ボブ・ベネロ氏は、受賞歴のあるグローバルITソリューションプロバイダーFuture Tech Enterprise, Inc.のCEO兼創業者である。
IT予算策定シーズンが始まると、多くの組織が同じサイクルに陥る。彼らはハードウェアを単なる予算項目、計上しなければならない埋没コストとして扱い、ビジネスの適応と成長を形作る戦略的投資として扱わない。
しかし今日、優先事項が急速に変化し、あらゆる方向からコスト圧力がかかる中、ハードウェアに関する意思決定はより多くの役割を果たす必要がある。先を行く組織は、ITを活用して柔軟性を獲得し、リスクを軽減し、長期的なコストをコントロールする組織だ。これは特に、連邦システムインテグレーションのような固定予算や使い切り型の資金モデルを持つ業界では、すべての決定が長期的な影響を持つため、特に重要となる。
長期的なIT予算計画が機能しない理由
多くの組織は1年、3年、あるいは5年にわたるIT予算を計画しようとする。問題は、テクノロジーがそれよりも速く進化することだ。3年前には、現在のようにAIインフラを視野に入れていた組織はなかった。突然、チームは新しいワークロードをサポートする方法を模索することになり、当初の予算は必要なものを反映していない。
これは頻繁に起こる。企業は予算策定に力を注ぐが、その予算は審査される頃には時代遅れになっていることが多い。市場や社内リーダーシップが何を要求するかを完全に予測することはほぼ不可能だ。だからこそ柔軟性が重要なのだ。IT責任者は、年次計画サイクルだけでなく、途中で調整できるオプションとパートナーを必要としている。
ハードウェアを戦略的レバレッジに変える
増加傾向にあるチームは、従来の資本支出から、実際の使用状況により適合する運用モデルへとシフトしている。サービスとしてのモデルや消費ベースのインフラにより、組織はリアルタイムの需要に基づいてスケールアップまたはダウンすることができる。
一度に大量のデバイスを購入する代わりに、定期的な更新サイクルを利用して技術的負債を減らし、大規模な緊急支出イベントを回避している。また、予算の期限ではなく、実際のユーザーニーズに合わせて購入決定を行っている。
最良の投資は、時間の経過とともに適応できるプラットフォームへの投資だ。組織が突然AIや高度な分析をサポートする必要が生じた場合、インフラは完全な再構築を必要とせずに進化する準備ができているべきだ。
予算削減と駆け込み支出が調達に与える影響
もう一つの一般的な現実は、多くの場合、年度途中の予算削減だ。多くのチームは承認された計画で会計年度を開始するが、途中で支出を10%、15%、あるいは20%削減する必要があると告げられる。これにより、彼らは迅速に方向転換し、IT投資の優先順位を再設定する必要に迫られる。
一方で、使い切り型の予算シナリオも多い。このような場合、チームが年度末までに予算を使い切らなければ、次のサイクルでそれらの資金へのアクセスを失う。これにより、会計年度が終了する前に納品され計上できるものを何でも購入しようとする駆け込み需要が生じる。
どちらの状況も混乱を引き起こす。より良いアプローチは、反応的または無駄な購入をすることなく、必要に応じて迅速に行動できる柔軟な契約を前もって計画することだ。
予算検証と過剰要求の戦術
予算編成は、書面上で見えるほど単純ではないことが多い。多くの場合、チームは削減が予想されることを知って要求を膨らませる。例えば、部門が1000万ドルのハードウェアを必要としている場合、実際に必要な金額に落ち着くことを期待して1500万ドルを要求するかもしれない。
この戦術は短期的には機能するかもしれないが、全体像を歪め、長期的な計画をより困難にする。また、チーム間の緊張も高める。調達、財務、ITリーダーは協力して、予測と予算編成の精度を向上させる必要がある。
ソフトウェアライセンスコストを相殺するためのインフラ近代化
今日の最大の変化の一つは、ソフトウェアのライセンス方法だ。多くのベンダーは永続的またはプロセッサ単位のモデルからコア単位の価格設定へと移行している。これにより、コア数の多いレガシーインフラを実行している組織にとって大きな課題が生じる。
その結果、ソフトウェアコストが急騰している。かつては手頃な価格だったシステムが、新しいモデルではずっと高価になる。しかし解決策はある：インフラを近代化し、よりスマートなアーキテクチャでシステムを設計することで、パフォーマンスを失うことなくコア数を削減できる。その削減は、毎年のソフトウェアライセンスコストの低減につながる。この戦略はすぐに成果をもたらし、継続的な価値を提供する。
カスケーディングと再利用による既存資産の最適化
すべてのニーズに新しいデバイスが必要なわけではない。多くの組織は、既存の機器の寿命を延ばすためのよりスマートな方法を模索している。例えば、高性能ユーザーが使用していたラップトップを、主にWordやExcelなどの基本的なツールを使用する人に再割り当てすることができる。このカスケーディング戦略により、デバイスを継続して使用し、不必要な支出を避け、電子廃棄物を削減できる。また、チームが仕事を完了するために必要なツールを確保しながら、以前の投資からのリターンを延長することができる。
予算の機動性をサポートする調達戦略
組織はいくつかの方法で調達プロセスにより多くの柔軟性をもたらすことができる。優先ベンダー間でRFI（情報提供依頼）を実施することで、価格差を発見し、交渉力を向上させることができる。複数のOEMからの見積もりを比較することで、チームはより現実的で回復力のある予算を計画できる。
チームが早期に計画し、事前に条件を交渉することで、駆け込み支出のストレスとコストを回避できる。また、予算サイクルのタイミングを理解し、重要な計画期間に合わせて納品スケジュールを調整できるパートナーと協力することも役立つ。
ハードウェアは、記録されて忘れられる一回限りの支出として扱われるべきではない。柔軟性を持って計画し、既存リソースを最適化し、実際の状況に合わせた購入を行うチームが、予算を最大限に活用できるのだ。
