シャシャンク・ビジャプール氏は、AI駆動型契約ライフサイクル管理プラットフォームSpotDraftのCEO兼共同創業者である。
火曜日、コーヒーを3杯飲み干したところで営業部門がやってくる。彼らは「6カ月かけて準備してきた」案件のために、金曜日までに「超簡単な」NDA（秘密保持契約）に署名してもらう必要があるという。契約条件は「完全に標準的」で、見込み客は「準備万端」、全員が「完全に合意している」とのことだ。
3週間後──案件は破談となり、見込み客は競合他社と契約し、あなたは「法務部門のボトルネック」に関する遠回しな非難のSlackメッセージに対応しながら、実際にどのバージョンが相手方に送られたのかを探すために47件のメールスレッドを掘り返している。
これがあなたの日常であるなら、あなただけではない。115の社内法務部門を対象とした当社の最近の調査は、あなたの不満を裏付けるか、あるいは法務部門の責任者を恐怖に陥れる事実を明らかにした。基本的な自動化を使えば標準的な契約を3日で処理できるにもかかわらず、平均的な法務部門は同じ作業を完了するのに19日かかっているのだ。
これは誤差の範囲ではない。これは組織的な機能不全であり、企業の取引機会、信頼性、そしておそらくあなたの正気さえも奪っている。
私が発見した実態はこうだ。CEOが四半期ごとの全社会議で「デジタルトランスフォーメーション」について語る一方で、49%の法務チームは依然としてメール、Wordファイル、共有フォルダで契約を管理している。その間、ブルームバーグ・ローの調査によれば、社内弁護士の75%が既存の契約ワークフロー技術に不満を報告している。
つまり、私たちは皆、惨めな状況にあり、その理由を正確に理解しているということだ。
3週間の遅延が実際にもたらすコスト
当社の調査データは、実際のビジネスへの影響について物語っている。フィンテックとIT業界は3〜4日の契約処理サイクルでリードし、安定した前年同期比20〜21%の成長を示している。自動化の導入率が低い製造業企業は10%の成長にとどまる。メディア・エンターテインメント企業はさらに遅れをとり、わずか7%の成長だ。
私が見てきた相関関係は無視しがたい。契約の遅延は、収益認識の遅れ、パートナーシップの停滞、営業チームの不満、市場機会の喪失に直結することが多い。見込み客が署名の準備ができているのに、標準的な契約に3週間かかるプロセスでは、効率性を失うだけでなく、より迅速に動ける競合他社に案件を奪われることになる。
市場の現実は厳しい。トムソン・ロイターの調査によると、法務オペレーション専門家の54%が外部弁護士への支出増加を報告し、16%が代替法務サービスプロバイダー（ALSP）や法務プロセスアウトソーサー（LPO）の利用増加を報告している。トムソン・ロイターが指摘するように、企業の法務部門は業務量の増加と予算制約に直面しており、これが回答者の59%が法務テクノロジーツールの利用を増やしていると答えた理由を説明できるかもしれない。
2日で済むはずの単純なベンダー契約が2週間に延びた場合に何が起こるか考えてみよう。調達チームは重要なサプライヤーをオンボーディングできない。製品チームは必須サービスにアクセスできない。営業チームは主要な再販業者と提携できない。実際に失っているのは時間だけではない。待機しているすべてのビジネス機能の機会費用を犠牲にしているのだ。
真の問題がテクノロジーではない理由
ここからが興味深い。テクノロジーツールの利用が増加しているにもかかわらず、効率性の向上はわずかだ。InnoLaw Group（ブルームバーグ・ロー経由）によると、エンタープライズ契約管理システムを導入している組織の53%がプロバイダーの変更を検討しており、これは問題が必ずしもツール自体にあるわけではないことを示唆していると私は考える。
私たちが目撃しているのは「導入の演劇」、つまり高度なツールを購入することと実際に仕事のやり方を変えることの間のギャップだ。組織は強力な契約ライフサイクル管理（CLM）プラットフォームに投資しながら、「今回だけ」とメールで契約をやり取りし続け、新しいシステムは高価な棚飾りになってしまう。
