業務改善コンサルタントとして20年以上のキャリアを持つ上妻周太郎さんは、既存業務の見直しポイントのひとつとして会議での出席人数を挙げます。難しい合意形成が必要な会議では、できる限り出席人数を減らしたほうが、物事が進みやすい、とのこと。
上妻さんの近著『やめたいのにやめられない！「仕事のムダ」の削り方』（すばる舎）から、一部を引用・再編集してご紹介します。
会議の出席メンバーを削る
会議に関して削れるものの一例に、「参加者の数」があります。
会議には、「合意」という重要な役割があります。
たとえばＡ・Ｂ・Ｃの3つの部署があるとします。その3つの部署がみんな得をするような事案であれば、何も問題はないのですが、ビジネスにおいてはそのような都合のいい事案はほとんど存在しません。
議論になるのは、その案をとおせばＡとＢの部署はラクになるけれど、Ｃは作業が増える。でも、全体的にはコストを抑えられる、といった案件ばかりです。
当然、Ｃの部署にしてみればやりたくない案なので、合意に際してひと悶着が生じます。
こうした揉めそうな案件は、あなたより上の管理職に判断をゆだねるのがベスト。
しかし、いざ上のエライ人に判断を頼んだら、「3部署がみんなＯＫだったら、進めていいよ」などといった無邪気な指示が飛んでくることがあります。
いやいや、揉めそうだから、あるいはすでに大炎上しているから、相談しているんだけど……となりますね。
それでも、なんとか話を進めたいのであれば、現場の管理職レベルで合意形成をするしかありません。
Ａ・Ｂ・Ｃ各組織の関係者が集まる会議が設定され、そこで合意できる内容を探ることになります。
オンライン会議が当たり前になった昨今では、その会議に各部署の担当者が、画面も音もオフにしたまま大勢入ってきますが、これがくせ者です。
