Travel Codeの最高経営責任者（CEO）、エゴール・カルポヴィッチ。当社は企業が出張ごとにコスト削減できる企業出張管理プラットフォームを提供しています。
今日の企業出張の世界は、ほんの少し前とはまったく異なる様相を呈しています。つい最近まで、企業出張管理はすべて管理が中心でした。方針は厳格で、出張に派遣される従業員には、与えられたルールや旅程に従う以外の選択肢はありませんでした。
しかし、それはもはや通用しません。企業出張管理の仕事を通じて、出張者は旅程のあらゆる段階で柔軟性を期待するようになっていることに気づきました。さらに、出張計画が彼らのニーズを考慮し、全体の経験を楽しいものにすることを期待しています。
では、企業はどのようにして従業員のニーズを満たしながらコストを削減する企業出張管理プランを作成できるのでしょうか？それが、ここで取り組む問題です。
企業出張管理の定義
まずは大局的な視点から始めましょう。企業出張管理とは、組織のビジネス出張を計画、予約、監督するシステム、プロセス、人材を指します。確かに、人々をある場所から別の場所へ移動させることですが、同時に出張プロセスに投資されるすべての資金に対して優れた価値を得ることでもあります。
適切に行われれば、企業出張は従業員に素晴らしい経験を提供しながら、会社の目標も達成できます。私の経験では、それはコストを管理し、出張の目的（顧客との面会、取引の締結など）を達成し、安全面でのリスクを最小限に抑えることを意味します。
強力な出張プログラムが組織の経費削減に貢献する方法
強力な出張プログラムを構築する理由は経費削減だけではありませんが、それは主要な動機の一つです。企業出張の分野での私の経験から、出張に関するすべてを整理することで、組織の財務に前向きな影響を与える方法はたくさんあります：
• 方針の遵守： 体系的な出張プログラムは、直前の航空券予約や、プログラム外の高額な高級ホテルの予約を避けるなど、出張手順の遵守を促進できます。
• 管理コストの削減： 優れた出張プログラムを構築するために必要な事前の作業は、後々のオーバーヘッド削減につながります。必要な手作業の介入を減らす自動化ツールを使用すると、出張管理に関連する人件費が削減されることがわかりました。
• 経費の洞察： 出張費が適切に追跡されると、節約の機会を見つけ、手順を調整するためのパターンを特定できます。
企業出張プログラムの設定
プログラムを設定する際に考慮すべきいくつかの領域があります：
• 企業出張マネージャーの指定
企業出張マネージャーは、プログラムの全ての動く部分を一貫性のあるパッケージにまとめる責任を負います。これは組織内の専任の役割であることもあります。小規模な企業では、企業出張マネージャーの仕事は人事部門の誰かが担う多くの役割の一つかもしれません。いずれにせよ、このプロセスの最上位に位置し、すべての活動を監督する人を指定することが重要です。
現代の企業出張マネージャーには、予算の監視、ベンダーとの関係管理、会社方針の遵守確保、出張中に発生する可能性のある緊急事態への対応など、多くの責任があります。要するに、出張中の従業員と、監督を維持し効率性を確保したいビジネスリーダーとの間の橋渡しとなる企業出張マネージャーを選びましょう。
• 予約方法の選択
今日、ビジネス出張を予約する方法は無数にあるように思えるかもしれません。しかし、これは多様な市場ですが、あなたが出会うほぼすべてのオプションは、次の3つのカテゴリのいずれかに分類される可能性が高いです：
1. 一般消費者向け予約サイト： これらは、旅行者が自分で航空券、ホテルなどを予約できるオンラインの一般向けプラットフォームです。一般消費者向け予約サイトは通常、迅速で便利なオプションですが、多くは企業予約用に設計されておらず、特定の機能が欠けている場合があることに注意してください。
2. 従来の旅行代理店： 一部の企業は旅行代理店を利用して出張を予約します。この方法は、より人間的なタッチを提供することで好まれることが多いですが、他のオプションよりも高額で柔軟性が低い場合もあります。
3. 企業出張プラットフォーム： これらは、企業出張管理に必要なすべての要素を一か所に集めることを目的として特別に設計されたソフトウェアプラットフォームです。ただし、企業はサブスクリプションコスト、従業員のトレーニングの必要性、またはプラットフォームが既存のシステムと完全に統合されない場合の制限などの課題に直面する可能性があります。複数のオプションがありますが、私は信頼できるクライアントレビューがあり、組織の予約、方針統合、予算管理、レポート作成を管理するサービスを提供するものを探すことをお勧めします。
• 4つの柱の活用
あなたのニーズをすべて満たし、プロセスのすべての利害関係者に役立つ企業出張システムを構築しようとすると、迷子になりやすいものです。ビジネス出張の改善を妨げる混乱に陥らないでください。代わりに、これら4つの柱を道標として使用し、適切な方針と手順に向けて軌道を保ちましょう。
1. 旅行者は細かく管理されたくない。 私の経験では、従業員は会社の方針に沿った出張を計画・予約することを信頼されていると感じたいと思っています。システムに信頼を組み込めば、ほとんど（もしくはすべて）の人々がその信頼に値することを証明するでしょう。
2. 出張プログラムに秘密を持たない。 組織のさまざまなレベルに関わるすべての人が、何が起きているのか、どのようにお金が使われているのかを理解するために必要な可視性を持つべきです。
3. 複雑な出張プロトコルはしばしば失敗する。 あなたの従業員はすでに十分な仕事を抱えています。複雑で不必要な制限に従おうとして足を引っ張られる必要はありません。出張方針を構築する際は、常に簡素化を目指し、プロセスに自動承認を組み込むなど、問題なく進むようにしましょう。
4. 注意義務を忘れないでください。 すべての企業は、従業員が出張中に安全を確保するための措置を講じる責任があります。この注意義務には、緊急時のサポート提供や特定の出張先でのリスク監視が含まれます。
変化は威圧的に感じることがありますが、企業出張で起きている変化は良い方向に向かっていると私は信じています。プロセス全体がよりスマートになり、多くの旅行者は雇用主が設定した目標を達成しながらも、より良い経験をしています。企業出張管理に対する最新の現代的なアプローチを使用することで、あなたの組織は経費を節約し、出張する従業員を奨励・サポートし、さらに多くのことを達成できます。
