私は基本的にメールをもらったら、すぐに返信します。
なぜかといえば、忘れてしまうからです。人間は、忘れてしまう動物です。この仕事が終わったらあれをやろう、と思っていたのに、終わったときには、やろうと思っていたこと自体を忘れているということはよくあります。
だから、思いついたときにすぐにやる。場合によっては、すぐやることが非効率になってしまうこともあります。まとめてやったほうが効率がいいときもあります。しかし、実際に後でまとめてやろうとして、忘れてしまうことがとても多いのです。
だから、メールの返信に限らず、非効率でも、二度手間になっても、遠回りになっても、「すぐにやる」というクセをこれまでつけてきました。
おかげで、あれをやっておけばよかった、こうしておけばよかった、と後悔するようなことが、ずいぶん少なくなりました。
「人は絶対にすぐ忘れてしまう」と心がけていると、常にメモ帳を持ち歩いて、何かあればメモをするようになります。
途中経過も、こまめに報・連・相したほうがいい
手帳がないときは、スマートフォンを使って音声メモをすることもあります。自分宛にメールを送ることもあります。そうすれば、忘れることはありません。
こうしたツールを積極的に活用して、すぐにやる、すぐにメモする習慣をぜひつけてもらいたいと思います。記憶力を高めることよりも、忘れない工夫をすることが、本当に頭の良い人のやり方です。
リーダーとしては、まかせた仕事の途中経過についても、こまめな報・連・相をしてもらったほうが、ありがたいと思います。
例えば、お客様に提案する資料を作る。「5W2H」で細かな指示をリーダーから仰ぐことができたとしても、微妙なニュアンスまではリーダーも伝え切れないし、メンバーも把握できないと思います。
横組みにするのか、縦組みにするのか。どんなデザインテイストがいいのか。ゴシックなのか、明朝なのか。グラフは円グラフがいいか、棒グラフがいいか……。
しかも、状況は日々、刻々と変わっていきます。お客様の状況が変化しているかもしれないし、何か新しい要望が出てきているかもしれない。プレゼン時間の長さも変わるかもしれない。
