企業が大規模なカンファレンスやイベントを主催することは、大きな取り組みとなる場合がある。スポンサーの確保、会場の手配、人々の参加を促すためのマーケティング資料の作成など、カンファレンスやイベントを成功させるには、チームがマクロとミクロの両方の詳細に配慮する必要がある。
フォーブス・ビジネスカウンシルのメンバーたちは、大小さまざまな規模のイベントを開催した経験を持っている。以下では、そのうちの20名が、大規模なカンファレンスやイベントをスムーズに運営するために企業が取るべき手順について解説する。
1. 最終的な目的を決める
最高のイベントは、参加者一人ひとりに何を持ち帰ってもらいたいかを決めることから始まる。私たちの年次イベント「PDI Connections Live」では、それは全ての人に何かを提供することを意味する。これには、ハンズオンクラス、エグゼクティブ向けの分科会、刺激的な基調講演などが含まれ、常に楽しむ余地を残している。目的がイベント計画の指針となるとき、各参加者の体験は意図的でパーソナライズされたものに感じられる。 - リネア・ガイス氏、PDI Technologies
2. 数カ月前から始める
少なくとも9カ月前から計画を立てる必要がある。そうすることで、コストを相殺し予算を確保するために早期にスポンサーを確保できる。計画が早ければ早いほど、イベント当日はすべてがスムーズに進行する。そしてもちろん、高品質なスワッグバッグのアイテムなど、細部へのこだわりを忘れないことだ。なぜなら、小さな驚きが良いイベントを忘れられないものに変えるからだ。 - バーバラ・シュライハンス氏、Your Tax Coach LLC
3. 経験豊富なイベントプランナーを雇う
経験豊富で苦労を知り尽くしたイベントプランナーに勝るものはない。イベントの企画はしばしばマーケティングやPRチーム、オフィスマネージャー、エグゼクティブアシスタントに任されるが、彼らが以前にイベント企画の経験を持っていない限り、すぐに手に負えなくなるだろう。これは特に会場契約の交渉、プロジェクトスケジュールの設定、ベンダーの調達に関して言えることだ。 - トニー・ショー氏、DATAVERSITY
4. アクセシビリティとインクルージョンを念頭にデザインする
すべての参加者が十分に参加できるよう、最初からアクセシビリティとインクルージョンを考慮してデザインする。設計プロセス中にフォーカスグループのフィードバックを求めることを検討しよう。多様なペルソナとしてイベントを「歩いて」みることで洞察を得られる。多くの人に恩恵をもたらすが、多くの人にとって不可欠な神経インクルーシブな戦略を実施しよう。宿泊施設リクエストフォームがアクセスしやすいことを確認するが、歓迎する体験を準備するよう請願されるのを待たないこと。 - トレイシー・キング氏、InspirEd
5. 人間味を忘れない
人間味のあるイベントを計画しよう。全体を通じて、全員が歓迎されるようにするための戦略とタッチポイントを検討する。イベントの規模に関わらず、参加者に声をかけ、一人で立っている人が所属感を感じられるようにする計画を立てよう。デジタル不信の時代において、カンファレンスや対面ミーティングは増加している。テクノロジーを無視するのではなく、人間同士の交流を補完するために活用しよう。 - ティム・マクラウド氏、TMC Strategic Communications
6. テーマとアジェンダを設定する
最高のカンファレンスは、聴衆と真につながり、彼らが最も関心を持つ問題に取り組むテーマとアジェンダから始まる。そこから先は、すべて実行力にかかっている。私の経験では、最もスムーズなイベントは、すべてが一つの中心的なハブを通して運営されるときに実現する。それがなければ、ロジスティクス、会場、ベンダーは混乱に陥る。これがすべての関係者にシームレスな体験を提供するための鍵だ。 - クラム・アクタル氏、Programmers Force
7. 明確な目標を定義する
早い段階で明確な目標を定義しよう。参加者に何を得てほしいか—ネットワーキング、学習、販売など—を正確に把握していれば、アジェンダから講演者まですべての決定の指針となる。明確な目標があれば、イベントに焦点が当たり、無駄な努力が減り、成功を測定しやすくなる。 - ウラディスラフ・ドラピー氏、Legarithm OU
8. 明確にコミュニケーションを取る
明確なコミュニケーションは、成功するカンファレンスの基盤だ。役割、タイムライン、緊急時の計画をすべてのパートナーとチームメンバーに事前に共有しよう。何が期待されているかを正確に理解していれば、参加者には実行がシームレスに見える。 - イホール・ハマル氏、SapientPro
9. リーダーを任命する
単一の責任者を設けよう。以前のイベントでは、「意思決定者」が多すぎて混乱が生じた。現在は、すべての詳細と承認をフィルタリングするリーダーを1人任命している。これにより勢いを維持し、混乱したシグナルを避け、チームの残りのメンバーは誰が責任者かを疑問に思うことなく実行に集中できる。 - マーク・ベルーキム氏、High Rise Financial LLC
10. 決断に責任を持つ
