大きな共通目標を設定することはワクワクしますが、確固たるシステムがなければ、その道のりは混沌としたものになりかねません。秘訣は単に一生懸命働くことではなく、全員が足並みを揃えて進むことができる、スマートで反復可能なワークフローを構築することです。チームが何をすべきか、いつ行うべきか、そして途中でどう調整すべきかを正確に理解していれば、最も困難な目標でさえ達成可能に感じ始めます。
ここでは、フォーブス・コーチズ・カウンシルのメンバー19名が、チームを効率的かつ意欲的に保ち、成功に向けて軌道に乗せるワークフローを設計するための最良のアドバイスを共有します。目標がどれほど野心的であっても、チームが集中力を維持し、勢いを保つための方法をご紹介します。
1. ゲームから始める
目標設定プロセスを、付箋を使った10分間の模擬危機解決や、全員が荒唐無稽な目標に向けて一つのステップを提案しなければならないインプロビゼーション演習など、テンポの速いチームチャレンジから始めましょう。エネルギーが高まったら、実際のワークフローの共同作成に移行します。遊びから実践へのこの認知的な切り替えは、予想外に変革をもたらします。- トーマス・リム、システムリーダーシップセンター（SIMアカデミー）
2. 摩擦を減らすテンプレートを共同作成する
最高のワークフローは信頼から始まります。主要なユーザーをプロセスの早い段階から巻き込み、アイデアを自由に発言できる環境を作り、成果に対する当事者意識を持たせましょう。繰り返し行うタスクを効率化し、摩擦を減らすテンプレートを共同で作成します。そして、フレームワークは柔軟に保ち、人、プロジェクト、状況に合わせて調整することで、野心的な目標が達成可能かつ持続可能になります。- キャスリーン・シャンリー、スタティス
3. 定期的なチェックイン会議を実施する
目標はチームが容易に理解できる実行可能なステップに分解する必要があります。しかし、今日の動的な環境では、それだけでは十分ではありません！目標自体は一定であっても、それを達成しなければならない条件は常に変化しています。したがって、定期的なチェックイン会議は、連携とスムーズな実行を確保するためのコミュニケーションインフラの重要な部分です。- マルティナ・クールマイヤー、マルティナ・クールマイヤー・コーチング・アンド・コンサルティング
4. 上級リーダーにプロセスをテストさせる
プロセスが社内で開発されたら、上級リーダーがその使いやすさをテストすることが重要です。リーダーは、エンドユーザーの体験から切り離され、日常業務レベルでの機能性から距離を置いてしまうことがあまりにも多いのです。リーダーシップによるテスト後、部門レベルでパイロットを展開し、ギャップ、失敗点、ソリューションの再調整の機会を特定する必要があります。- オリビア・デュフール、オリビア・デュフール・コンサルティング
5. システムをシンプル化して実行力を強化する
システムをシンプルで移転可能なコード化に簡素化しましょう。私は「マジックトライアド」と呼ぶものを使用しています。これは把握しやすい3つの重要な柱で、最も重要な概念を導入し、初期の概念が理解された後で複雑さを追加します。複雑さと明確さの欠如は、しばしば実行の敵です。- エドワード・ドハティ、ワンディグリー・コーチング
6. 感情的な明確さを通じてチームを動機づける
まず、野心的な目標に到達した時にチームがどのような感情を抱くか—誇り、安堵感、影響力—を視覚化するのを手伝いましょう。その感情的な明確さが参加意識を構築します。次に、軌道に乗り続けるための定期的なチェックインを含む、明確なステップバイステップの計画を作成します。反復可能なワークフローはタスクだけでなく、集中力と責任感を持って前進しながらモチベーションを維持することも重要だと私は実感しています。- ローリー・サドブリンク、リード・ウィズ・GRIT
7. 「リーン」な「ヒューマン・イン・ザ・ループ」AIアプローチを採用する
真の効率性は、あらゆる形態の無駄を排除する「リーン」な考え方から生まれます。AIは「ヒューマン・イン・ザ・ループ」アプローチで反復可能なワークフローに組み込むことができます。最初から完全な自動化を目指すのではなく、最も反復的、データ集約的、または時間のかかるプロセスの部分を処理する協力的なパートナーとしてAIを統合します。これにより、チームはより高度なタスクに集中できるようになります。- アディル・ダラル博士、ピナクル・プロセス・ソリューションズ
8. 繰り返し発生する遅延をマッピングし、「事前決定」を設計する
効率性は、ボトルネックが形成される前に排除することにあります。そのため、派手なテンプレートは機能しません。承認待ち、不明確な所有権、重複作業など、繰り返し発生するすべての遅延をマッピングしましょう。そして「事前決定」—チームが立ち止まって質問する必要がないルール—を設計します。確かに、スピードを加えることでスケールしますが、摩擦を減らすことでもスケールします。- アラ・アダム、アダム・インパクト・インスティテュート
9. 各目標の背後にある目的を明確にする
ワークフローがサポートする目標が明確であることを確認し、全員が同じ方向に向かって作業できるようにしましょう。このワークフロー以外の目標の数が妥当かどうかを確認してください。優先順位付けが必要になる可能性が高いからです。多くの人が一度にあまりにも多くのことを行おうとして、どれも上手くできていないことを念頭に置いてください。作業が進むにつれて、チェックインし、課題がある場合は耳を傾けましょう。必要に応じて調整してください。- ケリー・ロス、ロス・アソシエイツ
