プロジェクト管理において、「コミュニケーション」と「会話」は同じ意味で使われることが多い。しかし、これらは異なるものであり、その違いを理解することがプロジェクトが軌道に乗るか脱線するかを左右する可能性がある。
会話：同期型コミュニケーションの説明
会話は同期型コミュニケーションの一形態である—対面ミーティング、電話、ビデオ会議などのリアルタイムのやり取りだ。これにより、即座の明確化、軌道修正、ニュアンスの伝達が可能になる：「2週間という意味か、それとも2か月か？」このような即時のフィードバックは誤解やミスを減らす。
対照的に、コミュニケーションは非同期的でもありうる。メール、コラボレーションソフトウェア、インスタントメッセージング、テキストメッセージなどだ。非同期ツールは価値があるが、リアルタイムの相互作用がないため、遅延、誤解、そして高コストのやり直しが発生しやすい。
非同期ツールへの過度の依存リスク
私たちは常にToDoリストに達成できる以上のタスクを抱えている。そして人間として、そのリストのチェックを付けたいという生来の欲求がある。その結果、プロジェクトチームはタスクを素早くチェックするためにメールやメッセージングに頼りがちだ。しかし、「完了しました」というメールを送っても、実際に期待が満たされたかどうかは確認できない。後になって問題が表面化し、チームメイトの作業が遅れたり、やり直しが必要になったりすると、電話で2分話すよりもはるかに大きなコストがかかる可能性がある。
なぜ会話がより良い結果をもたらすのか
同期型と非同期型の学習に関する研究では、リアルタイムの相互作用が能力、つながり、自然な言語の流れをより良くサポートすることが分かっている。
これはプロジェクトにも当てはまる：会話は同僚をメールアドレスから協力者へと変える。非言語的な手がかり、トーン、即時性が信頼、関係性、理解を強化する。
会話は特に複雑で相互依存的な作業、学習、モチベーション、関係構築において重要である。プロジェクト管理では、これは以下の場面で極めて重要だ：
- プロジェクト憲章と要件の確立
- 振り返りと学んだ教訓
- 機密情報の共有
- チームビルディング、ブレインストーミング、信頼構築
「伝言ゲーム」を避ける
子供の頃に伝言ゲームをした人なら誰でも、「秘密」が子供から子供へとささやかれるうちに変化することを知っている。どれだけ変わったかを見るのが、このゲームの面白さだ。
伝言ゲームは、明確化なしに情報が流れるとき、ビジネスの世界で毎日行われているが、もはや面白くない。私がメッセージを受け取ると、それは私の人生経験、バイアス、仮定、そして特定の言葉の定義を通してフィルタリングされる。そして私は自分の解釈したメッセージを次の人に渡し、そのプロセスが繰り返される。メッセージが歪められるのも不思議ではない！
単に会話をすることで、このメッセージの歪みを避けることができる。同期的な対話により、リアルタイムで明確化の質問をすることができ、意図されたとおりにメッセージを理解することができる。
それを書面にしてください
重要または複雑な会話は常に文書化し、プロジェクトマネージャーによって検証され、チーム全体で共有されるべきであることを覚えておこう。
会話を通じたサイロの打破
人は自然と自分と背景を共有する人々—専門分野、文化、作業スタイルなど—に引き寄せられる。しかし、プロジェクトは多様な視点が集まったときに成功する。会話は私たちをサイロから引き出し、チームメイトとしての価値と貢献を確認し、時間とお金がかかるミスを防ぐのに役立つ。
結論
すべての会話はコミュニケーションの一形態だが、すべてのコミュニケーションが会話というわけではない。プロジェクト管理において、会話は非同期ツールでは得られない明確さ、つながり、説明責任を提供する。賢く使えば、会話はチームのパフォーマンスとプロジェクトの成功を高める最も強力な方法の一つである。
