18年の経験を持つ、複雑な建設プロジェクトを手がける認可建築家兼プロジェクトマネージャー。THC、ティナ・ホブセピアン・コンサルティング。
建築と建設の分野では、プロジェクトの遅延は通常、いくつかのよく知られた要因に起因するとされている。許認可、予算、範囲の変更、予期せぬ状況などだ。これらの課題は確かに現実のものだが、根本原因であることはまれだ。多くの場合、プロジェクトが遅れるのは、決断が遅すぎるか、十分な明確性がないまま下されるためだ。
シンプルなチームを想像してほしい。自分が何を望んでいるかを知っているクライアント、選択を支援するプロジェクトマネージャー、そして実際にどのように物事が構築されるかを知っている建設業者だ。この3者がうまく連携すれば、プロジェクトは進む。連携しなければ、すべてが停滞する。
プロジェクトに必要なのは完璧な決断ではない。タイムリーな決断だ。そして、チームの全員が、誰がその決断を下す責任を負っているのかを理解する必要がある。
効果的な意思決定とは実際にどのようなものか
効果的な意思決定は、誰が決断を下すのかについての明確性から始まる。適切に運営されているプロジェクトでは、明確な意思決定者がいる。多くの場合、それはプロジェクトマネージャーであり、情報を収集し、トレードオフを検討し、決断を下す責任を負っている。
クライアントが「この壁を動かせますか?」と尋ねた場合、プロジェクトマネージャーは建設業者に直接行き、「この壁を動かすと、どういうことになりますか?」と尋ねる。明確な方向性がなければ、この質問は何週間も行き来する可能性がある。
優れた建設業者は、何が求められているかを理解し、明確に回答する。選択肢1はこれだけのコストがかかり、時間は追加されない。選択肢2は少しコストが高く、1週間追加される。選択肢3はコストを節約するが、別の領域に影響を与える。情報はシンプルで直接的であり、コストとスケジュールに結びついている。
その後、プロジェクトマネージャーは自分の仕事をする。選択肢を検討し、クライアントの優先事項を考慮し、クライアントのニーズに最も適したものを選択する。
重要なのは、すべてが確実になってからではなく、十分な情報が得られた時点で決断が下されることだ。
待ちすぎることのコスト
決断が遅れると、コストは静かに現れる。建設業者は待つ。設計チームは図面を再確認する。下流のスケジュールは厳しくなる。小さな選択だったはずのものが、単に時間が経過したという理由だけで、より大きな問題になる。
壁の質問が未回答のままだと想像してほしい。近くで作業する予定だった作業員は進めることができない。他のタスクが再配置される。最終的に決断が下される頃には、元の選択肢はなくなっている。コストは変わった。スケジュールはずれた。
待つことは、決断をより良く、より安全にしなかった。より高価にしただけだ。
チームもこの不確実性を感じる。方向性が不明確な場合、人々は躊躇する。プロジェクトがどちらに向かっているのかわからないため、自信を持って前進することをやめる。全員が有能で善意であっても、勢いは鈍化する。
明確な決断は、たとえ不完全であっても、チームに行動する何かを与える。
信頼が意思決定を加速させる理由
このプロセスは、クライアント、プロジェクトマネージャー、建設業者の間に信頼がある場合にのみ機能する。
クライアントはプロジェクトマネージャーが最良の選択肢を選ぶことを信頼する。プロジェクトマネージャーは建設業者が正直な情報を提供することを信頼する。建設業者は、決断が下されたら、チームがそれを支持することを信頼する。
その信頼が存在すると、決断は速く進む。クライアントはすべての詳細を疑わない。建設業者は慎重さから数字を水増ししない。プロジェクトマネージャーはコミットすることを躊躇しない。
信頼により、全員が自分を守ることではなく、問題を解決することに集中できる。
強力な意思決定者が異なる行動をとる理由
強力な意思決定者は、勢いをサポートするシステムを構築する。最も効果的なシステムの1つは、書類がまだ承認されている間でも、決断が下されたら建設業者が前進できるようにすることだ。
実際には、これはプロジェクトマネージャーが決断を明確に伝え、コストとスケジュールへの影響を確認し、作業を進めることを承認することを意味する。正式な文書は後から続くが、プロジェクトを人質にすることはない。
このアプローチは、信頼がすでに確立されている場合にのみ機能するが、機能すると、管理上の遅れによる不必要な遅延を防ぐことができる。
強力な意思決定者は、リーダーシップとは署名を待つことではないことを理解している。それは、プロジェクトを責任を持って進め続けることだ。
要点
プロジェクトは意思決定のスピードで進む。最良の結果は、信頼に支えられたシンプルで規律ある意思決定から生まれる。
早期に情報を収集する。建設業者に明確な選択肢を求める。クライアントのニーズを満たす最良の道を選ぶ。書類が追いつく間、チームを前進させる。
意思決定が明確で、タイムリーで、信頼されている場合、プロジェクトは複雑に感じることをやめる。単に前進するだけだ。一度に1つの良い決断で。
