やることが果てしなくあり、朝から夜まで忙しくしているのに、1日の終わりに自分は実際に何を達成したのかと思うのはよくあることだ。現代の職場は深く考えなくてもできる仕事がとめどなく湧き出る場になっており、尽きることのない電子メールやSlackの通知、立て続けにある会議などで常に忙しいが生産的ではない。
タスク管理ツールAsana（アサナ）の「Anatomy of Work Index」ではこうしたタスクを「仕事のための仕事」と呼んでおり、労働時間の60%を占めているという。この問題への対抗策の1つが、著者カル・ニューポートが有名にした「ディープワーク」だ。注意散漫になることなく認知的に負荷の高い作業に集中する能力のことを指す。こうした状態のときに最も価値の高い成果が生み出される。問題は、スケジュールが混んでいるとディープワークができないことだ。
以下に、戦略的なスケジュールブロックを基にした4ステップの作業見直し方法を紹介する。これを実践すれば、本当に重要な仕事のために少なくとも週10時間は取り戻せるはずだ。
基礎：スケジュールブロッキングを極める
時間の使い方を精査する前に、まず時間をコントロールする必要がある。タイムブロッキング、またはカレンダーブロッキングとは、会議だけでなく1日のすべてを予定として組み込む方法だ。空いた時間にやるToDoリストの代わりに、すべてのタスクにスケジュール上で具体的な「時間枠」を割り当てる。例えば「あのレポートをやらないといけない」という曖昧な意図を、「午前9時から10時30分まで、第1四半期のレポートに取り組む」といった具体的な約束に変える。こうすることで効果的に集中できる。
ステップ1：会議の精査（3〜4時間短縮）
会議はディープワークを妨げる。カレンダーを開いて、議題が明確でなく、毎回時間がオーバーし、自分はただ聞いているだけの定例会議を最低1つ見つけよう。そして、主催者に対して出席者の時間を最大限活用できていないかもしれないという懸念を伝える、丁寧だが断固としたメールを送る。このメールを社会人として会議を断るための方法だと考えるといい。
次の定例会議の主要な目的を尋ね、自分の直接的な意見が必要ないなら特に、別のプロジェクトに時間を使いたいと伝えるといい。後で議事録で内容を確認すればいい。このようなメールを主催者に送ることは、相手の時間を尊重し、自分が高い成果を出せる仕事に注力していることを示す。