集合知を信じつつも、決断には責任を持とう。カンファレンスの計画には多くの時間と人的リソースが必要だ。チームメンバーはさまざまなアイデアを持っているかもしれないが、すべての関係者の意見を聞き、最終決定を下すのは責任者の役目だ。徹底的にコミュニケーションを取り、他の関係者に決定の「理由」を理解してもらい、それに従ってもらおう。 - ヘンリー・ファン氏、Globevisa Group
11. 明確さを優先する
大規模イベントの計画における私の経験では、最終段階での混乱のほとんどは、誰が何を担当し、特定の部分がいつまでに完了する必要があるかという明確さの欠如によって引き起こされる。会場予約、講演者の調整、マーケティング、技術セットアップ、イベント後のフォローアップなど、イベントのあらゆる段階をマッピングすることが重要だ。 - ジャッキー・ナンス=ソンズ氏、Native Wildflowers Nursery
12. すべてを予測する
大規模イベントの主催から学んだ黄金律は、すべてを予測することだ。ロジスティクスの確保からクライアントの旅の形成まで、ビジョンが成功を導く。フォーチュン500企業向けのカンファレンスであれポロガラであれ、あらゆるプロジェクトにおいて、まず与えることで信頼が育まれる。結局のところ、与えることが生きる秘訣なのだ。 - ナタナエル・ボンデュ氏、Woodalls
13. イベントの詳細な概要を作成する
最も重要なステップの一つは、セットアップから講演者の移行まで、イベントのあらゆる要素を概説した詳細な進行表を作成することだ。これはチームの足並みを揃えるだけでなく、潜在的なボトルネックを予測し、カンファレンスがシームレスに進行することを保証するのに役立つ。 - プラナブ・ダラル氏、Office Beacon
14. ベンダーを真のパートナーとして扱う
イベントの質は最も弱いベンダーによって決まる。混乱から私を救ってくれた一つのステップは、ベンダーを真のパートナーとして扱うことだ。事前にスケジュール、期待事項、エスカレーション計画を彼らと一緒に確認する。AV、ケータリング、会場スタッフが一つのチームとして機能すれば、問題は気づかれる前に解決される。この連携により、スムーズなプロセスがシームレスなものになる。 - ヴォレン・ヴルコフ氏、Enhancv
15. 「合間の瞬間」に焦点を当てる
カンファレンスを記憶に残るものにするには、「合間の瞬間」に焦点を当てよう。セッションの計画だけでなく、参加者のための旅程マップを作成する。到着から出発まで、講演間の移動やネットワーキングの休憩を含め、彼らの体験を詳細に描写しよう。これにより、細部が見落とされることなく、標準的なイベントが関係者全員にとってスムーズで忘れられない体験へと変わる。 - トニア・ライアン氏、Techvoya
16. 参加者アドバイザリーパネルを作る
参加者アドバイザリーパネルを作ろう。60日前に、過去および見込み参加者10〜12名を募集し、「これを見逃せないイベントにするには何が必要か」と尋ねる。彼らの優先事項をセッショントピック、フォーマット、ネットワーキングデザインに変換しよう。聴衆が共同設計すると、参加者が学び、決定し、行動する必要があることを中心に構築されているため、カンファレンスはよりスムーズに進行する。 - マリー・ホリブ氏、Proteus International
17. 包括的な在庫リストを作成する
最も簡単に起こりうることの一つは、重要な資材、看板、販促物を忘れることだ。すべてのイベントプランナーが包括的な在庫リストを作成することをお勧めする。リストには、各アイテムの名前、現在の場所（例えば「廊下のクローゼット」や「アンの家」）、各アイテムの数量、そして誰がそれを担当しているかを含めるべきだ。そうすれば、イベント当日に疑問が生じることはない！ - エミリー・レイノルズ氏、R Public Relations
18. リハーサルを行う
チームとドレスリハーサルを実施しよう。ブロードウェイと同様に、タイミング、技術、流れの不具合を発見するための完全な通し稽古なしに本番を迎えるショーはない。そのリハーサルにより、舞台裏で混乱が起きていても、参加者には本番のイベントがシームレスに感じられる。 - サヒル・ガンディー氏、Blushush
19. 参加者体験に焦点を当てる
検索エンジン、AI、メディアを通じて多くの情報が入手できる現在、人々がカンファレンスに参加する主な理由は、新しい製品やサービスを発見することではなく、一般的には入手できない貴重な洞察を共有できる他者とより強い関係を構築することだ。カンファレンスをそのようなメリットのための計画的なイベントに変えれば、「見逃せない」機会となる。 - ジェリー・カーン氏、Age Brilliantly
20. カンファレンスオンブズチームを導入する
参加者に独立した、公平で、非公式かつ機密性の高いリソースを提供し、必然的に発生する問題に対応するカンファレンスオンブズチームの導入を検討しよう。オンブズリソースは、早期に課題を受け止めて解決し、人事調査や訴訟を防ぐように設計されている。また、カンファレンスや組織のリーダーに重要な匿名化されたフィードバックを提供することもできる。 - チャック・ドーラン氏、MWI
