IT Monksの最高経営責任者（CEO）アレックス・オスミチェンコ氏。
企業の成果が遅れる主な原因は、通常、技術ではない。大規模企業は一般的に、各分野のエキスパートである一流の専門家で構成されている。しかし、戦略が部門ごとの視点を通して見られると、チームはしばしば目標を異なる形で解釈してしまう。
Pulse of the Professionレポートは、望ましいプロジェクト成果を達成するための効果的なコミュニケーションの重要性を強調し、プロジェクトの5分の1がコミュニケーション問題により失敗していると指摘している。複数の部門がプロジェクトの計画、開発、実装に参加する企業では、異なるチームが同じ情報を自分たちの独自の経験を通して解釈することが一般的だ。
IT Monksでは、中規模からエンタープライズレベルのプロジェクトを手がけている。私たちは、企業のウェブサイト開発、プラットフォーム移行、統合、その他の複雑な取り組みが、戦略や目標の誤解により延期されたり、追加作業が必要になったりするのを目の当たりにしてきた。適切に確立された「翻訳」があれば、これを防ぐことができる。
チーム間のコミュニケーションにおいて、翻訳とは英語の単語を別の言語に置き換えること以上の意味を持つ。それは各チームが接続できる共通のフレームワーク（または語彙）を作ることを意味する。これにより、複数の視点が共存できるようになる。
以下に、チーム間の不一致の一般的な理由と、組織が共通理解を構築するための実践的なステップを紹介する。
戦略目標はチームの解釈を通して形を得る
チームが戦略自体について意見が合わないわけではない。むしろ、彼らは自分たちの専門知識に合う形で解釈していることが多い。
リーダーシップ（C級幹部、部門長、戦略責任者）が新しいアプローチを提示すると、多くの従業員は自然とそれを自分の専門分野と責任に当てはめる。メッセージが部門やマネージャーを横断して移動するにつれ、それは徐々に特定のタスクに変換され、それらが常に互いに関連しているとは限らない。
これは各チームが手元にある知識とツールを通じて結果を出そうとする努力だ。戦略が解釈の余地を残すと、チームはそれを利用して自分たちが最も得意とすることを進める。
ビジョンがタスクに縮小される
例えば、リーダーシップが「業務効率の向上」という目標を設定した場合、異なる部門はこの目標を具体的な行動に形作る：
• ITは内部プロセスを自動化する。
• 財務部はベンダー契約を見直す。
• 運営部門はチーム構造を最適化する。
各イニシアチブはそれ自体で有効だが、積極的な調整がなければ、全体的な影響は断片化する可能性がある。全社的な共通の翻訳を作成する鍵は、企業目標達成への取り組みが互いに並行してではなく、同期して進むことを確実にすることだ。
誰も立ち止まって確認しない
全社的な集まりや戦略プレゼンテーションの際に、チームが質問する場面をどれだけ目にしただろうか？
大規模な会議では、チームは他の人も同じように理解していると思い込み、明確化を求めることをためらうことがある。「可視性」のような用語は、マーケティング、コミュニケーション、IT部門で異なる意味を持つことがある。
チームはしばしば共通の語彙を使用するが、共通の意味を持っているわけではない。早い段階で明確にする時間を取ることで、共有される用語が共有される理解に変換され、より迅速で効果的な実行の基盤が整う。
機能横断的な実行を早期に調整する
調整は成功するプロジェクトの核心にある。戦略がどれほどグローバルであっても、最初のタスクが作成されるずっと前に翻訳が明確に指定され、全員が同じページにいるときに最良の結果が得られる。
実行の調整とは、共通理解の基盤を構築することを指す。調整セッションを担当する人がいることで、チームは明確さと自信を持って前進できる。
役割ごとに成功を定義する
何十もの部門で構成される企業では、各チームが「完了」の定義を異なる形で持っている。一貫性を確保するために、プロジェクト開始前に機能横断的な「完了の定義」を文書化することが役立つ。
このような文書を作成するには、各部門に以下の質問に答えてもらう：
• あなたの領域では成功はどのように見えますか？
• どうやってそれを達成したことを知りますか？
これらの回答を共有文書で比較・調整することで共通のベースラインが作成され、すべてのチームが調和して進捗を測定できるようになる。
コンテキストオーナーを割り当てる
私たちは、すべてのプロジェクトにコンテキストオーナー、つまり戦略と実行を結びつける専任の役割を持つことを推奨している。
期限を追跡するプロジェクトマネージャーとは異なり、コンテキストオーナーはタスクが元の意図に沿っていることを確認し、解釈が意図から逸脱した場合にガイダンスを提供する。彼らの役割は、最初から最後まで戦略的な一貫性を保つことだ。
この人物は明確性レビューを実施し、すべての部門間で翻訳ファイルを調整する責任を負う。
ステータス会議ではなく明確性レビューを実施する
プロジェクトはステータス更新会議を超えるべきだ。これらはタスクの進捗追跡の避けられない部分だが、必ずしも調整を確認するわけではない。しかし、明確性レビューはチームに以下を問うことでさらに一歩進める：
• 私たちは何を構築しているのか？
• なぜそれを構築しているのか？
• それはどのように戦略的目標をサポートするのか？
異なるチームから提供される回答が明確で一貫していれば、プロジェクトは軌道に乗っている。そうでなければ、コンテキストオーナーは努力が同じ目的地に向けられるよう、迅速な再調整を行うべきだ。
最終的な教訓
調整された努力は成功するデジタル変革に等しい。大規模組織は、用語を明確に定義し、期待を早期に調整し、翻訳と実装のための専任の役割とセッションを導入することで、スムーズな戦略実行のための条件を確立できる。
