ジュリアナ・バーガー氏は、Intuit QuickBooks Paymentsのプロダクトマネジメント・ディレクターである。
あらゆる規模や業種の企業にとって、キャッシュフローを予測する能力は、生き残るか繁栄するかの分かれ目となる。しかし、業務上の摩擦が生じると、最良の予測でさえ機能しなくなる。
支払い遅延が常態化すると、売掛金の停滞以上の影響をもたらす。それは波及効果を生み出し、採用、在庫、必要不可欠な投資を停止させる。摩擦から流れへと移行するには、企業は貸借対照表を超えて、現金以上のコストをもたらす構造的な遅延を解決しなければならない。
支払いの摩擦が企業を疲弊させている
昨年、Intuit QuickBooksの調査により、米国の起業家にとって厳しい現実が明らかになった。米国の中小企業の56%が現在、未払いの請求書を抱えており、平均1万7500ドルが売掛金として滞留している。これは既に稼いだにもかかわらず、まだ銀行口座に入っていない資金である。これらの請求書が未決済のまま放置されている間、経営者は家賃、給与、仕入先への支払い、税金のやりくりをしなければならない。
支払い遅延は単なる厄介事ではなく、これらの遅延による波及効果は測定可能で深刻である。大量の支払い遅延に悩まされている企業は、キャッシュフローの問題を報告する可能性が1.4倍高い。おそらく最も示唆的なのは、デジタル格差である。支払いの摩擦に苦しむ企業は、問題解決に役立つAIやデジタルツールを導入している可能性が著しく低い。
支払い遅延はしばしば支払者のせいにされるが、摩擦は通常、曖昧な条件から断片的な支払いオプションまで、プロセスに組み込まれている。この悪循環を断ち切るには、企業は仕事が完了した時点で支払いが自然な結論となるようなシステムを構築しなければならない。最良の支払い体験は、自動化と支払者が安心するために必要なコントロールのバランスを取りながら、シームレスにバックグラウンドで行われる。これらの変化は、キャッシュフローのコントロールを取り戻し、それを成長の触媒に変えるのに役立つ。
AIをチームに加える
キャッシュフローの問題は、わずかな支払い遅延から始まることが多い。請求書の送付が数日遅れたり、リマインダーが送られなかったり、顧客が支払いのために複数の画面をクリックしなければならなかったりする。これらのわずかな遅延は、すぐに積み重なる可能性がある。
例えば、仕事が完了した時を考えてみよう。システムが許可する場合、作業完了のマークを付けるか出荷を記録するとすぐに請求書を生成する自動化を有効にする。期日の前後にフォローアップメモを配信するように設定する。次に、顧客ができるだけ簡単に支払えるようにする。定期的な作業やサブスクリプションには、定期請求や保存された支払い方法などのオプションを提供してみる。多くの顧客は、選択肢が与えられれば「設定して忘れる」ことを選ぶだろう。
AIは舞台裏でも役立つ。過去の顧客行動に基づいてリマインダースケジュールを提案したり、遅延する可能性の高い請求書にフラグを立てたり、メールから詳細を事前入力して迅速な対応を容易にしたりできる。これにより手動入力が減り、請求書の見落としが少なくなる。
摩擦の悪循環を断ち切る
支払い条件は戦略というよりも習慣の産物であり、ここから業務上の摩擦が固まり始める。多くの企業は、常にそうしてきたという理由で顧客にNet 30を提供することをデフォルトとしているか、自社の流動性への長期的な影響を考慮せずにNet 60の要求を受け入れている。時間の経過とともに、これらの選択が企業がいつどのように支払いを受けるかを定義する。
すべての請求書に条件を平易な言葉で明記することで、期待の罠を回避できる。期日、受け入れ可能な支払い方法、延滞料金が適用される時期を明確に強調することで、曖昧さを排除できる。実際、作業開始前に支払い期待を設定することを推奨する。そうすれば、摩擦の悪循環が始まる前に断ち切ることができる。
AIを使用することで、推測をインテリジェンスに置き換えることができる。データを分析することで、どの顧客が支払いを遅らせ、どの顧客が迅速に支払い、どの顧客がしばしば請求書に疑問を呈するかなど、フローが止まり摩擦が始まる正確な場所を特定できる。硬直した時代遅れの習慣をデータ駆動型の戦略に置き換えることで、強固な顧客関係を維持しながら摩擦を取り除くことができる。
支払いのハードルを取り除く
請求書の支払いを面倒に感じさせないよう、複数の支払い方法を提供する。顧客が小切手帳を探したり、別の銀行ポータルにログインしたりしなければならない場合、請求書を山の底に滑り込ませるのは簡単である。顧客により多くの支払い方法を提供することで、その抵抗を下げることができる。銀行振込の設定を好む人もいれば、自社のキャッシュフローを管理したり報酬を得たりするためにクレジットカードを使いたい人もいる。他の購入にすでに使用しているという理由でデジタルウォレットを好む人もいる。
より便利な支払いオプションを提供することには追加コストが伴う場合があるが、メリットがそれを上回ることが多い。クレジットカード手数料のコストは、現金が売掛金に縛られているために停滞したプロジェクトや逃した投資機会のコストよりも少ない。
他の企業に販売する場合は、請求書を買掛金システムや請求書支払いツールに接続する方法を探す。請求書が、支払いの承認とスケジュール設定にすでに使用しているシステムに直接流れ込むと、期日通りに支払われる可能性が高くなる。
タイムリーな支払いは成長戦略である
支払い遅延は常に発生するが、それがビジネスの運営方法を決定する必要はない。摩擦から流れへと移行すると、銀行口座を超えてプレッシャーが緩和される。
請求書が支払われるかどうかを待つのではなく、需要に応じて人員を配置できるため、採用が容易になる。新しい設備や技術への投資は、「今はリスクが高すぎる」ではなく、可能に感じられる。
AIを使用して管理上の摩擦を取り除き、顧客行動に合わせた条件を設定し、支払いを簡単にすることで、請求書の決済以上のことを行う。時間、資本、規模を拡大する能力を取り戻すのである。現代経済において、「フロー」は単なる財務指標ではなく、最大の優位性である。
