プライベートホスティングおよびマネージドITソリューションのリーダーであるVerito.comのCEO、ジャティン・ナラング氏は、デジタル時代における会計事務所の支援に取り組んでいる。
2025年の会計事務所は2019年のそれとは様相が異なる。
チームは3つの異なる場所で働いている。シニア税務マネージャーは自宅からログインする。経理スタッフはオフィスとリモートワークを使い分けている。そして、IT担当者がいる場合でも、バックオフィスのデスクから全員をサポートしようとしている。
このモデルは崩壊しつつある。
私は1000以上の会計事務所にサービスを提供するテクノロジー企業を経営している。現在起きているのは一時的な変化ではない。事務所の運営方法における根本的な変化だ。そして今、成功している事務所は、古いオフィス環境をリモートで再現しようとしている事務所ではなく、ゼロから分散型ITインフラを構築している事務所なのだ。
従来型ITモデルは、もはや存在しない世界のために構築されていた。
多くの会計事務所は、15年前と同じようにITを考えている。オフィスがあり、クローゼットや近くのデータセンターにサーバーがあり、何か問題が発生したときに駆けつけるIT担当者がいる。
これは全員が同じ建物に座っていた時代には機能していた。しかし、もはや機能しない。
事務所のオーナーから毎週聞くのはこんな声だ：「うちのIT担当者は素晴らしいが、同時にあらゆる場所にいることはできない」
あるいは：「ローカルサポートにお金を払っているが、クラウドソフトウェアの問題は解決できない」
私のお気に入りは：「全員がリモートになるまでは何も問題なかった」
問題はIT担当者ではない。問題はモデルだ。分散型チームを中央集権型ITでサポートすることはできない。
分散型ITを避けられなくしている3つの要因がある。
まず、チームはフルタイムでオフィスに戻ることはない。会計事務所の約67%が現在リモートまたはハイブリッドワークのオプションを提供している。競合他社は柔軟性を提供している。優秀な人材はそれを期待している。この傾向に逆らうことは、片手を縛られた状態で人材を争うようなものだ。
次に、ソフトウェアはすでにオフィスを離れている。DrakeやLacerteをクラウドで実行している。文書はSharePointやGoogle Driveに保存されている。業務管理システムはウェブベースだ。たとえ明日全員がオフィスに戻ったとしても、技術インフラはすでに分散している。
第三に、セキュリティ要件は従来型ITが対応できる範囲を超えている。IRS Publication 4557は、ハイブリッドかオフィス勤務かを問わない。脅威は同じだ。しかし、それらから守るには、月に一度ファイアウォールをチェックする程度ではなく、24時間365日のモニタリングが必要だ。
これらは様子見できる傾向ではない。新たな基準なのだ。
分散型ITは実際に事務所にとって何を意味するのか？
分散型ITはサーバーの設置場所の問題ではない。複数の場所、デバイス、働き方にわたってテクノロジーをどのようにサポートするかという問題だ。
ほとんどの事務所はこれを間違って捉えている。彼らは古いシステムにリモートアクセスツールを当てて、最善を期待しようとする。そして、チームが週に2時間を「技術的な問題」で失うのはなぜかと疑問に思う。
これを正しく行っている事務所は、3つのことを異なる方法で実践している。まず、彼らは対応型から予防型のサポートに移行した。チームが分散している場合、問題を抱えた誰かがオフィスを歩いてくるのを待つことはできない。生産性を低下させる前に問題を発見するシステムが必要だ。リアルタイムモニタリング。自動アラート。数時間ではなく数分で応答するサポート。
また、「私の仕事ではない」問題も排除している。従来型IT企業はネットワークのサポートを望む。ソフトウェアベンダーは自社のアプリケーションのサポートを望む。問題がその間のどこかにある場合、誰も助けたがらない。分散型チームには包括的なサポート、つまり問題の発生源に関係なく、問題を解決する誰かが必要だ。
最後に、彼らはあらゆるものに冗長性を組み込んでいる。チームが6つの異なる場所で働いている場合、単一障害点は6人の作業停止を意味する。バックアップシステム、フェイルオーバー機能、ダウンしないインフラが必要だ。
これを間違えることの本当のコスト。
実例を挙げよう。昨年、15人規模の事務所が確定申告シーズン中に私たちに相談してきた。4月10日の午後4時にシステムがクラッシュした。地元のIT企業は翌朝誰かを派遣すると言った。その事務所は請求可能時間で1万2000ドルを失った。技術的な障害のためではなく、ITインフラが分散型の業務に対応していなかったためだ。
これに対し、適切な分散型ITサポートを持つ事務所は、繁忙期に10分以内にリソースを拡張でき、何か問題が発生した場合は午前2時でもサポートを受けられる。彼らはダウンタイムで1日を失うことはない。
違いはインフラモデルにある。
実際に機能する分散型ITを構築する。
実際に機能する分散型ITを構築するために、ITの専門家になる必要はない。しかし、より良い質問をする必要がある：
• チームは24時間365日サポートを受けられるか？ 「緊急サポート」だけでなく、いつでもあらゆる技術的問題に対する実際のヘルプ。サポートが営業時間内に限られている場合、生産性を失っている。
• すべてのテクノロジーをカバーする担当者がいるか？ ネットワークだけでなく。クラウドソフトウェアだけでなく。すべてを。どの問題に誰に電話すべきか考える瞬間から、時間の無駄が始まる。
• 問題が発生したときどうなるか？ 保証されたアップタイムはあるか？バックアップシステムは？テスト済みの計画は？ほとんどの事務所は、災害復旧が機能しないことを、手遅れになってから発見する。
• どれだけ早くスケールできるか？ 繁忙期はインフラのタイムラインを気にしない。より多くの容量が必要なときに即座に拡張できるシステムが必要だ。
分散型ITは会計事務所の運営方法である。
これを一時的な調整として扱う事務所は、IT問題で時間を失い続けるだろう。今、分散型インフラを構築している事務所は、次の10年間、技術的なトラブルシューティングではなく、クライアントサービスに集中できるだろう。
チームは分散している。ソフトウェアは分散している。サポートも分散型である必要がある。
