タラス・ドゥドコ氏はReports.reの創業者兼CEOである。
情報過多はマーケティングリーダーにとって継続的な課題となっている。
昨年、組織は平均して106種類のSaaSアプリケーションを使用していた。2025年のQualtrics世界調査では、マーケティングおよびインサイトのリーダーたちは「データの洪水」をビジネスインテリジェンスプログラムの最大の障壁として挙げ、56%が「断片化した多様なソースに圧倒されている」と報告している。
マーケティング会社が今日頼っている多くの情報ツールは、ビッグデータや生成AIが日常的なワークフローの一部になる遥か前の20年前に作られたものだ。この間にマーケティングの状況は完全に変化し、マーケターが膨大な量の情報を管理、保存、共有するアプローチも変わった。
長年にわたり、私はマーケティングとテクノロジーにおける自身の専門知識を通してこの問題を見てきた。私は10年間コンテンツクリエイターとして活動し、数百万人のフォロワーと数十億回の視聴回数を持つソーシャルメディアプロジェクトを開発してきた。また、企業が日々直面する課題を解決するソフトウェア開発会社も経営している。
両方の役割において、私は情報ツールに関して同じ障害に何度も直面した。自社や顧客のマーケティングワークフローのニーズに対応できるツールが見つからなかったのだ。多くのアプリケーションに散らばった膨大なファイルとタスクを抱えていた。スプレッドシートからメール、ファイル保存アプリ、タスク管理ツールへと行き来することが当たり前になっていた。サイロ化されたシステム内でソリューションをつなぎ合わせるために多くのリソースを費やしていた。
そこで私は、一般的なマーケティングワークフローの問題に対処する新製品を作った—最初は自社内で使用するために、そして同じ問題を抱える提携先と共有するためだ。ローンチ以来、マーケティング会社がより相互接続された情報エコシステムを構築する方法について貴重な教訓を学んできた。これらの戦略は、使用するアプリに関係なく、自社のワークフローに適用して労力と複雑さを減らし、生産性と明確さを高めることができる。
1. 情報保存の一元化
情報がどこにあるのか分からない、あるいは簡単にアクセスできないほど多くのアプリケーションに分散している場合、チームはマーケティングプロジェクトで効果的に協力することが難しくなる。
例えば、3年前にフリーランスのビデオグラファーとプロジェクトに取り組み、今そのコンテンツを新しいキャンペーンで再利用したいとする。しかし、プロジェクトリーダーはもう会社にいないし、フリーランサーの連絡先情報もなく、元のビデオファイルやサポート文書も見つからない。何時間も無駄に探した後、あきらめて一から始めることを受け入れざるを得なくなる。
アセットの一元化されたライブラリを確立することで、チームの時間と労力を節約できる。すべてのファイルと関連データをプロジェクトごとに一箇所にまとめれば、すべての関係者が必要なものを見つけられる。ビデオプロジェクトの場合、これらの要素にはクリエイティブブリーフ、脚本、ビデオと音楽ファイル、ソーシャルメディアの説明文、サムネイル画像などが含まれる。
2. 情報を体系的に構造化する
すべてのプロジェクトファイルを一つのハブに集めたら、データの一貫した合理的な構造を構築する。小規模では非構造化データを管理できるかもしれないが、数千または数百万のデータポイントを扱い始めると、すぐに扱いにくくなる。創造的プロセスの早い段階でデータを構造化することで、チームとAIシステムが必要な情報を簡単に見つけられるようになり、エラーやコミュニケーションの誤りを最小限に抑えられる。
プロジェクトに関連するすべての情報は数回のクリックで検索可能であるべきだ。プロジェクトを特定のタスクや開発段階に分け、それぞれにラベルとプロジェクトマネージャーを割り当てる。ビデオプロジェクトには通常、複数の貢献者がいる：俳優、ビデオグラファー、写真家、編集者、ソーシャルメディアマネージャーなどだ。
明確な作業順序でプロジェクトを整理する。ビデオグラファーと写真家は撮影素材をワークスペースにアップロードする。編集者はビデオを編集して新しいファイルをアップロードし、場所、俳優、トピックなどに関連するラベルを追加する。ソーシャルメディアマネージャーは最終的なビデオをYouTube、Instagram、TikTokに公開し、視聴回数、シェア数、コメント数などの指標を含むファイルを更新する。
3. コミュニケーションとワークフローの統一
チームはマーケティングプロジェクトで協力するために、メール、メッセージングアプリ、コラボレーションツール、共有ドキュメントなど複数のツールを使用することが多い。ある人があるワークスペースでビデオに関するメモを追加し、チームメイトが別のワークスペースに修正された映像をアップロードしていると、バージョン管理は悪夢となる。メッセージとタスクが異なるプラットフォームに散らばっていると、エラー、重複、誤解のリスクも高まる。
あらゆるタイプのマーケティングプロジェクトのワークフロー基準を明確に定義し、チーム全員がそれに従うようにする。プロジェクトコミュニケーション専用のアプリケーションを1つ選び、チーム全員がそれを使用するようにする。プロジェクトのすべてのコメントと編集を1つのワークスペースに集めれば、共同作業者は他のプロジェクトに関する情報を探す手間が省ける。一目見るだけで、ビデオが編集プロセスのどの段階にあるか、次のステップを担当するのは誰かがわかるようにすべきだ。
4. 意図的な自動化の実装
マーケティングチームは自動化とAIが彼らに取って代わることを心配している。しかし、創造的思考は貴重で人間特有の才能だ。機械は人間の創意工夫の代わりにはならない。残念ながら、多くの会社では、チームメンバーが簡単に自動化できる繰り返しのタスクに貴重な時間とエネルギーを費やしている。
ワークフローに自動化を組み込んで従業員の手作業によるタスク負担を減らせる場所を見つける。スケールを可能にし、エラーを減らし、より革新的なタスクのために人間の時間を解放する予測可能な結果の達成に焦点を当てる。例えば、日付、プロジェクトマネージャー、場所別に新しいビデオ映像を自動的に整理するルールを作成する。タイトル、説明、サムネイル、メタデータを自動的に入力する命名規則を構築し、プラットフォームの要件に基づいてビデオファイルをエクスポートする。
マーケティングは過去20年間で変革を遂げており、チームが使用する情報ツールもそれに追いつく必要がある。透明で統合された環境に情報を統合することで、より健全で幸福で効果的なチームを構築できる—そして彼らは長期的な会社の成長と顧客満足度に貢献することに投資するだろう。
