休暇・配慮管理に携わる人々にとって、今は困難な時期である。人事担当者であれば、すでにこの現実に気づいているだろう。AbsenceSoftではこの実態に関する知見を「2026年版 休暇・配慮の現状」レポートにまとめた。もちろん、正当な不満が表面化した一方で、悲観的な話ばかりではない。人事担当者は休暇・配慮に関するポリシーを適切に運用しようと尽力している。優れたプログラムが人材の獲得と定着に貢献することを理解しており、管理の不備が深刻な結果を招く可能性があることも認識している。
休暇・配慮管理へのアプローチを改善したいのであれば、本レポートで明らかになった以下の5つのトレンドと、その対処法を検討してほしい。
トレンド1：休暇申請が増加している
より多くの従業員がサポートを求めている。調査対象となった1,200人の専門家のうち、56%が2025年に職場での配慮申請が増加したと回答し、53%が休暇申請の増加を報告した。申請件数が増えるほど、コミュニケーション、証明書類の取得、判断、フォローアップが増えるため、人事チームの業務量は大幅に増している。申請件数の増加は3年連続であり、2026年に減速する可能性は低い。
業務量が増加する中でも、人事チームのアウトプット品質を落とすわけにはいかない。その理由の一つは、全従業員に対して一貫した対応を提供することが法的に求められているからである。えこひいきや不公平の証拠があれば、法的トラブルにつながりかねない。さらに、人事担当者が休暇・配慮を運用する際に遵守すべきコンプライアンス基準は拡大し続けている。これを怠れば、従業員の不満、罰金、さらには訴訟を招く可能性がある。
トレンド2：世代ごとに異なる休暇ニーズがある
現代の職場には5つの世代が同時に働いている。この多様な従業員集団を支えるには、それぞれ固有の休暇・配慮のニーズに対応する必要がある。たとえば若年層はメンタルヘルス支援を求める傾向が強い。一方、いわゆるサンドイッチ世代は、子どもと高齢の親のケアを担うため、休暇、柔軟な働き方、その他の福利厚生を必要とする。人事はまた、より長く働き続ける高齢の従業員にも対応しなければならない。こうした従業員は、身体的なけがや慢性疾患に関連する配慮を必要とする可能性が高い。
これらのニーズに応えることは、あらゆる年齢層やバックグラウンドの従業員を支援する中で、人事の業務がより複雑化していることを意味する。休暇手続きは、大規模でも一貫性を確保できるほど堅牢でなければならない。同時に、あらゆる年齢の従業員に対してパーソナライズされたサポートを提供できる柔軟性も求められる。
トレンド3：休暇ポリシーが採用と定着に影響を与える
大多数の人事リーダーが、適切な人材の採用と優秀な従業員の定着（要登録）に課題を感じている。定着率は上昇しているものの、静かな退職（quiet quitting）やその他のパフォーマンス問題に対する懸念は依然として残っている。
多くの人事リーダーは、これらの課題を解決するために休暇・配慮制度を活用しようとしている。調査回答者によると、従業員のウェルビーイングとワークライフバランスの支援、多様なニーズや人生の状況への対応のために、これらのポリシーを活用しているという。この取り組みは、サポートを求める応募者や従業員の心に響くだろう。
トレンド4：非効率なプロセスとリスクのあるAI活用が休暇管理を複雑にする
人事の業務量が過去最高水準に達する一方で、多くのチームはスプレッドシート、カレンダーのリマインダー、メールといった手作業の手法で休暇・配慮を管理している。こうした方法は人の入力に大きく依存するため、期限の見落とし、案件の失念、長期の遅延といった深刻なミスにつながり得る。
そのため、多くの人事担当者がChatGPT、Claude、GeminiといったAIツールを使用して、タスク管理、レポート作成と分析、コミュニケーション、調査に対応しているのは驚くことではない。しかし、AI搭載ツールの試験導入や採用に際しては慎重に行動する必要がある。さもなければ、従業員のプライバシー関連法を偶発的に侵害したり、AI規制に抵触したりして、組織を重大なリスクにさらす恐れがある。たとえば、労働省賃金時間局が家族医療休暇法（Family Medical Leave Act）の運用にテクノロジーを用いることについて提示したガイドラインがそれに当たる。
休暇管理を最適化するには、人事担当者は専用に設計されたプロセスとツール、そして強固な人による監視を組み込んだ意図的なガードレールを必要としている。
トレンド5：人事チームは休暇関連リソースへの投資拡大から恩恵を受ける
これらのトレンドの多くが、否定しようのない真実を指し示している。人事は大きなプレッシャーにさらされているのだ。企業は休暇・配慮管理により多くのリソースを投じることで、この状況に対応する必要がある。たとえば、チームそのものを拡充することで人事の対応能力を高めることができる。人員が増えればより多くの案件を処理でき、チームメンバーは特定の種類の休暇や配慮に関する専門性を高められる。
同様の理由から、テクノロジーへの投資も検討すべきだろう。適切なツールがあれば、人事チームはより高い精度でより多くの案件を処理でき、従業員体験の向上により多くの時間とエネルギーを割くことができる。AIを思慮深く活用する休暇・配慮管理システムは、生産性、コンプライアンス、従業員体験を向上させることができる。
これらのトレンドは、新年を通じて注視すべき重要な動向である。人事の業務量に影響を与え、リーダーの意思決定を導くことになる。こうした変化が現実のものとなる中で、休暇・配慮の本質は変わらないことを忘れてはならない。それは、従業員が最も必要としているときに、意義のあるサポートを提供することである。
