ケント・イングル氏はサウスイースタン大学の学長であり、複数のリーダーシップ関連書籍の著者、そしてFramework Leadershipポッドキャストのホストを務めている。
私たちは、テクノロジーが生産性を高める要因であると同時に、潜在的な気を散らす要因でもある時代に生きている。しかし、適切なツールと意図的な習慣があれば、テクノロジーは専門家がより効率的に働き、より明確にコミュニケーションを取り、最も重要なことに集中し続けるための強力な味方となり得る。
サウスイースタン大学の学長として、私はキャンパス全体および管理機能にわたってデジタルツールの導入と合理化を主導してきた。テクノロジーが生産性を向上させるのは、明確性、目的、そして実際の成果に焦点を当てて導入された場合に限られることを、私は直接目にしてきた。目標は、より多くのツールを使用することではない。適切なツールを適切な方法で使用することである。
以下は、専門家がテクノロジーに支配されることなく、生産性を向上させるためにテクノロジーを活用できる5つの実践的な方法である。
1. テクノロジースタックをシンプルにする
私たちが最初に取り組んだステップの1つは、ツールの過剰な負荷を評価し、削減することだった。プラットフォームが多すぎると、混乱、重複、非効率が生じる。学術環境であれビジネス環境であれ、テクノロジースタックをシンプルにすることで、チームはより集中し、摩擦を減らして作業できるようになる。私が一緒に働いてきた最も効果的な専門家たちは、統合性が高く、日常のワークフローを直接サポートする、無駄のないツールセットに依存している。ノイズが少なければ、明確性が高まる。
2. カレンダーブロッキングを使用して時間を管理する
カレンダーブロッキングは、私がチームメンバーや新進リーダーに推奨する最も効果的なテクニックの1つである。これにより、カレンダーは会議の受動的な記録から、優先事項のための能動的な計画へと変わる。私たちはサウスイースタン大学のリーダーシップチーム内でこのアプローチを奨励し、深い作業のための時間を保護し、燃え尽き症候群を減らし、部門全体でより健全なリズムを作り出すことに役立ててきた。Google CalendarやOutlookなどのツールは、予定をスケジュールする以上のことができる。それらは意図的な作業のための青写真となり得る。
3. 日常的なタスクを自動化する
自動化は、人間的要素を取り除くことではない。それは、真にあなたの判断力と創造性を必要とする作業のために時間を取り戻すことである。サウスイースタン大学での私の在任期間を通じて、私たちはフォーム処理からステータス更新まで、小規模ながら強力な自動化を実装してきた。これらは管理負荷を大幅に削減した。
繰り返し発生するタスクを、たとえ簡単な方法であっても自動化する時間を取る専門家は、より良い集中力と精神的疲労の軽減を実感する可能性が高い。ワークフロー自動化やツール統合のためのプラットフォーム、または既に使用しているツールに組み込まれた機能は、長期的な影響を伴う迅速な成果をもたらすことができる。
4. 自分に合ったデジタルワークスペースを作る
よく整理されたデジタル環境は、過小評価されている競争上の優位性である。私は、戦略の実行よりもファイルの検索に多くの時間を費やすチームと働いてきた。そのような摩擦は急速に蓄積する。私たちは、ソフトウェアがどのように設計されたかではなく、人々が実際にどのように考え、働くかに合わせてシステムを調整することで、デジタルワークスペースの合理化を支援してきた。フォルダ、ボード、メモのいずれを好む場合でも、デジタルツールは明確性をサポートし、混乱を減らすべきである。
5. テクノロジーの境界を設定して集中力を維持する
テクノロジーは、あなたの集中力を支えるべきであり、分断すべきではない。超接続環境において、専門家はしばしば絶え間ない通知、メッセージ、デジタルの中断に圧倒される。私たちはリーダーシップチーム内で、静かな作業時間の確保、応答不可機能の使用、スタッフのためのより健全なテクノロジー境界のモデル化を含む、集中の実践を奨励してきた。これらの小さな調整は、生産性だけでなく、士気の向上にも役立った。あなたの注意力は、最も価値のあるリソースの1つである。それを保護することは、実践する価値のある規律である。
最後に
テクノロジーは生産性を高めることができるが、それは意図的に使用された場合に限られる。それは、より多くのアプリやより高速なシステムを持つことではない。それは、既に持っているツールをより明確に、一貫して、目的を持って使用することである。私は、戦略的なテクノロジーの使用が、コミュニケーションを強化し、無駄を削減し、意味のある作業をサポートする方法を見てきた。チームを率いる場合でも、自分のスケジュールを管理する場合でも、テクノロジーへの適切なアプローチは、忙しいと感じることと実際に効果的であることの違いを生み出すことができる。
