チャットプラットフォームやメールから、イントラネットやモバイルアプリまで、現代の職場ツールは無限のコミュニケーション手段を提供しています。しかし、明確さと構造がなければ、それらは従業員を圧倒するだけになりかねません。最も成功している企業は、コミュニケーションスタックに対して意図的にアプローチし、すべてのツールが明確な目的を持ち、真のエンゲージメントを促進することを確実にしています。
以下では、フォーブス・コミュニケーションズ・カウンシルのメンバーが、企業の内部コミュニケーション技術スタックを最適化し、職場のコミュニケーションを変革するための最良のヒントを共有しています。
1. 各ツールを適切な目的に合わせる
特定の内部コミュニケーションに最適な技術ツールを評価しましょう。簡単な確認はチャットソフトウェアに適していますが、それは企業のお知らせを行う場ではありません。各チャネルでの適切な内部コミュニケーションのための標準作業手順を確立してください。また、同僚にアンケートを取りましょう：彼らが最もよく使用するものは何か、そしてどのように使用しているのか？ - キンバリー・オズボーン、オールド・ドミニオン大学
2. 集中型の配信・分析プラットフォームを採用する
現在のコミュニケーション技術スタック全体で内部コミュニケーションを設計、配信、分析できるプラットフォームに投資しましょう。例えば、ChangeEngineのようなツールは、単一のプラットフォームから業務用メール、個人メール、Slack、Teams、SMSを通じてパーソナライズされたコミュニケーションを配信します。これにより、コミュニケーションプロセスが大幅に簡素化され、従業員エンゲージメントの全体像を把握できるようになります。 - ステファニー・バネル、アジラ
3. 監査と簡素化でノイズを削減する
まず監査し、次に簡素化しましょう。ツールが実際にどのように使用されているかをマッピングし、重複を削減します。従業員が何をどこで見つけられるか、そしてなぜそれが重要なのかを理解すると、採用率は急上昇します。適切に構築されたイントラネットは、他のすべてに導くシングルランディングページとして機能し、ノイズを減らし、整合性を高めることができます。 - エミリー・バロウズ、BGSF
4. 合理化とエンドユーザーの関与
内部コミュニケーション技術スタックを定期的に監査し、重複するツールを排除して、各プラットフォームが明確で独自の目的を持つようにしましょう。合理化することで混乱を減らし、採用率を向上させ、適切なメッセージを適切なチャネルに合わせることでチームの生産性を高めます。エンドユーザーをプロセスに関与させ、ツールが実際のコミュニケーションニーズを満たすようにしましょう。 - カート・アレン、ノートルダム・ド・ナミュール大学
5. ツールの追加だけでなく構造に焦点を当てる
企業はしばしば、より多くのツールがコミュニケーションを改善すると考えますが、実際の問題はそれらのツールがどのように接続されるかの構造の欠如にあります。明確な行動規範（決定事項がどこに存在するか、会議がどこでスケジュールされるかなど）を定義することで一貫性が生まれます。人々が何をどこで見つけるべきかを知っていれば、コラボレーションが向上し、スタックは意図したとおりに機能します。 - ケイド・コリスター、メトバ
6. リアルタイムメッセージングとビデオ通話を活用する
リアルタイムメッセージングとカメラをオンにした毎日のビデオ通話を優先しましょう。相手の目を見ることで信頼が構築され、集中力が高まり、地理的に離れたチームの連携が保たれます。画面上であっても対面コミュニケーションは、関連性、整合性、持続的な結果をもたらします。 - マリー・オリオーダン
7. 単一ダッシュボードを作成しAIを組み込む
私が最も効果的だと感じた2つのことは：認知負荷を減らすためにツールを単一のダッシュボードに合理化すること（選択肢が少ないほど意思決定が速くなる - ヒックの法則）。そして、コンテンツをパーソナライズし、最も重要なことを強調するためにAIを組み込むことです。関連性はノイズを切り抜け、エンゲージメントを高めます。 - クリスティーナ・メンデル、ChristinaMendel.com
8. シームレスに統合されるツールを選択する
情報が分断されるのではなく流れるように、シームレスに統合されるツールを選びましょう。統一されたシステムは重複を減らし、チームの整合性を保ち、採用率を高めます—最高の技術スタックとは、人々が実際に使用するものだからです。 - カル・ガジラジ博士、CANコミュニティヘルス
