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2026.01.07 10:00

未整理のメールや情報を手早く整理したい? 今日から実践できる「5つの対処法」で解決

Torsten Asmus / Getty Images

(2)直近の優先事項に関係のないタブは閉じる

平均的なビジネスパーソンは、ブラウザーのタブを8.5個、開いたままにしている。10個以上開いているという人も28%いる。閉じると大事な何かを失う気がして、開き続けているのだ。しかし、このデジタル・クラッターは注意力を分散させ、集中を難しくする。

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この調査によると、従業員の半数以上は、タブの開きすぎによって、勤務中「仕事に集中できていない」ことがわかっている。処理能力を超え始める境目のタブ数は平均で13個とされ、普段からこれを大きく超過して仕事している人が多い。

実践のためのヒント

・毎日、業務の終了時に、翌日の優先事項に直接関係しないタブをすべて閉じる。後で必要になりそうな情報があるタブは、プロジェクト名を付けたブックマークフォルダーに保存するか、タスク管理ツールにリンクを保存する

・本当に開いておく必要があるタブの整理は、タブ管理の拡張機能を使う。関連するタブをグループ化したり、使用されていないタブを一時停止(休止状態)してメモリーの使用量を減らしたりしよう。そうすることで、重要情報へのアクセスを維持しつつ、ブラウザを反応のいい状態に保てる

・「1つ開いたら1つ閉じる」ルールを導入して、タブが溜まってしまうのを防ぐ。新しいタブを開くたびに、今の作業に直接、関係しないタブを1つ閉じるよう意識しよう

(3)受信箱を整理して、精神的な余白を取り戻す

調査によると、「フラストレーションのリスト」の中でもトップに挙げられているのが、受信箱に溜まるメールだ。3人に1人の従業員が、デジタル・クラッターの中で最も仕事の妨げになるのはメールだと答えている。

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未読メールが過剰負荷になる境目は、平均すると78通とされる。しかし実際には何百通、何千通も未読メールが溜まっていることが珍しくない。すると、認知的負荷によって、いわゆる「ディープワーク」への集中が妨げられるほか、重要なメールが埋もれてしまう可能性も高くなる。

実践のためのヒント

・週に1度、受信箱をリセットする時間を設ける。まずは、30日以上前のメールのうち、対応が不要なものをすべてアーカイブしよう。大半はもう不要なものだ。また必要になったとしても、相手から連絡があると割り切ろう

・読まなくなったニュースレターや販促メールは、配信停止する。検索機能で、頻繁に届いている送信元を洗い出し、まとめて処理しよう

・「要対応」「返信待ち」「参照用」という3つのフォルダーを作り、受信メールを処理する時に振り分ける。受信箱には、判断待ちのメールだけを残そう。判断を行なったメールは、すぐに受信箱から外そう

次ページ > (4)古いファイルを定期的に削除する

翻訳=緒方亮/ガリレオ

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