SEOsets.comのオーナーであるアルピット・ジェイン氏は、テック起業家でありサイバーセキュリティ戦略家として、デジタルイノベーションを通じてビジネスを変革しています。
空港のターミナルやタクシーの後部座席があなたのオフィスになると、時間管理は途方もない課題となります。絶え間ない移動、慣れない場所、フライトの遅延など、ビジネストラベラーには対処すべきことが山積みです。
私自身、頻繁に出張するビジネストラベラーです。時間をかけて、移動中の待ち時間をより生産的にするための戦略を見つけてきました。
そこで、同様の課題に直面している他のプロフェッショナルのために、典型的な出張ルーティンを分解し、移動中の仕事をより生産的にするためのいくつかの決定的な方法を提案するガイドを共有したいと思います。
プロジェクトマネージャーのように1日を計画する
計画は徹底的に行い、単なるスケジューリング以上のものにする必要があります。具体的には、プロジェクト管理の原則をビジネス出張に適用することで、移動日の生産性を高める新しい世界が開けます。
1日をタイムブロックに分割し、各セグメントを期待される成果を持つマイクロプロジェクトとして扱うことをお勧めします。交通渋滞、遅延、セキュリティラインなどを考慮して、アポイントメント間に15〜30分のバッファ時間を確保しましょう。ToDoリストの代わりに、タイムボクシングをお勧めします。ハーバードビジネスレビューによると、これにより生産性が25%向上するとされています。
1日を分割する際には：
• 重要な会議は、あなたの生産性がピークの時間帯にスケジュールしましょう。
• 最も重要なタスクには、通常静かな時間帯（早朝のフライト、夜遅くのホテル滞在時間）を確保しましょう。特に朝は私自身、最もエネルギーがあり、環境をコントロールできる時間だと感じています。
• 重要なタスクの30分前にカレンダーアラートを設定しましょう。
おそらく最も重要なのは、緊急時対応計画を組み込むことです。ある情報源によると、フライトの20%以上が遅延し、多くがキャンセルされています。賢明な旅行者は、潜在的な遅延やキャンセルを生産性を損なうものではなく、計画するチャンスとして捉え、緊急時対応計画を旅程に直接組み込みます。
緊急時対応計画の一環として、必須書類のデジタルコピーをクラウドストレージに保管しておきましょう。予備の充電器（必須の旅行テクノロジーについては後述）と他の必須旅行用品を機内持ち込み荷物に入れて、簡単にアクセスできるようにしておきましょう。
重要なアポイントメントごとに、代替ミーティングスキームを設定しましょう。ビデオ会議のオプション、スケジュール変更のプロトコル、バックアップの場所の提案を用意しておきましょう。予期せぬことが起きた場合、完璧な計画よりも精神的な柔軟性の方が価値があることがほとんどです。
待ち時間の最適化
すべてのビジネス出張には、セキュリティラインでの待機、ホテルでの待機、そして出発の遅延など、確実な待ち時間があります。これらの待機時間中に集中して作業することで、失われるはずだった貴重な作業時間を取り戻すことができます。
最近では、空港ラウンジには信頼性の高い高速Wi-Fiと快適な座席があり、集中した作業セッションに最適です。タクシー乗車中や空港ターミナル間の移動中に、重要度の低い電話をスケジュールしましょう。短い待ち時間中にすぐにカスタマイズできる、一般的なメール返信用のテンプレートを準備しておきましょう。
身体的・精神的な健康を維持する
長い移動日には、水分補給、体を動かすこと、精神的な休息を取ることも確実に行いましょう。研究によると、（アスリートに関連するものですが、リーダーにも同様に関連する）研究結果は、特に長時間のフライトや時差ボケなど、旅行関連のストレスが認知パフォーマンス、反応時間、全体的な意思決定に悪影響を与える可能性があることを示しています。
テクノロジーを活用して先手を打つ
現代の旅行には、待ち時間を作業時間に変える統合されたテクノロジースタックが必要です。適切なデジタルツールは、移動中に1日を無駄にするか、モバイルオフィスを持つかの違いを生み出します。
必須の旅行アプリケーション
FlightAwareやFlightyなど、フライトを監視するアプリを使用して、フライトの最新情報を把握し、ゲート変更を知ることができます。マリオットやヒルトンなどの主要ホテルチェーンのアプリケーションを通じて、ホテルのチェックインとチェックアウトを簡単に行いましょう。Google Mapsのオフライン機能により、インターネット接続なしでもナビゲーションが保証されます。
生産性ツールの統合
旅行中のプロフェッショナルは、統合された生産性システムでより生産的になります。最近の研究によると、生産性システムによりアプリの切り替えが40%削減されるとされています。クラウドベースのNotionやObsidianなどのノート取りシステム、TodoistやAsanaなどのタスク管理ツール、優先度と重要度でメッセージを分類するメールシステムの導入を検討しましょう。
モバイルテクノロジーの必需品
私にとって、これらには複数の充電ポートを備えたポータブルバッテリーパック、モバイルWi-Fiホットスポット、混沌とした環境での集中作業のためのノイズキャンセリングヘッドフォンが含まれます。
これらのツールとポータブルデバイスにより、どんな場所でも機能的なワークスペースに変えることができます。
より賢い交通手段の選択
旅行というと飛行機を思い浮かべることが多いですが、状況によっては他の選択肢もあります。適切な交通手段を選ぶことは、あなたの生産性とプロフェッショナルとしての印象に大きな影響を与えます。
ハイヤーとリムジンサービス
ビジネスエグゼクティブは、効率性とプロフェッショナルなイメージの両方の利点から、ハイヤーサービスを選ぶ傾向があります。この交通手段はより高価ですが、移動中にビジネスの電話やメールに対応しやすくなります。重要なポイントのリハーサルや電話会議を行うための半プライベートな空間を提供します。また、重要な会議のためにプロフェッショナルで洗練された状態を保つことができます。
ビジネスにおけるストレスとパフォーマンスは密接に関連していることが多く、これらの理由だけでも、この投資と交通手段は見返りがあるでしょう。
バスサービス
短距離の都市間移動に関しては、コスト意識の高いビジネスエグゼクティブにとって、バスの利用は驚くほど有益です。現代の都市間バスには、インターネット、電源ソケット、ノートパソコン作業に快適な座席が装備されています。私は2〜4時間程度の旅行が最適だと感じています。飛行機と同様に、バスでは運転の義務なしに資料を確認したりプレゼンテーションを準備したりすることができます。
個人車両戦略
他の交通手段とは異なり、自分の車では完全に仕事に集中することはできません。しかし、スケジュールされた休憩を選ぶ自由がより多くあります。一度に複数の目的を達成するための戦略的な停止を実行するようにしましょう。
また、関係維持やフォローアップの電話にはハンズフリー技術を活用することもできます。
モバイルサクセス戦略のマスター
効果的な時間管理には、意図的な計画、戦略的なテクノロジーの使用、賢明な交通手段の選択のバランスが必要です。
これらの戦略を試して、あなたの特定の業界に合わせて修正してください。最も重要なのは、すべてのビジネス出張を生産性向上の機会として扱うことです。将来のあなた自身がきっと感謝するでしょう。
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