1on1のパフォーマンスレビューや退屈なPowerPointのスライドから脱却するためのAIワークフロー、月次や四半期末レポートなどの報告書を書くためのAIワークフローなど、多忙な管理職はこれらにより、少し前まで数日または数時間かかっていたことを、今ではわずかな時間で完了できる。その結果、カレンダーに余白が生まれ、仕事の最重要領域──人材育成と業務運営の戦略──により多くの時間を割くことができる。
今回は、新入社員のオンボーディングにAIをどう使うか、新たなAIワークフローを紹介しよう。
新入社員のオンボーディングにAIを使う方法
必要なAIツールは、以下のとおりだ。
・ChatGPT（Team/Enterpriseプラン）またはClaude
・Microsoft Copilot
・カスタムGPT（カスタムGPTの統合にはIT部門の関与が必要となるため、技術チームの支援体制がある場合に限る）
・Microsoft Teams、Slack、またはイントラネット経由の従業員向け社内Webチャット
手順は次のとおりだ。
ステップ1：
オンボーディング中に最も頻繁に求められる／必要となるリソース、社内規程（ポリシー）、SOP（標準業務手順書）、マニュアル、KPI（重要業績評価指標）、SLA（サービスレベル合意）などと、オンボーディング中に生じるFAQをすべて集約したナレッジバンクを作成する。ChatGPTとCopilotは、社内規程やSOP文書を参照する助けになり、この作業を支援する。また、これらのツールはプロセスや用語を簡素化し、経験が浅い若手の新入社員向けにオンボーディング資料を作成することもできる。
ステップ2：
CopilotまたはGeminiに、チームの職種ごとに必要となる、よく使う文書、SOP、想定される回答を特定するのを手伝わせる（Google Workspaceを使っているか、Microsoft Officeを使っているかに応じて対象は異なる）。
ステップ3：
生成AIツールを自社のナレッジマネジメントシステム（知識管理システム）に接続し、ドキュメントからデータを取得できるようにする。これにより、ハルシネーション（AIが事実と異なる情報を生成する現象）や不正確な回答を防ぐことができる（またはCopilot／Geminiを使用する）。
ステップ4：
これらの文書に基づき、職種別オンボーディング用のカスタムGPTを作成する。
