あなたはチームの戦略計画を経営幹部に提示する任務を与えられた。何時間もかけて準備する。本番に向けてリハーサルを重ねる。セッションに早めにログインして、音声と映像をテストする。
しかし、会議が始まると、緊張が襲ってくる。最初の数枚のスライドを進めたところで、最高マーケティング責任者が予期しない質問を投げかけてくる。次にプロダクト責任者がロードマップについて尋ねる。気づけば、会話のコントロールを失っている。
聞き覚えがあるだろうか？これは、動きが速く、頻繁に遮り、無駄話に一切の忍耐力を持たない上級リーダーに対してプレゼンテーションを行う際に、常に起こることだ。
ここでは、経営幹部に対して話す際により効果的で、説得力があり、自信を持つ方法、そしてストレスをコントロールする方法を紹介する。
経営幹部へのプレゼンでやってはいけないこと
背景情報を詰め込みすぎない
多くの人は、自分がどのようにしてアイデアに至ったかを説明したり、プロジェクトの経緯を説明したり、長い背景を共有したりすることから始める。徹底的であろうとしているつもりだが、実際には要点を埋もれさせているのだ。
要点に到達するのに時間がかかりすぎると、経営幹部は注意を払わなくなる。彼らが求めているのは、まずあなたの提案や要求だ。
詰め込みすぎに注意する
より多くのデータがより強力な主張を作ると考えるかもしれない。より多くのスライド、より多くのチャート、より多くの説明が、あなたをより賢く、より準備万端に見せると思うだろうか？間違いだ。
経営幹部は簡潔さを専門性の証と見なす。複雑な情報を最も重要な1つのことに凝縮できるとき、それはあなたが主題を十分に深く理解し、シンプルに説明できることを示している。
一字一句暗記しない
準備は重要だが、やりすぎることもある。プレゼンテーションを何度もリハーサルして、本質的に台本を暗記してしまう人もいる。これは予期しないことが起こった瞬間に崩れ去る。時間が半分に削られる。経営幹部が質問で遮る。会話が予想していなかった方向に進む。
台本に固執していると、適応できない。固まってしまうか、軌道に戻るのに苦労する。経営幹部はそれに気づき、あなたの信頼性を損なう。
自信を持って経営幹部にプレゼンする方法
正式な会議の前に会話を持つ
これらの事前の会話は以下に役立つ：
- 人々が抱えている懸念を学び、事前に対処できる
- 経営幹部がすでに知っていること（そして知らないこと）を把握し、適切なギャップを埋められる
- アプローチを変える可能性のある詳細を発見できる
- 彼らが夜も眠れないほど気にかけていることや、意思決定に使用する基準を理解できる
例えば、誰も不意を突かれないように、事前に議題を共有する。または、主要な調査結果を事前に数人の経営幹部と共有して、彼らが概ね支持していることを確認する。そうすれば、正式な会議がよりスムーズに進む。
これらの事前会話は、後で必要となる人々からの支持を構築するのにも役立つ。また、このグループに以前プレゼンテーションをした同僚に話を聞く。彼らは何が効果的で何がそうでなかったかを教えてくれる。
要点から始める
メッセージに徐々に入っていかない。それから始める。最も重要な情報、つまり提案、要求、結論から始める。
このアプローチは、彼らの時間を尊重し、上級リーダーがどのように考えるかを理解していることを示す。彼らはすぐにあなたの答えを聞き、その後、より詳細が必要かどうかを判断したいのだ。
曖昧にするよりも、明確な見解の方が良い。それは彼らに反応する何かを与え、あなたが判断を下す意思があることを示す。
すべてを大局と結びつける
経営幹部はビジョンと戦略について考えており、日々の詳細については考えていない。彼らが気にするのは「何を」と「なぜ」であり、「どのように」ではない。
数字を示す場合、ただ提示するだけでなく、それが何を意味するかを説明する。より大きな意味合いは何か？
プレゼンテーションを構築する際、常に自問し続ける：
- これはどのように収益を増やしたり時間を節約したりするのに役立つか？
- これは競合他社に対してどのように位置づけられるか？
- ここでの真のリスクは何か？
- 投資家や取締役会はどう反応するか？
- これは収益にどう影響するか？
あなたのコンテンツがこれらの質問のいずれかに結びつかない場合は、削除する。
柔軟性を組み込む
あなたは遮られるので、それを計画に入れる。経営幹部は質疑応答を待たずに質問する。さらに、誰かが遅れている場合、30分の枠が15分に削られる可能性もある。その場で適応する準備が必要だ。
プレゼンテーションをアコーディオンのように構築する。実際に持っている時間に基づいて、拡張または圧縮しやすくする。そして、すべての時間をスライドで埋めることを計画しない。10/30ルールを使用する：30分ある場合、10分のコンテンツを準備し、残りはディスカッションに残す。
経営幹部へのプレゼンテーションは常にハイステークスに感じるだろう。しかし、成功するための準備はできる。これらのステップに従うと、準備ができていて、自信があり、聞く価値のある人物として現れることができる。
