福利厚生プランのスポンサーに対する訴訟が増加する中、HR担当者はより厳格な監視体制を敷き、盲点を排除するよう求められています。もはや単にプランを管理するだけでなく、組織、従業員、そして受託者責任を積極的に守ることが求められているのです。つまり、手数料の透明性、ベンダーのパフォーマンス、文書化の実践、そして従業員が受け取る情報の正確性により注意を払う必要があります。
ここでは、Forbes Human Resources Councilのメンバーが、従業員が頼りにする福利厚生への信頼を強化しながら、法的リスクを軽減するための戦略を共有します。
1. 受託者責任の遵守と透明性を監視する
HR担当者は、福利厚生プランにおける受託者責任の遵守、手数料の透明性、意思決定の文書化を綿密に監視すべきです。定期的にプランのコストをベンチマークし、従業員と明確にコミュニケーションを取り、ベンダーのパフォーマンスを確認することが重要です。ERISAのガバナンスと監査への備えに積極的に取り組むことで、法的・財務的リスクを軽減できます。- Imani Carroll, impact.com
2. 福利厚生を明確でユーザーフレンドリーな製品として扱う
福利厚生を製品として扱い、明確さ、アクセスのしやすさ、継続的なフィードバックを重視すべきです。リスクは通常、不明確な適格性、古い文書、従業員が「すでに知っている」という思い込みなどのギャップに現れます。シンプルで分かりやすく、定期的に見直される体験を提供することが、問題のエスカレーションを防ぐ大きな助けとなります。- Sourabh Deorah, AdvantageClub.ai
3. CAAに基づく保険会社のコンプライアンスを確認する
完全保険型の健康保険プランはCAAの対象となります。保険会社はほとんどの業務を処理しますが、HRはコンプライアンスを確認する必要があります。ギャグ条項の削除、ブローカー報酬の開示、透明性ファイル、処方薬報告、メンタルヘルスの同等性分析を確認してください。保険会社からの書面による証明を取得し、監視を文書化して受託者としての注意義務を証明しましょう。すべての支出は正当化される必要があります。さもなければ、訴訟は避けられないでしょう。- Zain Hasan, Health in Tech
4. 訴訟リスクを軽減するための堅固なガバナンスを確立する
受託者訴訟が増加する中、優れたガバナンスプログラムの確立は不可欠です。明確なガイドラインを持つ委員会を設立し、議事録を取る定期的な会議を開催し、プランベンダーを慎重に選定・監視し、プラン文書の条件が正確で遵守されていることを確認し、請求監査を検討し、プラン資産から支払われる費用が許可され合理的であることを確認してください。最後に、文書化、文書化、文書化！- Beth Latchana, Lockton Companies
5. 厳格な受託者規律を適用する
HRチームは受託者としての規律を持つ必要があります：手数料、ベンダー選定、文書化、継続的なプランのベンチマーキングです。今日の環境では、意図ではなく、参加者の最善の利益のために行動したことを証明できるかどうかで判断されます。- Steve Pemberton, Seramount
6. プランの複雑さに合わせたガバナンス構造を構築する
退職プランの受託者委員会の成熟度を反映したガバナンスを確立し、健康/福利厚生プランにも適用します。適格性ポリシー、拠出/権利確定スケジュール、自動ロールオーバープロトコル、非差別テスト、議事録、ガバナンス憲章を更新してください。スタッフィングモデルやリモート/ハイブリッドの地理的影響を考慮し、福利厚生リスクの考え方を人材計画に統合してください。- Britton Bloch, Navy Federal
7. データと文書化を通じて監視を強化する
福利厚生プラン訴訟に対する最良の保護は、規律ある監視です。HRは意思決定を文書化し、手数料をベンチマークし、人間関係ではなくデータを用いてベンダーを評価すべきです。明確なガバナンスと透明性により、組織が従業員の最善の利益のために行動していることを示し、受託者リスクの軽減に役立ちます。- Sharifah Masten, CMM, Barbaricum LLC
8. 福利厚生コミュニケーションにおける徹底的な透明性を優先する
多くの場合、福利厚生プランのスポンサーを標的とした訴訟は、一つの重要な問題から生じています：従業員が何に対して支払いをしているのかを理解していないのです。HRが福利厚生を受託者関係として扱い、手数料、補償の違い、プランの真の価値について徹底的な透明性を優先したとしましょう。このアプローチを取ることで、混乱を減らし、不実表示の主張を防ぎ、当事者間の信頼を構築します。- Dr. Timothy J. Giardino, myWorkforceAgents.ai
9. 要件を定義し、関係者を徹底的に訓練する
HR担当者は各プランタイプのコンプライアンス要件を概説し、関係するすべての当事者と委員会メンバーが自分の役割、責任、リスクについて正式な訓練を受けていることを確認すべきです。各プラン、手数料、例外のパフォーマンスに関する意思決定を文書化し、監視してください。コミュニケーションと通知要件のためにベンダーが提供するサービスを活用し、資金調達プロセスを合理化してください。- Melissa Van Dine, Ravago
