフローを分析できるように、的を絞った質問をしてください」
担当者と目的を明確にする
問題点を特定したら、次はそれらに対処する時だ。
専門家によると、ボトルネックにはタスクとリソースの2つのタイプがある。最初のタイプは、あるタスクが別のタスクの完了に依存している場合に発生する。例えば、フロントエンド開発者が新機能を構築する準備ができているが、バックエンドAPIがまだ完了していないために停滞している場合だ。この種の行き詰まりでは、コミュニケーションが原因となる傾向がある。
タスクのボトルネックに対処する1つの方法は、誰が何に責任を持ち、目的が何であるかを、ミクロとマクロのレベルで明確にすることだ。各人は、自分が何を達成しようとしているのかを知る必要があるが、それが全体像にどのように組み込まれるかも知る必要がある。Jotformでは、これにより従業員が優先順位を設定できる。同僚があなたの貢献を待っていることがわかっている場合、そのタスクは、時間的制約がそれほど厳しくない作業よりも優先されるべきだ。
特定のワークフロー内でコミュニケーションが明確であることを確認するためのプロンプトは次のとおりだ。
「このワークフローを確認してください：[ワークフローを説明]。各ステップに担当者が割り当てられ、各タスクの目的が明確であり、不明確な責任や目的がボトルネックを引き起こす可能性がある場所を特定するのを手伝ってほしい」
不要な承認を減らす
2人目と3人目の子供のために育児休暇を取ったとき、私は単に在宅勤務をしたいのではないことを知っていた。本当に切り離して、1日に1回、多くても確認したかった。つまり、多くのタスクを自動化、委任し、従業員がそれらを処理できるようにトレーニングする必要があった。このプロセスにより、私が本当に関与する必要がないタスクに何度も承認していたことに気づいた。時には、会社がまだ小規模なスタートアップだった頃から単に行っていたことだった。また、他の誰の職務記述書にも当てはまらないタスクだった場合もあった。いずれの場合も、知識と経験を持つ誰かを見つけて、手綱を渡すことができた。
リーダーとして、まだ承認しているタスクを見直し、自分の関与が本当に必要かどうか、または他の誰かが同じように、あるいはより良い仕事ができるかどうかを判断することが重要だ。試してみるべきプロンプトは次のとおりだ。
「リーダーとして現在承認または承認しているタスクと決定のリストを共有する。それらを確認し、どの責任に私の関与が必要で、どれがチームの他の誰かに委任できるかを特定するのを手伝ってほしい。各タスクについて、スキル、経験、役割に基づいて、所有権を引き受けるのに最適な人物のタイプを提案してください。[リストを挿入]」
冗長な意思決定を排除する
時には、解決策は決定を排除したり、バトンを渡したりすることではなく、一石二鳥にすることだ。
異なるチームが異なる製品を製造する工場を想像してみてほしい。すべてのチームが同じウィジェットを必要としている。各チームが個別にウィジェットを検査するのではなく、チームが同じ作業を繰り返さないように、そのステップを合理化することが理にかなっている。
タスクのボトルネックを排除するための重要な戦略の1つは、特に複雑さが低い場合（つまり、比較的単純なウィジェット）、タスクを集中化することだ。同時に、集中化しすぎると、全員が同じソースからの出力を待つため、遅延が発生する可能性がある。
ChatGPTを活用してバランスを取ることができる。
「このワークフローを確認してください：[プロセスを説明]。チーム間で重複しているタスクを特定し、効率を向上させるために共有機能またはシステムに集中化すべきタスクと、新しいボトルネックの作成を避けるために分散したままにすべきタスクを提案してください」
リソースを監査する
最後に、タスクをタイムリーに完了するためのリソースが単に不足している場合、ボトルネックが発生することがある。最も重要なリソースは労働力だ。チームが手薄になりすぎると、明らかな解決策はより多くの人を雇うことだ。しかし、ボトルネックによっては、雇用を急ぎすぎると、過剰な能力が生まれ、最終的には人員削減につながる可能性がある。
私にとって、ボトルネックを回避しながら、急速な雇用と解雇も回避して、800人以上の従業員に持続可能に成長するための戦略は、まず、プロセスが停滞する傾向があるステップを自動化ツールまたはプラットフォームが処理できるかどうかを確認することだ。例えば、基本的で反復的な質問の流入により、カスタマーサービスの応答時間が遅くなっていることに気づいたとき、私たちはそれらの標準的な問い合わせを処理し、より複雑な問題を人間の担当者にエスカレーションするようにAIエージェントをトレーニングし始めた。
AI搭載および自動化ツールがワークフローを前進させ続けることができる場所を特定するのに役立つプロンプトは次のとおりだ。
「このワークフローを確認してください：[ワークフローを説明]。反復的またはルールベースのステップと、自動化またはAIツールを挿入できる場所を特定してほしい。これらのタスクを処理できる特定のツールまたは自動化のタイプを推奨してください。[オプション：また、複雑さ、共感、人間の判断により、常に従業員が完了すべきステップも記載してください]」
ChatGPTのようなLLM（大規模言語モデル）は、ワークフローがスムーズに実行されることを確認するための優れたリソースだ。そうすれば、リーダーとそのチームは、承認を待ったり、不必要にタスクを繰り返したり、機械的で手作業のタスクに時間とエネルギーを浪費したりするのではなく、成果を上げる仕事に集中できる。これらは摩擦を減らし、平均的な仕事の日の乱気流を取り除くのに役立つ。
