ビジネスシーンでは事実を具体的に話す
また、「話す時は事実から」もビジネスシーンで活用できる考え方です。
上司に確認したいことがある場合、あなたはどんなふうに話しかけていますか？
Ａ「あの、課長、お忙しいところすみません、ちょっとあの、ご無理だったら後でもいいんですけど、私じゃなくて〇〇さんから言われているんですけど……」
Ｂ「課長、今５分ほどお時間いただけますか？ ●●●との契約の件について確認したい点が２箇所あるのですが……」
このふたつは、どちらが感じのいい聞き方か、わかりやすいと思います。
Ａさんの話し方は、本題に入る前のセリフが長すぎます。
相手を気遣う気持ちがあるのはよいことなのですが、「お忙しいところ」「ご無理だったら」などの言葉は、相手が答える前に「課長は忙しいだろうからこんな質問を聞いてくれないかもしれない」と先回りして想像し、言ってしまうのだと思います。
そういう言葉を付けてしまうのは、課長を思いやってのことかもしれません。思いやりが悪いわけではないのですが、本題にすぐ入らないことで、何をしたいのか、何を言いたいのかわからず、相手をイライラさせる原因になります。
また、「お忙しいところ」「ご無理だったら」などの言葉は、相手がそう答える前に自分で勝手に、「課長は忙しいだろうからこんな質問を聞いてくれないかもしれない」「〝忙しい！〟と怒られたらイヤだなあ」と先回りして想像してしまっています。
しかし、実際のところどうなのかは、課長本人でなければわからないのです。
さらに「私じゃなくて〇〇さんから言われているんですけど……」という言葉は、責任逃れの言い訳に聞こえてしまうので、課長からすると「なんで自分の責任で言わないのか」「なんで〇〇さんの言うことをあなたが代弁しているのか」という印象になり、イライラを招く要因となります。この場合、せめて「課長、お忙しいところすみません」までで止めていれば、感じが悪くならずにすみます。
Ｂさんの話し方は、何を聞きたいか、という本題にすぐ入っている点で相手もわかりやすいので、感じがいいと思いますが、さらにマネしたいポイントがあります。
それは、「５分ほど」「２箇所ある」と、具体的な数字を入れて話している点です。
その話にどのくらい時間を割いてほしいのか、議題は何件あるのか。その〝事実〟を話し出す時点で具体的に伝えているので、相手はその件にどのくらい時間を割けばよいか、がすぐ明確にわかるのです。
必要としていることは何でいくつあるか、それにはどのくらい時間がかかるのか、を具体的な数字も入れながら話すことで、スムーズな会話になります。
