最近、職場でメールを開いたところ、何段落にもわたってスポーツの比喩（スポーツに興味のない人には必ずしも伝わらない）や鼓舞する言葉、絵文字が並んでいました。その言葉の洪水の中に、実際のメッセージや具体的な期限が含まれていたと思いますが、何か有用な情報を見つけた頃には、すでにイライラしていました。おそらく、そのメールを受け取った多くの人は、数多くの絵文字やGIF画像の最初の一つを見た時点で、それ以上読むのをやめたでしょう。このようなメールを受け取るたびに、私のモチベーションが上がるどころか、次回からその送信者からのメールを読む可能性が低くなります。彼女には創造性とチームの連帯感を構築したいという意欲があったことは評価しますが、職場のメールは仕事を容易にするためのものです。メッセージが過剰な装飾、量、または無駄な言葉の下に埋もれてしまうと、従業員は読むのをやめ、期限を逃し、不満が募ります。
従業員が職場のメールを無視する理由
以下は、従業員が職場のメールを無視する主な理由と、読む価値のあるメールの特徴です。
- 過剰に装飾された職場のメール：比喩、季節のスローガン、応援調の言葉で満たされたメールは、送信者には楽しく思えても、読み手には疲れるものです。すべての行が激励のように感じられると、人々は必要な情報を探すのをやめてしまいます。明確に書かれたシンプルなリマインダーの方がはるかに効果的です。
- 何も付け加えない職場のメールが多すぎる：誰かが新しい、または有用なコンテンツのないメッセージを次々と送ると、読み手はすぐにそれらを無視するようになります。危険なのは、最終的に重要なことが書かれていても、ノイズの中に埋もれてしまうことです。量を減らし、中身を充実させることが注目を集めるポイントです。
- 職場のメールで要点を隠す：重要なことを明かす前に数段落にわたって迷走するメールは、読み手を推測させます。主要なタスクや期限が最初の数行で明らかでない場合、人々は流し読みして完全に見逃してしまう可能性が高くなります。
- 職場のメールの文章の壁：途切れのない大きなテキストブロックは、メールをツールというよりも課題のように感じさせます。読み手は壁を見るとウィンドウを閉じ、後で戻ってくることを自分に約束します。ほとんどの人は二度と戻ってきません。コンテンツを短いセクションや箇条書きに分けることが、読まれるものと無視されるものの違いを生みます。
- 職場のメールの曖昧な件名：「簡単な更新」や「いくつかの情報」といった件名は、読み手が優先順位をつけるのに役立ちません。人々は開くか遅らせるかを瞬時に決定する必要があり、件名が重要性を示さない場合、そのメールは受信トレイの底に沈んでしまいます。明確な件名は読み手の時間を尊重していることを示します。最近、「このリンクを使用」という件名を含めた人がいました。それが再び必要になったとき、どれほど役立ったか言うまでもありません。検索に「このリンクを使用」と入力するだけでよかったのです。
- 職場のメールの偽りの緊急性：すべてのメッセージに「ASAP」や「緊急」と書かれていると、人々はそれを信じなくなります。緊急性を誇張すると信頼が損なわれます。本当に即座の注意が必要なことがあっても、目立たなくなる可能性があります。
- 職場のメールの不必要なCCと全員返信スレッド：自分に関係のない会話にコピーされることほど、メールへの熱意を奪うものはほとんどありません。受信トレイが散らかり、時間が無駄になります。無関係なスレッドに引きずり込まれた従業員は、最終的にそれらを開くのをやめてしまいます。
- 職場のメールの専門用語と頭字語：内部用語、珍しい頭字語、略語、または省略形が詰まったメールは、読み手が行動する前に解読することを強いられます。人々を包含するどころか、障壁を作り出します。組織内の誰もが理解できる明確な文章の方が効果的です。
- 忙しく見せるために書かれた職場のメール：時々、人々は自分が働いていることを示すためだけにメッセージを送ることがあります。これらのパフォーマンス的なメールは簡単に見分けられます。明白なことを要約したり、単純なアイデアを過剰に説明したり、すでに共有された情報を再パッケージ化したりします。読み手はそれらを真剣に受け止めなくなります。
- 明確なアクションコールのない職場のメール：次に何をすべきかが明確でないメールは、通常脇に置かれます。受信者が何をすべきかわからない場合、多くの場合何もしません。「返信不要」のような単純な一行でも、人々がそれをどう処理すべきかを知るのに役立ちます。
- 他者を見せびらかしたり貶めたりする職場のメール：もう一つの嫌悪感を抱かせるのは、自己宣伝の場として、または他者を静かに貶めるために使用されるメールです。これらのメッセージは情報共有よりも、認識を管理することに重点を置いています。自分をよく見せるために不必要なリーダーをコピーする人もいれば、同僚を不意打ちするために上司にBCCする人もいます。これらの戦術は信頼を損ない、同僚を防御的にし、多くの場合、良いことよりも害をもたらします。効果的なコミュニケーションは直接的で、敬意を示し、透明性があります。メールがパフォーマンスや罠のように感じられる場合、通常は意図した目標を達成できません。
従業員が職場のメールに求めるもの
従業員が職場のメールを無視する理由に共通するテーマは、敬意の欠如です。人々は仕事をしやすくするコミュニケーションを望んでおり、時間を無駄にするメッセージは望んでいません。メールが散乱し、曖昧で、絶え間なく送られてくると、従業員は自分を守るために無視するようになります。これは合理的な反応ですが、重要な情報が読まれないと組織の妨げになります。
彼らはより少ないメッセージを望んでおり、それぞれが簡単にスキャンできるものであることを望んでいます。彼らは中身を実際に伝える件名を望んでいます。彼らは最後に埋もれるのではなく、最初に明確さを望んでいます。彼らは直接的で、敬意を示し、有用なコミュニケーションを望んでいます。
職場のメールを読む価値のあるものにする方法
私はかつて、全員に「あなたは最高だ」というコピー＆ペーストのメールを送る男性と一緒に働いていました。そのようなことが行われていると知ると、メールを読みたくなくなります。それは単に全員の時間を無駄にし、彼を誠実さに欠けるように見せました。職場のメールは仕事を容易にするべきであり、難しくするべきではありません。過負荷または無用なメールは、従業員が読むのをやめる原因になります。明確で簡潔、そして読み手の時間を尊重するメールは、人々の注目を集めます。無視されるか読まれるかの違いは、多くの場合、シンプルな質問に帰着します：このメールは受信者の成功を助けているのか、それとも単なるノイズなのか？
