Shagun Malhotra | 元フォーチュン100企業の監査人、プロセスコンサルタント、会計士向け月次決算ソリューションARTを設計したSkyStemのCEO。
月次決算プロセスを監督する立場にあるなら、スピードが重要であることは理解しているだろう。しかし、それは決して品質を犠牲にしてはならない。なぜなら、帳簿が迅速に締められても、例外事項や不完全な説明、繰り返し発生する仕訳で満ちているなら、企業をリスクにさらし、信頼性に不必要な打撃を与えることになるからだ。
財務諸表の訂正再表示や内部統制への監視が高まる中、チームには単なる暦日数以上のものを追跡し、取締役会や監査人に対して、すべての決算が単に完了しただけでなく、適切に実行されたという確信を与える指標が必要である。
クロージング品質スコア（CQS）は、まさにそれを実現する効果的な方法であり、プロセスのどこが強固で、どこが脆弱で、どこに自動化を導入すべきかを示す総合的な尺度を提供する。
基準となるのは、効果的な指標を通じてCQSを開発することから始まる。これにより、安定したスコアを達成するだけでなく、チームが積極的にステークホルダーに対して数字の背後にある規律を示す窓を提供していることを伝えるための、適切な目標を設定する手段が得られる。
すべてのコントローラーが追跡すべき5つの品質指標
クロージング品質スコアを構築する際には、単なるスピードではなく、リスク、統制、洞察をマッピングするリズムを作り出す必要がある。以下は、あらゆる規模の財務チームにとって強固な基盤を形成するのに役立つ5つの指標である。
1. 差異説明の完全性
チームはすでに実績と予算を比較し、貸借対照表上の変動差異を前期と照らし合わせてレビューしている。問題は、説明が実際に価値を付加する頻度はどれくらいかということだ。
有用な尺度は、設定された閾値を超える差異のうち、完全な説明、明確な根本原因、次のステップを含むものの割合である。たとえば、重要性の基準を2%または事業に特有の金額に設定した場合、その基準に達する説明がいくつあるかを追跡する。
コメントが「予算を達成した」または「予算に届かなかった」に要約されるなら、意思決定者が理解する必要がある最も重要な質問、すなわち「なぜか」に答えるものを提供していない。しっかりとした説明は文脈を与える。それは、トレンドが構造的なものかタイミングに関連したものか、そして次に何が起こるべきかを示す。これを真剣に受け止めるチームは、財務計画・分析（FP&A）とのより良い対話と、ステークホルダーからのフォローアップの減少を経験することが多い。
2. 仕訳承認の初回通過率
この指標は、仕訳が修正や質問なしに初回で承認される頻度を示す。ほとんどのエントリーがすぐに承認されるなら、チームが適切に文書化し、プロセスに従っていることを意味する。これは、レビュアーが作業を信頼し、決算がより速く進むことにつながる。
指標として、強力なチームは95%前後に位置する。率が常に低い場合、不明確な裏付け、弱い統制、または一貫性のない準備作業に対処しており、その結果、毎月の決算が遅くなる。
3. 例外事項と照合の経過日数
決算後も残る未照合項目は、統制上の脆弱性となる。項目が長期間開いたままになると、エラーや不正が見過ごされやすくなる。これはまた、統制の強さの証拠として照合に依存する監査人との間に望ましくない摩擦を生み出す。
これを避けるため、決算日以降どれくらいの期間開いたままになっているかを追跡する。実用的な目標は、ほぼすべての例外事項を30営業日以内に解消することである。
4. 仕訳の取消しまたは遅延調整
取消しや遅延調整は発生するが、その頻度と重要性は決算の品質について多くを物語る。高い件数は通常、準備の急ぎすぎまたは弱いレビューステップを示している。公開データによると、米国の上場企業の3%が毎年訂正再表示を発行している。
強力なチームは、決算後の修正を1%未満に抑え、5営業日以内に解決することを目指す。この傾向が改善すると、リスクプロファイルも改善する。
5. 顧客準備資料とワークペーパーの欠陥率
監査人によって再作業のために返却される照合、スケジュール、裏付け文書の数を追跡する。高い欠陥率は、弱い文書化、不明確な裏付け、または一貫性のない形式を示す。これらの問題は監査を遅らせ、チームの統制環境への信頼に影響を与える。強力なチームは、欠陥を3%未満に抑えることが多い。
成熟度別のクロージング品質スコア目標設定
すべてのチームが同じスコアを目指すべきではない。少人数の会計グループを持つ中小企業は、シェアードサービス構造を持つグローバル企業とは異なる能力を持つ。経験則として、多くのチームはベンチマークを使用する。
これらの目標は、ギャップが自動化を必要とするのかプロセス変更を必要とするのかを判断するために、振り返りレビューを実行することで洗練できる。一部のチームは、一貫した説明テンプレートやより厳密な照合などのプロセス修正から始める。成熟するにつれて、改善の多くは、仕訳テンプレート、例外アラート、決算タスク監視を通じた自動化から生まれる。
調査によると、決算タスクに自動化を使用するチームは、決算時間が約41%短縮され、照合エラーが約69%減少すると報告している。これは、小規模チームでさえ、品質の最大の向上を見る場所である。
CQSを監査人と取締役会への内部健全性シグナルとして位置づける
ステークホルダーに決算品質を提示する際、それを「単なる別のKPI」として扱ってはならない。これは、決算プロセスが統制され、透明性があり、監査準備が整っていることを示す統制健全性指標である。
監査人は、理解可能なプロセスを通じて、毎月信頼できる数字を生み出し、事後の調整を減らすことを望んでいる。取締役会は、文書化がレビューに耐えられるという保証を望んでいる。両者とも、チームが強力な証拠に裏付けられた、タイムリーで正確な結果を提供できることを確認したいと考えている。
クロージング品質スコアプロセスは、チームに対して、企業を保護し、透明性を優先し、各決算が前回と同じくらい優れていることをステークホルダーに確信させる、透明なスコアを提供する能力を与える。
クロージング品質スコアプロセスを実装することは、チームが透明性は価値があるが、それがステークホルダーが理解できる方法で明確さと規律をもたらす場合に限られることを理解していることを示す。そのような形のコミットメントは、監査人と取締役会メンバーに、各決算が前回と同じ高い基準を満たしているという確信を与える。
ここで提供される情報は、投資、税務、または財務アドバイスではない。特定の状況に関するアドバイスについては、認可された専門家に相談する必要がある。
