アンドリアナ・エリアディス博士、米国ニューヨーク州コーネル大学エグゼクティブ教育ファシリテーター＆コーチ、エグゼクティブ・コミュニケーション社長。
現代のビジネス環境では、効果的な上方向へのコミュニケーションを通じたマネージング・アップが、リーダーにとって不可欠です。これにより、ギャップを埋め、意思決定に影響を与え、多様な優先事項や文化を超えて信頼を構築することができます。
あるチームリーダーが重要な最新情報を効果的に伝えられなかったため、大規模なプロジェクトの遅延と主要クライアントの喪失につながったケースを考えてみましょう。その影響は組織全体に及び、あらゆるレベルでの明確かつ戦略的なコミュニケーションの重要性が浮き彫りになります。
なぜマネージング・アップは難しく感じるのか
神経科学は、プレッシャーの下でのパフォーマンスが難しい理由を説明しています。これは、多くの人が経営幹部とのコミュニケーションに苦労する理由かもしれません。上級リーダーと話すとき、私たちの脳は脅威を感じてストレスを引き起こすことがあります。これにより、心拍数の上昇や口の渇きなどが生じることがあります。これらの反応は明確なコミュニケーションを妨げ、とりとめのない話し方、防衛的な態度、価値を示す機会の喪失につながる可能性があります。
これらの影響に対抗するには、「名前をつけて、再構成する」テクニックを試してみましょう。まず、不安や恐怖などの感情にラベルを付け、次にその状況を成長や学習の機会として再構成します。
感情を認識し状況を再構成するために一時停止することで、リーダーはストレス下でも明確にコミュニケーションを取り、思慮深く効果的なメッセージを伝えることができます。例えば、上級リーダーに困難なレポートを発表しようとしているマネージャーを想像してみてください。会議に入る前に、マネージャーは一瞬立ち止まり、不安の感情を認め、その状況を問題解決能力を示す機会として再構成することができます。この考え方の転換により、マネージャーは冷静さを保ち、その後のコミュニケーションが明確で影響力のあるものになります。さらに、パワーポーズを取ること—開放的な姿勢で立ち、2分間深呼吸すること—は、重要なやり取りの前に落ち着きを強化し、自信を高めることができます。
コーチングケース：適切な声を見つける
私がコーチングした幹部のマリアは、ニューヨーク、ロンドン、シンガポールの上級リーダーとグローバルサプライチェーンの最新情報を共有していました。マリアは詳細なデータを提供しましたが、彼女の更新はグループに不満と次のステップについての不確実性を残しました。このコミュニケーションのずれは彼女の信頼性に影響を与え、チーム内の非効率性にもつながり、期限の遅れや潜在的な手戻りを引き起こしました。これらの機能不全は集団的な結果を損ない、明確さと一貫性を高める戦略的コミュニケーションアプローチの必要性を浮き彫りにしました。
彼女の更新を改善するために、私たちは3つの主要戦略に焦点を当てました。まず、マリアはコミュニケーションをカスタマイズし、コスト効率、スピード、コンプライアンスという3つの主要ポイントを強調し、各ポイントをそれぞれのステークホルダーの優先事項に合わせました。また、使用する言語を調整し、各グループにとってより関連性が高く影響力のあるものにしました。例えば、以前マリアは「コスト増加と配送時間の遅延に課題を抱えています」と言っていたかもしれませんが、これではリーダーたちはその意味するところが不明確でした。改訂されたアプローチでは、彼女は簡潔に「コスト効率を向上させるために、配送時間を20%削減する新しい物流戦略を実施しています」と述べました。
第二に、彼女はプレゼンテーション中の冷静さを維持するために深呼吸の練習をし、これにより彼女の明確さと落ち着きが向上しました。
第三に、単にデータを提示するのではなく、マリアはトレードオフと主要な決定を強調し始め、これらの要素を防御的にならず協力を促す構造化された形式で伝えました。その結果、数週間以内に上級リーダーたちは彼女の向上した明確さとプロフェッショナリズムを認識し始めました。
マトリックス組織における戦略的コミュニケーションの重要性
グローバル企業のリーダーは、多数の上級ステークホルダーに同時に影響を与える必要があります。これらの場所では明確なコミュニケーションと協力が必要です。構造化されたアプローチがなければ、メッセージは失われます。Googleのプロジェクト・アリストテレスは、最も効果的なチームが心理的安全性の感覚を促進することを発見しました。尊重、好奇心、明確さを持ってマネージング・アップすることで、上級リーダーとの間でも開放性が生まれます。
例えば、私が参加した重要な会議で、あるCFOは予算削減に対して反論するようチームに求めました。彼は「このアプローチで見落としていることは何か、そしてどうすればチームの目標とより良く調整できるか？」と尋ねました。彼の質問はチームの視点を肯定しました。これにより、メンバーは懸念を表明し新しいアイデアを提案することに安心感を覚えました。
戦略的コミュニケーションを通じたマネージング・アップのための4つの実践
1. メッセージを聞き手に合わせる。例えば、上級リーダー向けの報告書を準備する際は、主要な成果と重要な決定の簡潔な要約を提供し、それらの決定の影響を明確に強調します。私の経験では、上級リーダーはこれらの側面を知りたがります。一方、同僚はより詳細を求める場合があります。彼らとコミュニケーションを取る際は、プロセス、直面した課題、結論に至った包括的なデータ分析について詳しく説明します。このようなカスタマイズにより、組織の異なるレベル間で効果的なコミュニケーションが確保されます。
2. 話す前に一時停止し、呼吸し、自分の感情を認識する。これによりストレス下でも明確さを保つことができます。
3. 問題を結果を伴う選択肢として示すことで会話を構成する。これにより、単なる伝達者ではなく、意思決定のパートナーになります。
4. 内省的な質問をする。例えば、「あなたが私の立場だったら、今何に焦点を当てますか？」や「チームとしてさらに探求すべきことは何でしょうか？」などの質問です。このような質問は対話を促し、謙虚さと戦略的思考を示します。
結びに
マネージング・アップとは、プレッシャーの下で意思決定者と誠実につながることです。私の経験では、経営幹部は明確さ、落ち着き、信頼を持ってコミュニケーションを取るリーダーを評価します。影響力のある上方向へのコミュニケーションをマスターすることが、優れたリーダーを際立たせます。信頼が上向きに流れるとき、リーダーは変化をもたらし、自分の声が重要であるという自信を得ることができます。
最初のステップとして、上方向へのコミュニケーションに関する最近の経験について振り返ってみましょう。あなたのメッセージが明確で、意思決定者の優先事項に沿っていたかどうかを考えてみてください。最後の緊張した更新を思い浮かべてください：その部屋はどのような雰囲気でしたか？このような鮮明な振り返りは、改善すべき領域を特定し、将来のより効果的なコミュニケーションの基盤を築くのに役立ちます。
