私は15ページの文書の見出しに、簡単なコメントを挿入した。「再検討を推奨—もう少し強化できる可能性がある」。私はタイトルだけを指していたつもりで、それは明確だと思っていた。
しかし、作成者が次の数時間を費やして、15ページのプロジェクト全体をどう改善、つまり「強化」するかについて頭を悩ませることになるとは思いもよらなかった。幸いなことに、彼らが質問の電話をかけてきて、誤解が解けた。プロジェクトはすでに99%完成していたのだ。
比較的小さな出来事だったが、目を開かされるものだった。リーダーにとって、優れたコミュニケーターであることは不可欠だ。特に、業務フローが絶えず変化し、経済的な不安定性が不安を生み出す職場においてはなおさらである。従業員はリーダーに答えと安心を求める。また、自分のパフォーマンスについて一貫性のある思慮深いフィードバックを切望している。明確なコミュニケーションパイプラインは必須である。
今日のリーダーは、ChatGPTのような強力なAI駆動のリソースを手元に持ち、より効果的にコミュニケーションを取り、メッセージが混乱ではなく明確性を生み出すことを確実にできる。ここでは、始めるためのいくつかのプロンプトを紹介する。
冒頭を完璧にする
最新のソーシャルメディアトレンドに精通している人、あるいは単なるInstagramのカジュアルなスクローラーであっても、動画コンテンツの最初の3秒がそのパフォーマンスを決定することを知っているだろう。それは、誰かが視聴を続けるかどうかを決めるのにかかる時間であることが多い。クリエイターにとって、冒頭は極めて重要である。
同様に、書かれたメッセージの最初の一行も同じくらい重要である。それは、誰かを引き込むチャンスであり、要点に到達する前に注意を失わせないためのものだ。
強力な冒頭は、明確で魅力的であるべきだが、過度に売り込むべきではない。注意を引くだけでは十分ではない。それを実現しなければならない。それを念頭に置いて、メッセージの冒頭を完璧にするためのプロンプトを紹介する。
「私は[目的を挿入]のためのメッセージを作成しています。最初の一行を魅力的で有益なものにし、人々が読み続けるよう促したいと考えています。冒頭の一行のより強力な案を提案し、なぜそれが機能するのかを簡潔に説明してもらえますか？ メッセージは次のとおりです：[メッセージを挿入]」
前提を見つける
「それは私たちのデフォルト設定であり、生まれた時から基板に組み込まれている。考えてみてほしい。あなたが経験したことで、あなたが絶対的な中心でないものは存在しない」。故デイヴィッド・フォスター・ウォレス氏は、有名な卒業式スピーチで、私たちが宇宙の中心だと思い込む傾向について語った。この考え方は、しばしば私たちの視点にまで及ぶ。
職場では、誰もが背景情報と文脈を持っていると思い込む傾向がある。しかし、前提を確認しないことは、混乱を生み、時間を無駄にする可能性がある。それは、自分だけが理解できる参照でいっぱいのメールを送るようなものだ。
メッセージに前提が含まれていないことを確認するために使用できるプロンプトを紹介する。
「私は次のメッセージを[チーム/同僚/クライアント—関連する場合は文脈を追加]に送信しています。私が行っている可能性のある前提を特定し、明確化する方法や欠落している情報を含める方法を提案してください。メッセージは次のとおりです：[メッセージを挿入]」
繰り返し伝える
私を含むすべての親が証明できるように、何かを成し遂げるために同じことを何度も繰り返すことは、イライラすることがある。誰もうるさい人だと思われたくない。それでも、時には効果的である。
職場では、意図的にメッセージを繰り返すマネージャーは、そうでないマネージャーよりも、プロジェクトをより迅速かつスムーズに進める、と研究は示している。人々は必ずしも最初にメッセージを吸収するわけではない。冗長性は強力なコミュニケーション戦略となり得る。
とはいえ、単にコピー＆ペーストを押すだけでなく、メッセージを定着させたいと思うかもしれない。ChatGPTが役立つ。
「私はすでに次のメッセージをチームと共有しました。異なる角度（例：優先事項、成果、チーム目標との結びつけ）を使用した2回目のコミュニケーションで、冗長に感じることなく定着するように強化するのを手伝ってください：[メッセージを挿入]」
より説得力を持つ
最も影響力のあるリーダーには、1つの共通点があった。それは説得力である。今日、そのスキルはこれまで以上に価値がある。「説得する能力、心と思考を変える能力は、おそらく知識経済において競争上の優位性を与える最大のスキルである。それは、アイデアがこれまで以上に重要な時代である」とハーバード・ビジネス・レビューは指摘している。
数千年にわたって、世界とビジネス環境は劇的に変化してきた。しかし、強力なレトリックの要素、つまり説得力のある議論を提供することは、同じままである。あらゆるメッセージをより説得力のあるものにするために使用できるプロンプトを紹介する。
「このメッセージをより説得力のあるものに書き直してください。例えば、信頼性を強化する、なぜ重要なのかを説明する、感情的なつながりを追加する、または比喩を使用して重要なアイデアを簡素化する。これらの要素のいずれかがより多くの文脈なしに追加できない場合は、どこにあるかを指摘し、何を含めるべきかを提案してください。[メッセージを挿入]」
簡潔さのために編集する
絶え間ないスクロールとスワイプの時代において、私たちの注意力はこれまで以上に断片化している。研究がこれを裏付けている。デジタルデバイスでの平均注意持続時間は、2004年の約150秒から2012年には75秒に低下し、2024年にはわずか47秒になった、とカリフォルニア大学のグロリア・マーク氏による研究は示している。
メッセージ全体が確実に届く可能性を最大化するために、リーダーは簡潔さを優先すべきである。試してみるプロンプトを紹介する。
「このメッセージをより明確で効果的にするために編集してください。不必要な冗長性を削減し、重複を削除し、余分な情報にフラグを立て、構造を引き締めてください。改訂版と改善を説明する簡単なメモの両方を提供してください：[メッセージを挿入]」
