キャスリーン・ハーリー氏は、中小企業向けにインフラソリューションと次世代テクノロジーを提供するテクノロジー企業Sage Inc.の創業者である。
テクノロジーにどこでどれだけ資金を投じているかを理解すれば、ビジネスについてより賢明で戦略的な意思決定ができるようになる。すべてのテクノロジーコストをクライアントに請求したり、税金で全額控除したり、すべてのサブスクリプションをキャンセルしたりすることはできないかもしれない—そのような結果は稀である。しかし、現在の支出状況を把握し、テクノロジーをより効果的に業務に統合する方法を見つけることができるだろう。
中小企業にとって、テクノロジーは長らくコストの吸い込み口—損益計算書上の必要だが収益性のない項目—と見なされてきた。ハードウェア、ソフトウェアライセンス、サブスクリプションはコピー機のレンタルのように扱われることが多かった：避けられないコストであり、生産性や売上がいずれそれを相殺することを期待するだけだった。
その見方は間違いではないが、もはや唯一の選択肢ではない。
現代のツールとより高い可視性により、リーダーはテクノロジーコストを異なる視点で評価できる。テクノロジー支出を再構築することで、テクノロジーがどのように業務をサポートし、どこで新たな価値を生み出すかについてより鋭い洞察が得られる。企業を率いるにせよ、チームを管理するにせよ、プロジェクトを運営するにせよ、視点を変えることでよりスマートな戦略と明確な方向性を見出すことができる。
コスト配分における標準化の神話
テクノロジーコストを管理する一般的なアプローチは標準化—各部門に一貫したハードウェアとソフトウェアのパッケージを作成すること—である。理論的には、これによりチームごとの正確なITコストを計算できる。実際には、標準化はほとんど維持できない。従業員が一人でも異なるアプリをインストールしたり、特殊なツールを購読したりするだけで、このモデルは崩れてしまう。
今日のニッチなソフトウェアやサブスクリプションサービスの世界では、IT環境は急速に変化する。今月「標準」とされるものが、次の月には時代遅れになるかもしれない。一貫した部門別コスト構造を維持することは、動く標的を追いかけるようなものだ。
手当モデル：ガードレール付きの権限委譲
代替アプローチとして、各部門に標準予算—ITの支出手当—を設定し、柔軟性を組み込む方法がある。各チームは、自分たちの業務を最もよくサポートするハードウェア、サブスクリプション、または特殊なツールに資金を配分する。
このモデルは創造性と対応力を育む。チームは自分たちに合ったツールを選択できるが、定義された制限内で行う。セキュリティ、コンプライアンス、サポート可能性のためには、強力なポリシー、承認ワークフロー、IT監視が依然として重要である。うまく実施されれば、手当モデルはチームに権限を与えながら、テクノロジー投資をビジネス目標に合わせることができる。
現実に基づく報告
手当モデルを採用しても、レガシーシステムや継承されたコストは残る。支出の明確な全体像を把握するために、リーダーは以下の重要な質問から始めるべきである：
• 誰が何を購入しているのか？
• 誰がそれを使用し、どのくらいの頻度で使用しているのか？
• 請求はいつ発生し、契約期間はどのくらいか？
一部の回答はITシステムから、一部は財務から、一部はベンダーから得られる。この情報を一つのダッシュボードやレポートにまとめることで、リーダーはより完全な全体像を把握でき、今後の意思決定のためのより強固な基盤を得ることができる。
これは小規模企業にとっては過剰に思えるかもしれないが、小規模なチームでさえ、使用されているツールの数—そして管理されていないツールの数—に驚くことが多い。サブスクリプションサービスは正式な調達プロセスなしに簡単に導入できることが多い。コストは静かに増加し、ソフトウェアは監視なしに増殖する可能性がある。
コストセンターから競争優位へ
定期的な報告は単なる予算編成ではない。それは非効率を発見し、業務を合理化し、テクノロジーがどのようにビジネスをサポートするかを再考する機会である。一貫した洞察により、リーダーは反応的な支出から戦略的な投資へとシフトし、テクノロジーを埋没コストから競争優位へと転換することができる。
