何年もの間、毎週月曜日の朝はいつも同じ始まり方だった。
まずLinkedInをざっと眺め、競合が夜のうちに何を公開したのかを確認する。次にメールの山を掘り返し、緊急のものに印を付け、長いスレッドの中に埋もれたアクションアイテムを探し出す。最後に20分かけて、その週最初の会議の準備をする。古いメールのやり取りを開き、「前回どこまで進んでいたか」を思い出そうとするのだ。こうした無秩序な情報の泥沼から、その日に何が待ち受けているのかを頭の中で全体像として組み立てていた。
今となっては、あのルーティンにどれほどの時間と労力を費やしていたのかに驚く。なぜなら、いま私が述べたことのすべては、ChatGPTのAIエージェントが処理できるようになったからだ。かつては手作業で何時間もかけて情報を解体していたものが、いまでは自動化され、朝のコーヒーを淹れる前にはレポートとして受信箱に届いている。
エージェント型AIは以前からゲームチェンジャーだったが、使いこなすハードルも大きく下がった。ここでは、私がChatGPTのエージェントモードを活用している3つの方法と、読者もそうすべき理由を紹介する。
業界ニュースを常に把握する
業界ニュースを追い続けることは、すべてのリーダーにとって欠かせない仕事だ。とはいえ、必要以上に時間を取られがちなのも事実である。しかし、もうその心配はない。
いまはエージェントに「流し読み」を任せている。業界メディア、競合ブログ、いくつかのニュースレターなど、あらかじめ決めたソースの一覧を監視するよう設定した。毎朝、トピック別に整理された1つのブリーフィングが届く。さらに、私の会社や競合が社名で言及されているものを知らせ、台頭しつつあるトレンドを強調し、チームとして対応や議論が必要になりそうな項目をメモしてくれる。
設定はシンプルである。エージェントにソース一覧を渡し、ビジネスにとって重要なトピック、企業名、キーワードを伝えるだけだ。最初に具体的に伝えるほど、アウトプットは研ぎ澄まされる。私の業界なら、プロンプトは例えば次のようになる。「毎朝TechCrunch、Product Hunt、Forresterのブログを監視してください。フォーム自動化、ノーコードツール、AI駆動のワークフローにおける最新トレンドに関する内容にフラグを立ててください。発見した内容を5つ以下の箇条書きで要約してください」
会議準備を簡素化する
会議の評判は悪い。それも当然だ。Harvard Business Reviewに掲載された調査によれば、CEOは労働時間の実に72%を会議に費やしている。
私たちの大半は会議が多すぎるだけでなく、立て続けに（さらに立て続けに）予定が入っていると、十分な準備をするのも難しい。過去の会話を要約し直したり、誰かが埋もれたメールスレッドを探すのを待ったりして無駄にした時間を数えたくもない。
いまは、こちらの手間がほぼゼロのまま、必要なものが揃うようエージェントを使っている。まずエージェントにカレンダーへのアクセスを与え、毎朝早い時間に検索を実行するよう指示する。その日の予定にある各会議について、会議タイトル、参加者名、関連する会社名やプロジェクト名を手がかりに、関連メールを引き出す。続いて、それまでの経緯を統合し、未解決の問いを浮かび上がらせ、提案アジェンダの下書きまで作る。そうして、目を開けるころには、整ったブリーフィングが待っている。
AIに最適な形で受信箱を準備するには、メールを整理し、会議タイトルを具体的にしておくことをお勧めする。これにより、エージェント（そして自分自身）が必要な情報を素早く見つけられるようになる。
メールを要約する
もしまだ受信箱とのシーシュポス的な戦いに囚われているなら、朗報がある。もう岩を手放してよい。AIはその岩を軽々と押し上げるだけでなく、そこに永続的に留めてくれる。
AIはメッセージを自動でフィルタリングするだけではない。知っておくべきことをすべて、1つの整った要約文にまとめてくれる。仕組みはこうだ。ChatGPTのエージェントをGmailに接続し、毎朝実行されるよう設定する。次に、すべてのメールを読みやすい文で要約し、クライアントや経営陣からのメール、または「urgent（緊急）」「important（重要）」といったキーワードを含むメールは緊急としてフラグを付けるよう指示する。さらに、見つけたアクションアイテムをすべて抽出してタスクとして記録するよう依頼すれば、後で見返すつもりだったスレッドの中に何かが埋もれることもなくなる。
実務的な注意点を1つ。エージェントは、メールの件名が明確に書かれているほど真価を発揮する。これを完全にはコントロールできないが、自分のチームの中で基準を設けることはできる。「金曜までにQ3予算の意思決定が必要」といった件名なら、エージェントがフラグを立てて対応できる。「ご連絡です」ではそうはいかない。
もはや、面倒な作業の一部を自動化するのに技術の達人である必要はない。今すぐこれらのツールを使い始め、想像以上の時間を手に入れてほしい。
