OpenAIによれば、ChatGPTは週次アクティブユーザーが8億人に達し、世界で最も人気のチャットボットになりつつある。恋愛の助言や個人的な悩みの整理から、ビジネス上の提案、家庭の管理に至るまで、人々は無数の使い道を見いだしている。
あるユーザーは、チャットボットを使って食料品代を減らしたという。私の心を動かしたのは具体的な助言そのものではなく、その「戦略」だった。クーポンや切り詰めの小技を勧めるのではなく、ChatGPTはまず冷蔵庫から始めるよう助言した。すでに手元にあるものを最大限活用し、次に不足分、つまり献立を完成させるために欠けている食材を埋めるために買い物をする、というものだ。
事業者として、この話を聞き、同じ視点の転換が自社のコストをどう削れるのかと考えた。採用を凍結したり、士気を高める福利厚生を削ったりするのではなく、すでにあるリソースをより賢く活用する方法をChatGPTが見つけてくれるのではないか。新たな支出は、既存の仕組みを強化することにだけ集中できないか。
そうした問題意識から、今日から事業費を削減するために私が作成したChatGPTプロンプトを3つ紹介したい。
ワークフローを整理し、コストを削る
私はワークフローについて多く書いてきた。ワークフローとは、特定のタスクを完了するために必要な一連の手順である。いかにも単純に見えるタスクでも、実際には想像以上に多くの工程を要することが多い。たとえば運動は、トレーナーとの予約を入れる、予約をカレンダーに登録する、前夜にアラームを設定する、運動着を選ぶ、といった具合だ。ワークフローを可視化することは、ビジネスプロセスの効率を高めるうえで大きな転機になり得る。リソースを消耗させる不要または重複した工程を見つけられ、オートメーションの機会を発掘でき、陳腐化したツールを更新するきっかけにもなる。
ChatGPTにワークフローを分析させ、品質を維持しながら無駄な労力とリソースを削減する方法を提案してもらうのは、支出削減の第一歩として最適だ。まず、ペンか好みのメモアプリを用意し、あるタスクを完了するために必要な各工程と、想定される例外対応をすべて書き出す。各工程で使っているツールやプラットフォームも、該当する価格とともに記しておく。そのリストの前に、次のプロンプトを付けてChatGPTに入力する。
「アウトプットの品質や顧客体験を下げることなく、事業の支出を減らしたい。以下は、当社のワークフローの1つを、手順、使用ツール、関連コスト、所要時間を含めて分解したものだ。重複している工程、価値が低い工程、自動化可能な工程を特定し、代替可能なツールを示し、非効率を指摘し、コスト削減の代替案を提案し、潜在的な節約額（定性的または定量的）を見積もってほしい。必要に応じて、提案を出す前に確認質問をしてほしい」
するとChatGPTはワークフローを分析し、品質を維持しながら無駄を削るための段階的なプランを提案できる。
チームを削るな。最適化せよ
業績に不安を覚えると、経営者は人員削減のような、コストを素早く削る手段に頼りがちだ。だが多くの場合、即効性のある対処は持続的な成果につながりにくい。
「経済的なストレス下で人員削減を行い、その後の年に販売費および一般管理費を増やしてしまう企業があまりにも多い。しかも、このパターンを理解しているようには見えない」とHarvard Business Reviewは指摘している。
人は真っ先に削る対象であるべきではない。Jotformでは、適切な人材の採用に膨大な時間とリソースを投じている。会社とともに長く働き、成長していくメンバーを探しているからだ。だからこそ、一部のスタートアップ創業者が広めた「採用は速く、解雇はもっと速く」という、いわば乱暴なやり方は取らない。
チームを縮小するよりも、最適化するほうが支出削減の賢い戦略になり得る。次のプロンプトで始めるとよい。
「以下は現在のチーム構成（役割、責任、報告系統）、進行中プロジェクトと優先順位、使用しているツールとプラットフォーム、タスクごとの所要時間、関連コストである。（必要に応じて、タスク間の依存関係、繰り返し発生するボトルネック、既知の非効率や重複についてのメモを追加してよい。）この情報に基づき、アウトプット品質を下げることなく、責任範囲の再編、重複タスクの統合、ワークフローの簡素化によって冗長性を減らし、リソースを生み出す方法を5つ特定してほしい」
賢く使い、より大きく節約する
最も成功している企業は、節約するためにはまず投資が必要な場合があることを知っている。GEエアロスペースを例に取ろう。同社はシンガポールの修理拠点で、自動化、デジタルツール、AIに最大3億ドル（約450億円）を投資すると明らかにした。目的は、サービスを改善しつつ、運用コストを削減して効率を高め、無駄を排除することにある。
CEOのラリー・カルプ氏はReutersに対し、「四半期末にウォール街のガイダンスに合わせるための短距離走ではない。1時間も1日も、すべてを意味あるものにすることだ」と語っている。
もちろん支出は戦略的でなければならない。品質を軽視することも許されない。そこでChatGPTが有益なガイダンスを提供し得る。次のプロンプトで議論を始めてみてほしい。
「当社の現在の予算配分、チーム構成、ツール、運用上の課題に基づき、過剰支出している可能性がある領域、またはリソースの活用が不十分な領域を特定してほしい。提案を行う前に、次について確認質問をしてほしい：最大のコスト圧力、社内ボトルネック、反復的または冗長なタスク、スタッフやチームの稼働不足、顧客体験における痛点。そのうえで、品質を損なうことなく長期的なコストを削減し、効率を高めるために、リソースを再投資できる機会があれば提案してほしい」
こうしたプロンプトを使えば、企業はより賢く、より戦略的な投資判断を下せるようになり、長期的に節約しながら、最も重要なステークホルダーである顧客、そしてビジネスの心臓部である従業員に引き続き貢献できる。
