今や至る所で目にする英国のスローガン「Keep Calm and Carry On（冷静に、そして前進を）」には、驚くほど興味深い起源がある。1939年、英国が最悪の事態に備えていた頃、情報省がこの5語のモットーを、他のはるかに印象に残らないメッセージ、例えば「あなたの勇気、あなたの明るさ、あなたの決意が我々を勝利に導く」といったものと共に作成した。このポスターは広く使用されることはなく、2000年頃に誰かが書店でコピーを再発見するまで忘れ去られていた。マグカップ業界はそれ以来、同じではなくなった。
静かな回復力の精神は理解しやすい。しかし今日のビジネスリーダーは、従業員に対して単に冷静を保ち仕事に集中するよう伝えるだけでは済まない。人々は真正性と透明性を期待している。さらに、このメッセージは、ストレスがリーダーが対処すべき体系的な課題ではなく、個人が管理すべき問題であることを示唆している。私の会社のCEOとして、Jotformのチームに対し、より多くのサポートや方向性を提供せずに単に前進するよう伝えたら、どう反応するか分からない。
ChatGPTのようなAIツールが役立つ。思慮深く使用すれば、リーダーが混乱期に従業員をサポートする構造を構築し、会話を個人の問題から体系的な課題へと転換するのに役立つ。以下は、始めるためのいくつかのプロンプトである。
従業員と共に変化を創造する
紛争やパンデミックといったグローバルな脅威を超えて、絶えず変化する経済とテクノロジーの状況は、容赦なく破壊的に感じられる。ガートナーの調査によると、平均的な従業員は2022年に10回の組織全体の戦略転換を経験した。同じ研究によれば、従業員の不満は同時に増加しており、適応する意欲が低下している。
AIの登場によってワークフローを全面的に見直した経験から学んだことがあるとすれば、従業員が積極的に参加する変化には、より熱心に取り組むということだ。例えば、新しいAIポリシーを一方的に実施するのではなく、従業員に最新のAI搭載プロジェクト管理プラットフォームをテストしてもらい、日々のワークフローを改善するアイデアを持ち帰ってもらう。
ハーバード・ビジネス・レビューが指摘するように、リーダーは変化を押し付けるのではなく、参加型にするシステムを構築する任務を負っている。ChatGPTが役立つ。試してみるべきプロンプトは次の通りだ。
「トップダウンで新しいプロセスを押し付けるのではなく、チームが継続的な変化にどう適応するかを形作る過程に従業員を関与させたい。以下の情報に基づいて、従業員と共にソリューションを開発するための構造化されたプロセスを提案してほしい。意見を集め、生産的な議論を促進し、アイデアをテスト可能な実行可能な実験に変えるためのステップを含めてほしい。[ここに情報を挿入—チームの規模と役割、現在の課題、見直しが必要な現在のワークフロー、制約など]」
人ではなくシステムが破綻している箇所を特定する
私は長年、システム思考の提唱者である。すべてはシステムであり、システムを改善するには、各部分とそれらがどのように接続しているかを理解する必要があるという考え方だ。
絶え間ない変化に直面して会社を強化する際には、システムの観点から考えることが不可欠である。なぜなら、物事がうまくいかなくなったとき、問題は人ではなくシステムにあることが多いからだ。人の問題のように見える場合でも—誰かがミスをしたり、約束通りに成果を出せなかったりする場合でも—通常は根底にあるシステムに原因がある。例えば、新入社員が仕事の滞りを引き起こしているが、よく調べてみると、オンボーディングプロセスに重要なトレーニングモジュールが欠けていることに気づく。
変化の時代において、ChatGPTはリーダーがプロセスの破綻箇所、ボトルネックが発生しがちな場所、意思決定の質が低下する場所を特定するのに役立つ。試してみるべきプロンプトは次の通りだ。
「ワークフロー、コミュニケーションチャネル、最近の課題の説明を共有する。システムが摩擦を生み出している可能性のある箇所を特定するのを手伝ってほしい。潜在的な情報のボトルネック、不明確な意思決定の所有権、重複するステップ、または意思決定の質が低下する可能性のあるポイントを強調してほしい。従業員の意見を取り入れてこれらのプロセスを再設計する方法を提案してほしい」
オハイオ州立大学の調査によると、従業員の意見は重要である。急成長している企業は、アイデアがボトムアップで生まれるシステムを持っている可能性が高い。
AIツールは、リーダーに構造的な問題を明らかにし、従業員をアイデア創出プロセスに含めるための客観的な視点を提供できる。
変化の最中に心理的安全性を強化する
ChatGPTのようなAIツールのもう1つの利点は、特に外部コンサルタントを雇うリソースが不足している初期段階のブートストラップ型スタートアップにとって、リーダーシップコーチのように振る舞うようプロンプトできることだ。
組織と従業員を変化に向けて物流面で準備し、プロセスを整備することは重要である。しかしリーダーは、感情的な負担が無視されないようにする任務も負っている。研究が示すように、サポートのない変化はストレスを高め、最終的には燃え尽き症候群につながる可能性がある。しかし、ポジティブな組織リソースを提供することで、急速な変化の影響を和らげることができる。
リーダーがChatGPTをリーダーシップコーチとして活用するためのプロンプトは次の通りだ。
「我々の組織は[X要因により]急速な変化を経験しており、従業員が懸念を提起し、アイデアを共有し、新しいアプローチを試すことに安心感を持てるようにしたい。心理的安全性を高め、勢いを維持する実践、会議の構造、コミュニケーション規範を提案してほしい」
このプロンプトにより、リーダーは心理的安全性について話すだけでなく、意味のある形で強化できる。
優先事項が変わり続ける中で目的を明確にする
AI時代の起業家とその従業員から最もよく聞く懸念の1つは、目標が絶えず動くということだ。それがミクロレベルで起こる場合—新しいツールがチームの働き方や1日で達成できることを変革する場合—より大きな全体像がぼやけ始める可能性がある。従業員は仕事の背後にあるより大きな目的を見失う可能性がある。
簡単な注意点：会社が成功するために社会的目的は必要ない。例えばJotformでは、我々の包括的な目標はユーザーの生活を楽にすることだ。この広範な目標は、競合他社を模倣したりトレンドを追いかけたりする誘惑に駆られる時期に、我々の北極星となってきた。我々は最も重要な利害関係者の声が聞かれるようにシステムを設計している。
ChatGPTは、短期的な優先事項が変わり続ける中で、リーダーが目的—社会的であれユーザー重視であれ—を明確にするのに役立つ。始めるためのプロンプトは次の通りだ。
「会社の目的を強化する方法を提案してほしい。以下は現在の目標とイニシアチブの一部である[関連するチームの目標とイニシアチブを挿入]。日々のチームの儀式、意思決定、コミュニケーションなどを通じて、日常業務をより広範な使命に結びつけるシステムを開発するのを手伝ってほしい」
より大きな全体像を強化する方法を見つけることは、明確さと落ち着きの両方を提供でき、どちらも職場環境が不安定に感じられるときに不可欠である。
上記のプロンプトが、変動期にチームが冷静を保ち、革新を続け、前進し続けるのに役立つことを願っている。いつものように、必要に応じて調整し、文脈を追加してほしい。プロンプトが洗練されるほど、出力はより正確になる。