私が特定した高パフォーマンスの法務チームと苦戦している法務チームの違いは、テクノロジースタックの洗練度ではない。それは、手持ちのツールを中心にプロセスをどのように再設計したかだ。当社の以前の調査では、AIを日常的に使用する人の91%が生産性向上を報告したが、成功は機能の複雑さではなく、一貫したエンゲージメントとワークフローの統合にかかっている。
高パフォーマンスの法務チームは通常、契約タイプを標準化し、ルーティングプロセスを自動化し、明確な承認階層を確立し、ステークホルダーがシステムを回避するのではなくシステム内で作業するよう訓練している。
ボトルネックであることをやめるための3つのステップ
1. 実際のプロセスを監査する
何が壊れているかを修正する前に、時間が実際にどこに費やされているかを理解する必要がある。さまざまな契約タイプについて、30日間契約ライフサイクルを追跡しよう。おそらく、2週間かかっている「複雑な交渉」が、実際には誰かの受信箱に10日間放置されている単純なテンプレートであることを発見するだろう。
すべての引き継ぎ、すべての承認ステップ、すべてのメールスレッドをマッピングしよう。契約がどこで停滞し、ステークホルダーがどこで混乱し、情報がどこで失われるかを特定する。ほとんどの法務チームは、認識しているボトルネックが実際のボトルネックではないことを発見する。
2. 迅速な成果から始める
すべてを一度に自動化しようとしてはいけない。最も量が多く、リスクが最も低い契約タイプから始めよう。NDA、標準的なベンダー契約、従業員のオファーレターなどだ。これらはほとんどの法務部門の業務量の60〜70%を占め、プロセス標準化による最大の効果をもたらす。
これらの定型契約に基本的なワークフロー自動化を実装しよう。ビジネスステークホルダー向けのセルフサービス機能を作成する。人間の判断が実際に必要な場合の明確なエスカレーションパスを確立する。ここでの成功は、より大規模な変革イニシアチブへの信頼性を構築する。
重要なことを測定しよう。時間の節約を超えて、契約速度、ステークホルダーの満足度、エラー率を追跡する。目標は法務レビューを排除することではなく、法務人材が実際に法務専門知識を必要とする業務に集中できるようにすることだ。
3. 機能するものを拡大する
単純な契約でモデルを実証したら、より複雑な契約タイプに拡大しよう。契約システムをビジネスシステム（顧客関係管理システム、人事情報システム、調達プラットフォームなど）と統合し、契約が別個の法務ワークフローを作成するのではなく、ビジネスプロセスを通じて自然に流れるようにする。
持続的な採用のための変更管理に焦点を当てよう。ビジネスステークホルダーにツールだけでなく、新しいプロセスが彼らにどのように利益をもたらすかを訓練する。実際の使用パターンに基づいてシステムが改善されるようにフィードバックループを作成する。
最も重要なのは、確立されたプロセスを迂回する「特別なケース」に対応したいという誘惑に抵抗することだ。許可するすべての例外は、構築した効率性の向上を損なう。
法務リーダーが答えるべき不快な質問
法務テクノロジー市場は、AI、クラウドソリューション、契約自動化によって、2032年までに600億ドルを超えると予測されている。これはベンダーの誇大宣伝ではない。明確な変化を反映している。法務オペレーションは真の競争上の差別化要因になりつつある。
しかし、テクノロジーの成長だけでは、すべての法務リーダーが直面する核心的な質問には答えられない。営業が見積もりから現金化を自動化でき、マーケティングがリードから商談化を自動化できるなら、なぜ法務は契約から署名を自動化できないのか。1995年のように契約を管理し続けることもできるし、法務を競争優位に変える卓越したオペレーションを構築することもできる。法務は3日分の仕事に3週間かけるチームであり続ける余裕があるだろうか。
あなたの競合他社はすでに選択をしている。あなたの選択は何か。
