あなたは上司だ。
しかし、それは人々が常にあなたの言うことを聞くという意味ではない。大きな締め切りを前にして、特にフラストレーションを感じ、自分の声が届いていないと感じることがあるかもしれない。あなたには多くの仕事があり、期限を設定した成果物についてチームメンバーを追いかけ回す時間はない。では、未完了の仕事がある時──チームが単に仕事を実行していない時──どうすればよいのか。チームは締め切りに「イエス」と言うかもしれないが、それは彼らが実際に納品することを意味しない。あなたは疑問に思う。期限通りに提出させるために、どうすればチームに責任を持たせることができるのか。
締め切りのストレスを和らげるためのアイデアをいくつか紹介する。
まず自分自身を見つめ直す
まず、座って評価してみよう。あなたは本当に、達成したいことを明確にしているだろうか。チームメンバーは、その仕事が期限までに完了する必要があることを理解しているだろうか──それとも、彼らは自分のタイムラインでそれを行うことにコミットしているのだろうか。次のような質問を自分に投げかけてみよう。
私は期待していることを明確、簡潔、一貫して伝えているだろうか。
締め切りを設定する時、チームの注意を引いているだろうか。
どのように依頼しているだろうか。重要なことについては、簡単に見過ごされる可能性のあるテキストやメールではなく、対面またはZoom経由で行っているだろうか。
チームは、私が締め切りを設定した時、それが私の期待であることを理解しているだろうか。締め切りを守らないことに対する自然な結果は何か。
最後に、最も重要な質問を自分に投げかけよう。私自身が締め切りを守れていないのではないか。もしあなたが締め切りを守れていないなら、チームにも締め切りを守ることを期待できない。
コミュニケーションの責任はリーダーであるあなたにあることを忘れないでほしい。期待を設定し、締め切り前にフォローアップして、チームが目標に向かって進んでいることを確認する。誤解の余地を残さないようにしよう。
適切なチームがいるか
締め切りの遅れは、組織内のより大きな問題の症状かもしれない。自分自身の期待とコミュニケーションを確認した後、広く戦略的に考えてみよう。仕事を遂行するための適切な人材が配置されているだろうか。チームは、仕事がどのように完了できるかが見えず、混乱しているかもしれない。
チームメンバーは、割り当てられた仕事に手が回らない状態かもしれない。彼らはそれを認めることを恐れているかもしれない──そのため、苦労していることを認めるのではなく、締め切りを逃してしまう。異なる役割に配置されている人々について考えてみよう。彼らの強みは、あなたが達成したい仕事と一致しているだろうか。
最後に、人々の強みと能力だけでなく、チームが良い仕事をする意欲があるかどうかも評価する必要がある。チームがどれほど革新的または戦略的であっても、彼らが気にかけていなければ、何も前進しない。チームメンバーとの1対1の関係を育むようにしよう。仕事が完了することだけでなく、個人としての彼らを気にかけていることを伝えよう。人々は良い上司のためにより懸命に働く。
どのように人々に責任を持たせているか
自分に問うべきもう1つの質問は、チームメンバーが締め切りを逃した時、どのように反応し、何をするかということだ。多くのリーダーは物事を見過ごし、そして傍らで不平を言う。しかし、他の人々に不平を言ってもチームは良くならない。
チームメンバーが締め切りを守らない場合、どのように対応するかを事前に決めておこう。あなたの作戦は何か。怒鳴らなくても毅然とした態度を取ることができる。締め切りを逃すことは受け入れられないことを共有し、なぜ設定したタイムライン内で仕事を完了する必要があるのかを説明しよう。仕事の遅れが慢性的な問題になった場合、リーダーとしてどのように対処するか。結果は何か。それらの決定を事前に行い、チームメイトに明確に伝えよう。
友好的すぎないか
人々が一貫してあなたの締め切りを守らない場合、あなたが友好的すぎる可能性がある。覚えておいてほしい。あなたのために働く人々と友人になることはできない。あなたはリーダーだ。それは、仕事の遅れに対して結果を実行することを意味するかもしれない。「ああ、大丈夫です。できた時に送ってください」とか、「事情があることは理解しています」といったことをどのくらいの頻度で言っているだろうか。
確かに事情は起こる──誰にでも。しかし、仕事を前に進めていなければ、効率を得ることも、先進的な企業になることもできない。
代わりに、次のような発言を試してみよう。「事情があることは理解していますが、ビジネスを前進させるためにこれらの締め切りを設けています。締め切りを守らなければ、仕事を完了させることができません。この重要な局面で締め切りを逃すことは許されません。今後、締め切りを逃すことはできません。問題がある場合は、事前に私に伝えてください」
仕事が完了しないまま締め切りが頻繁に過ぎていく場合、何かを変える必要がある──それがリーダーとしてのあなたのコミュニケーション方法なのか、そのチームのメンバーなのか。どこで変更が必要かを特定するために、仕事がどのように行われているかを再評価しよう。
