スコット・フランシスはPFUアメリカ社およびリコードキュメントスキャナーのテクノロジーエバンジェリストである。
ハイブリッド型職場の未来は不確実なままだ。
新型コロナウイルスのパンデミック以降初めて、ジョーンズ・ラング・ラサールによると、フォーチュン100社のデスクワーカーの半数以上（登録が必要）が現在、完全出社方針の対象となっている。同様に、11カ国の1,325人のCEOを対象とした2024年のKPMGの調査では、83%が3年以内に完全出社を期待していることが分かった。アマゾン、JPモルガン・チェース、デルなどの企業はすでに方針を転換しており（登録が必要）、パラマウント/スカイダンスなどの他の企業も2026年にこれに続く予定だ。
それでも、ハイブリッドワークは依然として人気があり、特に小規模企業では、より大きく資金力のある雇用主と競争するための特典としてリモートの柔軟性を活用している。米国国勢調査局の2025年「ビジネストレンドと展望調査」によると、従業員1〜4人の企業は週平均1.36日のリモートワークを実施しているのに対し、従業員250人以上の企業では週1日強となっている。
職場環境が進化し続ける中、オフィスと自宅生活を組み合わせる魅力は消えていない。明らかなのは、ハイブリッド型の職場環境を成功させるためには、オフィスワーカーとリモートワーカーの間の溝を埋める会議をより効果的にする必要があるということだ。
会議の氾濫と混乱への対処
会議が好きでないなら、あなただけではない。アトラシアンの調査によると、ほとんどの労働者（78%）は会議によって生産性が低下すると回答し、76%は会議後に疲労感を覚え、半数以上（51%）は会議の埋め合わせのために残業しなければならないと述べている。
それでも、会議は目標設定や問題解決に不可欠だ。問題は、チーム会議をどう排除するかではなく、「これはメールでよかったのでは」というカテゴリーに陥らないよう、会議をどう改善するかだ。
マイクロソフトの最近の「ワークトレンドインデックス特別レポート」によると、会議の60%は予定外またはアドホックなものだという。アドホック会議や短い「打ち合わせ」による絶え間ない中断が、集中力の低下や割り当てられたタスクを完了する能力の低下につながり、企業の効率性に悪影響を与えている。
組織やビジネスリーダーが会議の混乱がもたらす弊害を認識し、2026年に会議文化を変えるよう努力する時が来ている。
組織的で実りあるチーム会議を開催するためのアプローチは多くあるが、すべての組織の会議方針に含めるべき4つのベストプラクティスがある：
1. 明確な目標と効果的なコミュニケーションを組み合わせる。
これは「当たり前」のことに聞こえるかもしれないが、明確で実行可能な目標を持つことが、すべての会社の会議の主な目的であるべきだ。しかし、目標を達成できるのは明確なコミュニケーションがあってこそだ。
各会議の目的は明確に定義されるべきだ。それはブレインストーミング、特定のプロジェクトの調整、戦略的計画、あるいはもっと具体的なものになるだろうか？目標が決まれば、参加者は事前に準備する。
オフィスワーカーとリモートワーカーの両方を集める会議の大きな利点は、リアルタイムで一対一のコミュニケーションとコラボレーションを行うことだ。ボディランゲージや表情を見ることは、効果的なコミュニケーションにとって重要だ。
しかし、効果的なコミュニケーションは単に話すことだけではなく、積極的に聞くことも重要だということを忘れないでほしい。他の人が話すとき、真に耳を傾け、考え、質問を投げかけるか、会話が先に進む前に直接応答することが大切だ。
2. 積極的な参加とインクルージョンを優先する。
特に新入社員にとって、会議で発言することは威圧的に感じることがあるため、誰も発言を強制されるべきではない。
しかし、マネージャーはチームに貢献するために必要なツールを提供すべきだ。まず、会議の議題を事前に共有し、アイデアを練ったり、質問や課題に対する潜在的な回答を考える時間を与える。チームメンバーがお互いに慣れていない場合は、アイスブレイクの質問から始める。
ブレインストーミングは小規模な会議やブレイクアウトセッションに適しており、参加を促進する。チームメンバーがフィードバックを提供した後、会議の進行役はすぐに主導権を握るのではなく、他の人が応答するよう促し、発言の機会を交代させるか、ラウンドロビン方式を使用して、リモートで働いている人も含め、すべての声が聞かれるようにすべきだ。
このアプローチを取ることで、時間の経過とともにすべてのチームメンバーが自分の意見を共有することに快適さを感じるはずだ。
3. 常に時間管理を優先する。
どんなに重要な会議であっても、従業員を忙しい業務スケジュールから遠ざけることを常に念頭に置くべきだ。これにより、マネージャーは時間通りに会議を開始し終了することで、すべてのチームメンバーの時間を尊重するよう促される。
各議題項目に時間を割り当て、可能な限りそれを守る。50分以内の短い会議を開き、最後の5分を要約とアクションアイテムの割り当てに残すことは、タイムラインを守る一つの方法だ。
議題項目が予想よりも時間がかかる場合は、遅れるのではなく、別の会議をスケジュールすることを検討する。一方、早く終わった場合は、人々を解放し、無関係なトピックを詰め込もうとしないこと。
従業員の時間に対する配慮が多いほど、彼らは時折の会議に対してより受容的になるだろう。
4. 適切なテクノロジーを活用する。
会議は、目的があり、包括的で、可能な限り短く、そして管理業務を自動化するテクノロジーによってサポートされている場合に最も価値がある。
SlackやTeams、AsanaやNotionなどのプロジェクトツールなど、定期的なチーム同期を支援し、より大きなチーム会議の必要性を回避するのに役立つテクノロジーは豊富にある。AIノートテイカーや録音ツール（Otter、Zoom AI、Firefliesなど）のおかげで、チームは会議中に積極的に聞くことに集中し、ツールにサマリーや行動項目を作成させることができる。
リモートで働く人々に対応するために、360度パノラマウェブカメラを備えた高度なビデオ会議デバイスを使用して、参加者が話すときにハイライトすることで、オフィスにいるか、リモートまたは自宅オフィスにいるかに関わらず、人から人へと議論を簡単に追うことができる優れた会議体験を提供することができる。
短く、簡潔で効率的な会議の時代
適切なテクノロジーによってサポートされた効果的で構造化された会議は、チームの連携を維持し、時間を節約し、オフィスにいるかリモートにいるかに関わらず、すべての従業員が完全に参加できるようにする。会議が適切に構造化されていれば、集中した高価値の仕事のためのスペースがより多く解放される。
生産性を低下させる会議を過去のものとし、目標を達成し、ポジティブな成果をもたらす、組織的で包括的な会議の時代に移行する時が来ている。
