ケンジー・ビギンズ氏は、バーチャルエグゼクティブアシスタント（VEA）サービスの大手プロバイダーであるWorxbeeの創業者兼CEOである。
エグゼクティブアシスタント（EA）の採用は、戦略的な決定であるべきだ。しかし、そのプロセスはしばしば「自分の仕事を減らしたい」という考えから始まり、誰も成功できないほど役割が拡大して終わる。
問題は才能ではなく、定義にある。リーダーがEAが何を解決すべきかを明確に示さない場合、役割は漂流し、責任は増大し、期待は曖昧になる。私は仕事柄、このような状況を常に目にしている。
ほとんどのEA採用は、初日を迎える前に失敗している。なぜなら、その役割が明確に構築されていないからだ。
EA採用が失敗する隠れた理由
EA採用における最も一般的な課題の1つは、役割の範囲に関する混乱である。多くの組織では、EAは隣接する役割の混合体となる。チーフ・オブ・スタッフ（CoS）、オペレーションマネージャー、プロジェクトマネージャーなどだ。これらは接点を共有するが、互換性はない。
役割が複数の仕事に属するニーズを組み合わせると、結果は予測可能だ。エグゼクティブの不満、EAの燃え尽き、そして相容れない期待によって緊張した関係である。
リーダーが意図せず役割の拡大を生み出す瞬間
役割の拡大は、大きな要求から始まることはめったにない。一度に1つの小さな引き継ぎから始まる。「今だけこれを処理してくれる?」「ついでに、これも調べてくれる?」個別には、これらのタスクは些細に感じられる。しかし、合わせると、仕事全体を完全に作り変えてしまう。
EAは生来の問題解決者である。彼らは助けたいから介入し、リーダーは何かが完了しているため、それがEAに属すると想定する。役割の拡大は意図的ではない。初日から境界線が定義されていないために起こるのだ。
EAができること（そしてリーダーが役割を過度に拡大する場所）
高いパフォーマンスを発揮するEAは、事務的なサポート以上のものをもたらす。彼らは、エグゼクティブが集中し、情報を得て、前進し続けるための戦略的なレバレッジを提供する。しかし、最も有能なEAでさえ、特定のスキルセットを持っている。必要なスキルセットを明確にすることが、成功する採用の基盤となる。
EAが優れている分野
EAは、エグゼクティブの仕事の運営リズムを正確に管理する。複雑なカレンダーを調整し、スケジューリングのニーズを予測し、すべての会議が生産的な意思決定のために設定されていることを確認する。彼らはメールをトリアージし、コミュニケーションを起草し、リーダーがすべての詳細に引き込まれることなく対応できるよう支援する。
また、資料の準備、会議の整理、事前資料の配布、メモの作成、フォローアップの追跡、コミットメントが抜け落ちないようにすることで、ハイレベルな仕事をサポートする。プロジェクトでは、EAはコネクターとして機能する。成果物を監視し、ステークホルダーと調整し、実行をエグゼクティブの優先事項と整合させる。
彼らのサポートは、出張、イベント、ベンダー調整、CRMの維持、経費報告、デジタルファイル管理、ターゲットを絞った調査にまで及ぶ。EAは戦略的な明確性を提供し、適切な情報と決定が適切なタイミングで動くようにする。
リーダーが他の役割に越境しがちな場所
ミッションクリープは、EAが適応力があり、助けたいと思っているために起こることが多い。しかし、一部の責任は、表面的には隣接しているように見えても、他の分野に属する。
• プロジェクトマネジメント: EAはプロジェクトの調整をサポートし、成果物を前進させるが、範囲、タイムライン、部門横断的なリーダーシップを所有しない。
• CoSの仕事: EAはコミュニケーションと組織をサポートするが、CoSはビジョンを翻訳し、ステークホルダーを整合させ、エグゼクティブに代わって意思決定を行う。
• オペレーションマネジメント: EAはプロセスとワークフローを支援する可能性があるが、オペレーションマネージャーは全社的にシステムを構築し、拡大する。
• 財務と会計: EAは経費報告を準備したり、軽い簿記を処理したりする可能性があるが、給与、予測、財務監督は会計またはFP&Aに属する。
• マーケティングまたはソーシャルメディア戦略: EAは提供されたコンテンツをスケジュールしたり、活動を監視したりできるが、マーケティングの方向性と戦略はマーケティング専門家に属する。
重要な区別: タスクの重複は、役割の重複を意味しない。
採用前にEAの役割を定義するためのシンプルなフレームワーク
役割の拡大を避けるには、実際に必要なものを定義するために十分に時間をかけることから始まる。採用前にすべてのリーダーが答えるべき5つの質問がある。
1. 実際に解決しようとしている問題は何か? あなたの問題はカレンダーの混乱か? コミュニケーションのボトルネックか? タスクのフォロースルーか? ここで明確性がなければ、EAはターゲットを絞ったソリューションではなく、デフォルトの「何でも屋」になる。
2. EAは実際に必要な役割か? 多くのリーダーは実際にはプロジェクトマネージャーまたはCoSを必要としているが、より馴染みがあるか予算に合うという理由でEAを採用する。明確性がなければ、役割は不整合になり、誰も満たせない期待を生み出す。
3. 必須とオプションは何か? すべてが「必須」であることはできない。仕事を前進させるものを絞り込むことで、役割を地に足をつけたものに保ち、時間の経過とともに無関係な責任を吸収することを防ぐ。
4. 最初の6カ月で成功はどのように見えるか? 明確な成果は範囲に関する明確性を生み出す。6カ月後の成功がどのように見えるかを明確に述べることができない場合、その役割はおそらく採用するのに十分に定義されていない。
5. この人が効果的であるために必要なツール、アクセス、権限は何か? ほとんどのEAの失敗は、スキル不足ではなく、制限されたアクセスまたは不明確な意思決定権に起因する。これを事前に定義することで、EA（そしてあなた）を成功に導く。
リーダーがこれを正しく行うと何が起こるか
リーダーが最初から役割を明確に定義すると、すべてが変わる。委任は反応的ではなく意図的になる。EAは、何を優先し、何を断るべきかを正確に知っているため、より高い影響力のあるサポートを提供する。信頼はより速く構築され、コミュニケーションはよりクリーンになり、双方はより少ない仮定で運営する。
明確な範囲は定着率も強化する。EAが自分の役割を理解し、リーダーの期待と整合していると感じると、通常、より高いエンゲージメントを維持し、より高いレベルでパフォーマンスを発揮する。最終的に、組織は恩恵を受ける。より良い意思決定、よりスムーズな運営、そして自分だけができる仕事に集中できるエグゼクティブである。
最後に
EA採用を正しく行うことは、オンボーディングのずっと前から始まる。明確性は戦略的な優位性であり、役割の拡大を防ぎ、整合性を強化し、リーダーとEAの両方を成功に導く。エグゼクティブが意図を持って役割を定義すると、生産的で、ビジネスが向かう方向と整合したパートナーシップの条件を作り出す。
EAの成功は偶然ではない。それは、自分が本当に必要としているものを明確にし、EAが最高レベルで提供できる構造を構築するために時間をかけるリーダーから生まれる。
