ファルザナ・アブドゥルフセイン氏。自動化、スマート分析、AI/ML向けソリューションを構築するフルサイクル型デザイン＆テクノロジーエージェンシー、Creative FazeのCEO。
新年が始まり、白紙の状態から再スタートできると感じるとき、ビジネスリーダーたちは、一般の人々と同様に、新たな野心的目標を設定しようという意欲に駆られる。新年の始まりは、売上増加、マーケティング活動の強化、顧客維持力の向上といった決意を促すことが多い。
ビジネス目標においても、他のあらゆる目標と同様に、意図だけでなく戦略が伴わなければゴールには到達できない。最も人気のある決意の1つを例に挙げよう。健康改善を望むことだ。運動量を増やし、健康的な食事をするという意図を設定することはできるが、鍵となるのは日々の習慣である。回復とエネルギーをサポートするために早く就寝する、ファストフードの注文を避けるために食事の作り置きをする、水分補給のために水筒を手元に置いておく、といった習慣だ。日々の習慣、つまり日常的に機能しているシステムを評価することで、成功への土台を築くことができる。決意が失敗する理由の1つは、目標をサポートするようにシステムが変わらないことだと私は考えている。
ビジネスにおいて決意が失敗する理由
決意とは単なる意図であり、ビジネスリーダーやチームがそれを実行できるかどうかは、さまざまな要因に左右される。リーダーシップ、企業文化、予算といった要素が目標の成否を決定することもあるが、見過ごされがちなのが、日々の行動に影響を与える日常的なシステムである。毎年、企業が目標を設定し続けても、それが決して達成されないことに気づいた場合、システムとプロセスを評価する時期が来ているのかもしれない。企業は、ボトルネックとなったプロセスによって引き起こされる非効率性を過小評価することが多く、機能不全に陥ったワークフローに新たな目標を追加し続けることは、失敗への道を歩むことにほかならない。
かつて、コミュニケーションの効果を改善したいという不動産クライアントがいた。彼らは、ウェブサイト、パンフレット、ソーシャルメディア、メールキャンペーンなど、複数のマーケティングチャネルを持っていた。問題は、各チャネルが異なるチームによって個別に管理されていたことだった。更新（例えば新しい物件リスト）があるたびに、誰かが各チャネルのコンテンツを手動で更新しなければならず、遅延や一貫性のないメッセージ、ブランドアイデンティティの不統一につながっていた。私たちのソリューションは、画像、コピー、その他のアセットの中央リポジトリを含むモジュール式コンテンツ管理システム（CMS）を使用した統合ウェブサイトの構築だった。真のゲームチェンジャーとなったのは、1つの中央の場所で編集を可能にする新しいワークフローだった。リストや間取り図の更新であれ、変更は迅速かつ摩擦なく、あらゆる場所（ウェブサイト、メールキャンペーンなど）に伝播した。
その結果、公開が迅速化し、チャネル全体でメッセージの一貫性が保たれ、エラーや古いマーケティング資料が減少した。クライアントは、すべてのチャネルが最新情報を反映しているという確信を得て、プロフェッショナルなイメージが向上し、メンテナンスの負担が軽減された。コミュニケーション改善という目標を達成するために、彼らにはマーケティングチャネルを一元化し、更新のためのワークフローを合理化するシステムが必要だったのだ。
システムから始め、次に目標を設定する
「今年達成したいことは何か。どうすればそれができるか」（「目標、次にシステム」アプローチ）と考えるのではなく、「私たちのビジネスはどのように機能しているか。これらのシステムはどのような目標を可能にするか、または可能にする必要があるか」（「システム、次に目標」アプローチ）と考えてほしい。
目標が先に来ると、システムはしばしばそれに合わせて無理やり適合させられ、摩擦を生む可能性がある。システムファーストのアプローチは、目標がビジネスの実際の機能に基づいていることを保証する。
以下は、私が使用している3ステップの「システムチェック」フレームワークである。
1. 現在のワークフローをマッピングする。誰が何をいつ行うかの詳細を明らかにする。
2. ボトルネックや摩擦を特定する。特定のタスクが必要以上に時間がかかっていないか。反復的なタスクや時間のかかる手動タスクがあるか注意する。明確化が必要なタスク内の曖昧さに注目する。
3. ツールを評価する。プロセス全体で使用されているテクノロジーツールをリストアップする。実際に有用なツールと、例えばより多くの作業を生み出したりプロセスを遅くしたりするために有用でないツールを決定する。
システムを最初に評価すると、日常業務の明確な全体像が得られ、優先事項と問題が自ずと明らかになる。これにより、日々の行動によってサポートされる、現実的で持続可能な目標を設定する土台が整う。
真の成果：ビジネスとともに拡大するシステム
システムを評価した今、目標を達成した後もそれらが機能し続けることを確実にすることが、真の勝利である。ビジネスとともに成長するプロセスを実装することで、ワークフローが一貫性と効率性を維持し、最小限の摩擦で新しいテクノロジーを採用する能力を確保できる。
例えば、ある教育機関は、複数のプログラム提供を管理するための包括的なウェブサイトを必要としていた。一回限りのウェブサイトを設計する代わりに、コース、教員プロフィール、学生リソース、入学経路、知識ハブのテンプレートを作成し、機関が複製して継続的に再利用できるようにした。本質的に、コース、入学機会、リソースが成長し続けるにつれて、彼らのニーズとともに拡大できるCMS構造を構築したかったのだ。時間の経過とともに、予想通り、学校は新しいプログラムを立ち上げ、教員を追加し、学生支援サービスを拡大した。
スケーラビリティを念頭に置いて設計されたシステムは、大規模な再開発を必要とせずに、このような成長を可能にする。導入されるシステムは、成長のために設計されるべきであり、成長の障壁となってはならない。
システムを成功の推進力にする
毎年、私のチームと私は、新しい目標を設定する前に、自分たち自身のシステムを見直している。これが私たちを革新的で前進し続ける状態に保っている。同じことをすることをお勧めする。単に決意を立てるのではなく、まずより良いシステムを設計することで、成功への準備を整えてほしい。ワークフローの問題が対処されないまま放置される期間が長くなるほど、それらはよりコストがかかり、破壊的になる可能性がある。今日の環境では、予算が逼迫し期待が高まる中、ワークフローの改善は単なる生産性向上の取り組みではなく、競争上の優位性なのだ。
チームの日常的なワークフローの改善に焦点を当て、その後、今年の勝利がどのようなものになり得るかを評価してほしい。プロセスの最適化に加えて、効率性に投資することになり、それはしばしばコスト削減、エラーの削減、より一貫した実行につながる。プロセスと目標がより良く整合すると、目標達成と継続的な成功のための明確な戦略を実装できる。成長させたいビジネスのタイプを真にサポートするワークフローの構築を目指してほしい。