10. エネルギーとリズムを中心にワークフローを設計する
野心的な目標のための反復可能なワークフローを構築する最良の方法は、単なる効率性だけでなく、エネルギーを中心に設計することです。明確な成果を持つ2〜3週間のスプリントを使用し、所有権（単なるタスクではなく）を割り当て、迅速な振り返りを組み込みます。チームのリズムに合わせて柔軟に対応するシステムは、人々を燃え尽きさせることなくスケールするシステムです。最高のチームメンバーを活用するために、タグチーム機能も追加しましょう。- アルティ・ラビクリッソン、プレルナ・アドバイザリー
11. プロセスを共同作成、テスト、自動化する
チームとプロセスをマッピングすることから始めましょう—ホワイトボードに書き出し、シンプル化し、文書化します。テストし、調整し、繰り返します。優れたワークフローは真空の中で構築されるのではなく、実世界で共同作成され、所有され、最適化されます。明確さと一貫性が、大きな目標に向けた勢いを生み出します。そして、反復可能なステップを自動化するためにAIを導入し、人間が本当に重要なことに集中できるようにしましょう。- ニック・レイトン、エグザクトリー・ホエア・ユー・ウォント・トゥ・ビー
12. 明確さと自律性で所有権を促進する
効率的で反復可能なワークフローの鍵は、明確さと自律性を組み合わせることです。明確な目標、役割、成果を定義して、全員が目的地を知るようにします。そして、チームメンバーにそこに到達する方法を選ぶ自由を与えます。このバランスが所有権を促進し、実行を加速し、信頼と革新の文化を構築します。これらはすべて、野心的な目標を達成するために不可欠です。極端な所有権を強化することが重要です。- アレックス・ドレイパー、DXラーニング・ソリューションズ
13. 役割を定義し、説明責任と進捗を強化する
明確に定義された役割と説明責任は必須です！四半期ごとの会議でチェックインする時間を作ることは、今日の従業員の関係と価値を構築するために不可欠です。彼らは年末の評価だけでなく、一年を通して正しい方向に進んでいることを知る必要があります。早期かつ頻繁にチェックインし、常に「あなたのために何ができるか？」と尋ねましょう。- リズ・トロッキオ・スミス、トロッキオ・アドバンテージ
14. 「なぜ」を明確にしてチームの当事者意識を強化する
「問題が適切に定義されれば、問題は半分解決される」ということわざがあります。優れた成果は、プロセスを理解し所有する優れた人々に依存しています。彼らは「何を」について明確に理解し、フィードバックを得ます。優れたリーダーはさらに、これらの成果物が重要である「理由」、その依存関係とリスクを指導し明確にします。これにより、チームは「どのように」—仕事をどのように行うか—を「所有」し、結果を出すためのシステムと先行指標を構築することができます。- ジョージ・ペサンスキー、マイブレンデッドラーニング
15. シナリオプランニングを使用して実行を導く
目標を達成するためのワークフローをどのように作成するかという問題は、シナリオプランニングの力を本当に強調しています：チームは一緒にアリーナで働き—現在の状態から目標に到達するために必要な正式な将来とイニシアチブを定義する際に、アイデアを開かれた形で共有し挑戦します。イニシアチブには具体的な成果と所有者があります。進捗レビュー、更新、修正は定期的なリズムで行われ、アリーナで集合的に行われます。- トーマス・ポージー、ポージー・アソシエイツ
16. ワークフロー設計では柔軟性よりも読みやすさを優先する
トラウマインフォームドフレームワークを構築するようにワークフローを構築しましょう：明確な構造、曖昧さゼロ、記憶や気分の浮き沈みに依存しないこと。私はリーダーに、「柔軟性」を美化するのをやめるよう指導しています。それは実際には偽装されたカオスに過ぎません。チームがプロセスを理解するために解読リングが必要なら、それはスケーラブルではなく、妨害行為です。反復可能であるためには、まず読みやすくなければなりません。- アリ・マクグルー博士、タクトフル・ディスラプション
17. 改善のための反復的学習を取り入れる
反復的な学習を組み込みましょう。定期的なレビューと改善要素を持つ自己改善プロセスは、効率性を構築し、反復可能であり、最も重要なことに、変化に適応可能です。- エド・ブジチキー、リード・フロム・ザ・フロント
18. 成功の明確なビジョンを持つSMART目標を設定する
明確なビジョンから始め、目標をSMART（具体的、測定可能、達成可能、関連性がある、期限付き）にして、結果が測定可能になるようにしましょう。これが効果的で反復可能なワークフローを構築する最良の方法です。チームの全員が目標の背後にある「なぜ」を理解し、成功がどのようなものかの明確なビジョンを持つことが重要です。これにより、優先事項を調整し、焦点を絞ったプロセスを設計し、意味のある進捗を追跡し、一貫して野心的な結果を推進するシステムを作成できます。- アンドレア・フルソフスカ、HR4Uソリューションズ
19. プレイブックについてチームの意見を求める
チームとプレイブックを共同作成しましょう。連携と効果的な実行を確保するために、明確な役割、主要な優先事項、成功指標を定義します。そして、進捗を確認し適応するための週次チェックインの一貫したリズムを確立します。これにより、チームはプロセスを所有し、野心的な目標を実行と継続的改善の反復可能なシステムに変えることができます。- ロリ・ハス、ロリ・ハス・コーチング・アンド・コンサルティング
