Tribe, Inc.のCEO兼エグゼクティブ・クリエイティブ・ディレクター。大企業の社内コミュニケーションを通じた従業員の連携に取り組んでいる。
年の最終四半期は、来年の戦略計画と予算策定を始める時期であり、従業員コミュニケーションをより詳しく見直すのに最適な時期である。
社内コミュニケーションの監査を行うことで、どのコミュニケーションチャネルや戦術が最も効果的かを把握できる。また、見逃している機会や、小さな調整で大きな改善が見込める領域を明らかにすることもできる。
以下は、監査から得られる3つの重要な学びである。
1. 改善できるチャネル
クライアントが私の社内コミュニケーション会社に、特定のチャネルが従業員に効果的でないと話すことがある。例えば、従業員はメールを読まないという話をよく聞く。しかし調査では、従業員は企業からのコミュニケーション方法として、メールを好ましい方法の一つとして挙げることが多い。
監査によって、全社メールが長すぎる、明確に書かれていない、関連性のないメールが多すぎる、注目を集められずインボックスの下部に埋もれてしまうなどの問題が明らかになるかもしれない。しかし、本当にチャネル自体に問題があるのだろうか？
例えば、絶え間なく送られる全社メールを、グラフィカルで解析しやすい週次のメールダイジェストとしてまとめて配信する方法もある。クライアントにこのソリューションを提供した際には、各メールの見出しと1文の要約または行動喚起を、1つのボックスやグラフィックタイルにまとめた。従業員は各メールの要約版をグラフィックタイルのコレクションから素早く確認できる。興味があるものや関連性のあるものについては、リンクをクリックして完全なメールを読むことができる。
もう一つの例として、従業員がほとんど訪問しないイントラネットがある。監査によって、イントラネットというチャネル自体に問題があるのか、あるいはUXやコンテンツに問題があるのかを理解できる。来年は、現在のイントラネットを再設計し、月ごとに新鮮なコンテンツフローを計画する適切なタイミングかもしれない。
2. メディアミックスへの新しいアプローチ
長年使用してきた同じメディア形式を使っているなら、変化をつける時期かもしれない。例えば、長い記事を避け、情報を小さなチャンクに分割したり、より多くのビジュアルと少ない言葉を使ったりすることができる。メッセージをインフォグラフィックや、インフォグラフィックをベースにしたアニメーションビデオで伝えることも考えられる。リーダーシップインタビューや従業員プロフィールのビデオを試してみるのもよい。より複雑なトピックについては、ポッドキャストは詳細な説明が必要な話を伝えるのに最適な方法である。
3. リーチできていない従業員層
社内コミュニケーション監査で最も驚くべき結果の一つは、従業員の大きなセグメントにリーチできていないことかもしれない。多くの場合、これはコンピュータの前に座っていないデスクを持たない従業員だが、特定の地域や機能の事務職員である可能性もある。特定のプラットフォームにアクセスできない、コミュニケーションチャネルの認知度が低いなど、一部の従業員グループには気づいていない障壁があるかもしれない。必要な翻訳の欠如も障壁となりうる。
監査プロセス
社内コミュニケーション監査の実施は、戦略的計画に必要なフィードバックを提供するための明確なプロセスである。最初のステップは、エージェンシーやコンサルタントが現在のコミュニケーションメッセージ、コンテンツ、チャネルを確認することだ。ニュースレターからタウンホールまでの既存のコミュニケーション、エンプロイヤーブランドとEVP（従業員価値提案）の明確化、会社のミッション、ビジョン、バリューについて尋ねられることがある。
既存のコミュニケーションへのこの没入は、エージェンシーが企業文化とコミュニケーションのニュアンスを理解し、ステークホルダーと従業員に対してより知的な質問を開発するのに役立つ。
ステークホルダーの目標
次のステップは、社内コミュニケーションの目標と望ましい成果を定義するためのステークホルダーインタビューである。これには多くの場合、C層の複数のメンバーだけでなく、HR（人事）リーダーや社内コミュニケーションチームも含まれる。
従業員のエンゲージメントと連携に最も重要なメッセージは何か、望ましい行動変化は何か。成功とはどのような状態か。
従業員の現実
従業員フォーカスグループは、部門やビジネスユニット、地理、職務機能、勤続年数など幅広い層から集められる。クライアントによってはこのステップを省略したがることもあるが、これがなければステークホルダーの目標と従業員の現実のギャップを特定できない。ここで、従業員が情報から取り残されていると感じている点、もっと知りたいトピック、現在聞けていない情報源などを学ぶことができる。
コミュニケーションに対するステークホルダーの目標と従業員の理解とのギャップが、来年の計画の鍵となる。問題点を知らなければ修正することはできない。問題が明確になれば、実行可能なソリューションを開発し、来年の社内コミュニケーションの優先順位を設定できる。