9. シンプルで人間味のあるものにする
コミュニケーションはシンプルで人間味のあるものにしましょう。私はSlackが好きです。それは会話のように感じられるからです—素早く、簡単で、シームレス。誰が技術に手間をかけたいでしょうか？それが背景に溶け込むとき、人々は話し、共有し、必要なものを見つけることができます。コミュニケーションは自然に感じられ、誰もがつながっていられます。 - リッチ・ボーンスタイン、ボーンスタイン・メディア
10. 継続的なトレーニングとリフレッシャーを提供する
技術スタックのすべてのコンポーネントが一貫して理解され、効果的に活用されるよう、継続的なトレーニングセッションを開催しましょう。多くの組織は新しいコミュニケーションチャネルやCRMを導入する際にトレーニングを実施しますが、完全な遵守を確保するためのフォローアップを怠っています。定期的なリフレッシャーは期待を強化し、採用を促進し、使用上のギャップが知識不足によるものではないことを確認します。 - ビクトリア・ゼレフスキー、アン・アランデル経済開発公社
11. 従業員の注意を保護するためのガバナンスを確立する
各内部コミュニケーションツールの目的、頻度、対象者を定義するシンプルなガバナンスシステムを確立し、リーダーシップが一貫してガバナンスを実施し、モデル化することを確実にしましょう。これは内部技術スタックで最も見落とされがちな要素の一つです。ガバナンスは従業員の注意を保護し、信頼を維持し、戦略的コミュニケーションを強化します。 - サラ・チェンバース、SCストラテジック・コミュニケーションズ
12. ナレッジベースにリソースを集約する
専用のナレッジベースに情報を集約することは、内部コミュニケーションを合理化する鍵です。主要な文書、リソース、ポリシーを一つの簡単にアクセスできるプラットフォームに統合することで、従業員はメールや複数のアプリを検索する時間を無駄にすることなく、必要な情報をすぐに見つけることができます。これにより効率が向上し、組織全体での一貫性が確保されます。 - ローレン・パー、RepuGen
13. 機能するものを優先してツールの過負荷を避ける
自分自身を薄く広げすぎないようにしましょう。より多くの接点は良いことのように思えるかもしれませんが、新しいチャネルごとに調整すべき要素が増え、従業員が追いつくべきものも増えます。時には少ないほうが良いこともあります。あなたの会社と文化に最適なツールを特定し、それらを使い続けましょう。新しいものを追加できないというわけではありませんが、単に新しいアプリだからという理由で新しいプラットフォームを追加することは避けましょう。 - トム・ウォズニアック、OPTIZMO Technologies, LLC
14. 意図的にチャネル間でコンテンツを配信する
あなたの従業員は、顧客や世界全体と同じようにオムニチャネルです。その混沌を受け入れ、コンテンツをあらゆる場所に配信しましょう。共有したい知識、詳細、ストーリーには特別な努力を加え、コンテンツを魅力的なものにしましょう。技術的な部分は比較的簡単です。 - エリック・ブラウン、アビアトリックス
15. 内部コミュニケーションを製品のように扱う
多くの企業は「あらゆる場所に投稿した」ことと「人々が実際に理解した」ことを混同しています。コミュニケーションスタックが放水ホースのようになると、人々は精神的に、あるいは文字通りオプトアウトするでしょう。内部コミュニケーションを製品のように設計しましょう。コアチャネルを定義し、ユースケースをマッピングし、シグナルとノイズの比率について厳しく判断しましょう。誰も読まない5つのメッセージよりも、適切なチャネルでの1つの明確なメッセージの方が効果的です。 - コルビー・プロフィット、Carbyne
16. ハブ・アンド・スポークアプローチを採用する
イントラネット（または同等のプラットフォーム）をすべての従業員ニュース、リソース、公式文書の記録システムとして指定しましょう。そして、メール、モバイルアプリ、SlackやTeamsなどの「スポーク」チャネルを通じて活性化システムを構築し、タイムリーで関連性の高い通知で注目を集め、詳細な情報についてはハブに従業員を誘導します。 - レカ・トーマス、パス・フォワード・マーケティング
