タムシン・ゲーブルはMunicornのPR責任者である。
半世紀以上にわたり、未来のイメージはスター・トレックに登場する宇宙船エンタープライズの艦橋のようなものだった。多様な専門家たちがボタンとスクリーンに囲まれた近代的な部屋に座っている。紙は必要ない。なぜなら、紙は過去の遺物だからだ。
1978年、英国の情報科学者F.W.ランカスターが「ペーパーレス社会」という言葉を生み出し、本のない未来の図書館を私たちに約束した。図書館員は「脱制度化された環境における情報専門家」として再定義されるとされた。
当時はそれが素晴らしいアイデアに思えたことだろう。その魅力は確かに理解できる。結局のところ、1970年代のあらゆる種類のオフィスは紙であふれていたことで悪名高かった。書類仕事と官僚主義は切っても切れない関係だった。時には、ファイリングキャビネットに保管された膨大な書類の重みで床が崩れ始めることさえあった。
デジタルのペーパーレス時代は理想的に思えた。しかし、ここで疑問が生じる：なぜそれは完全に実現していないのだろうか？
紙の意外な耐久性
紙が私たちの生活に残り続けている理由は多くあり、確かに紙の生産や印刷業界の企業はこれらを熱心に指摘している。しかし、彼らの主張を無視するのは間違いだろう。実際、それらはかなり的を射ている。結局のところ、あらゆる場所のすべての人をデジタルプラットフォームに移行させることは高価で面倒であり、人々は紙を使用するユーザー体験に慣れている。紙は感覚的、触覚的な体験を提供するだけでなく、単純に使いやすいと感じているのだ。
デジタルの約束もやや誇張されている。BBCはインターネットが年間炭素排出量の約4%に寄与していると報じている。また、Two Sides North Americaは森林は適切な管理を通じて補充できる再生可能な資源であると指摘している。
したがって、ペーパーレス化の約束に関しては、いくつかの即時的な課題がある。しかし、他の課題はより制度的なものだ。紙の文書が好まれるだけでなく、法律によって義務付けられている分野もある。これは医療から裁判、地方自治体の税務署とのやり取りまで、さまざまな分野や産業に影響を与えている。
例えば、医療業界では、1996年の医療保険の携行性と責任に関する法律（HIPAA）の下で、ファックスは患者記録、処方箋、医療文書を送信するための安全な手段と考えられているため、よく使用される。紙のファックスへのこの依存は米国に限ったことではなく、カナダの個人健康情報保護法（PHIPA）や欧州の一般データ保護規則もファックスの使用を支持している。
また、裁判所への提出書類や文書の認証コピーには、物理的な署名が必要とされることが多い。
2002年のサーベンス・オクスリー法は、監査目的で企業にあらゆる書類のコピーを最大7年間保管することを義務付けている。
公共部門全体で紙の文書を完全に排除することなど忘れてほしい。政府は冗長性のために紙の文書を保管している。それらはオンラインハッキングから安全で免疫があるためであり、また接続性の低い地域でのインターネットアクセスの問題のためでもある。推定値は様々だが、2023年のフォーブスの記事によると、ブロードバンドアクセスのないアメリカ人の数は約4200万人、つまりアメリカの3億3000万人のうちかなりの割合に上る可能性があると報じられている。これは、ペーパーレス社会に必要なツールへのアクセスがまだない人々が多数いることを意味している。
ハイブリッド利用の事例
したがって、ペーパーレスは未来ではないようだが、では何が未来なのか？未来においても、デジタルとアナログの要素を融合させたハイブリッドアプローチに依存し続けるという強力な事例がある。紙は、廃止されつつある古い通信方法や文書保管方法ではなく、実証済みの方法の一部として見られるだろう。私の会社Municornの視点からは、セキュリティと冗長性のために、ファックスとクラウドベースの文書共有システムの両方を維持するハイブリッドシステムを採用している企業を見てきた。
オフィスでの紙の使用を削減するためのプラットフォームを提供するPaperCutでさえ、紙には法的に義務付けられたものから、触覚的な体験や、一連のファイルを検索するよりも机の上の文書を閲覧する方が単に簡単かもしれないといった測定が難しい特性まで、強みがあるという立場だ。
必要な文書を紙に印刷、保存、共有しながらも、電子メールやその他の不必要なファイルの無駄な印刷をデジタルプラットフォームの使用に切り替えるという今日のハイブリッドアプローチが、実際に現れつつある真の未来のようだ。
