「お忙しいとは存じますが」の意味とは？
「お忙しいとは存じますが」は、相手が多忙であることを認識したうえで、その相手に何らかの対応や行動を依頼したい場合に使われる、丁寧で配慮ある表現です。 このフレーズは、相手を気遣いながらもお願いをする場面で頻用され、相手に負担をかけてしまうことに対して申し訳なさや恐縮の気持ちを示す効果があります。
ビジネスシーンでは、上司や取引先など目上の人物に相談や依頼を行う際に「お忙しいとは存じますが」を冒頭につけることで、「あなたが多忙であることは十分理解しています。でもどうしてもお願いがあるのです」というニュアンスを伝えられます。 単に「お忙しい中」とするより、「お忙しいとは存じますが」とすることで、相手の忙しさを理解している姿勢が一層強調され、相手への配慮・敬意を示すことが可能です。
なぜ「お忙しいとは存じますが」を使うのか
相手への敬意と配慮
「お忙しいとは存じますが」を用いることで、相手が時間的・業務的余裕がない状況を理解している旨を表明できます。 これは、ただ単に自分の要望を押し付けるのではなく、相手の忙しさに思いを馳せ、立場を尊重する姿勢を強調することにつながります。
スムーズな依頼や交渉の助け
この表現を用いることで、相手は「私の忙しさを分かってくれているのだな」と受け取りやすくなり、防御的な態度をとらず、協力的になりやすくなります。 これにより、要求や提案をスムーズに進め、双方にとって円滑なコミュニケーションを確保できます。
ビジネスシーンでの使い方
メールでの依頼や問い合わせ
上司や取引先、顧客に情報提供や対応を依頼する際、メール文頭で「お忙しいとは存じますが」を入れると、礼儀正しく申し出を行えます。 「お忙しいとは存じますが、先日ご依頼した資料の件について再度ご確認いただけますでしょうか。」 といった具合に、相手の負担を軽減する配慮を示しながら、お願いしたいことを述べます。
電話連絡や対面交渉での冒頭あいさつ
商談やミーティングの冒頭、あるいは突然の電話で相手に対応を求める場合、「お忙しいとは存じますが、お時間を少々頂戴してもよろしいでしょうか」と述べることで、相手は「この人は私の状況を考えている」と感じやすくなります。 結果として、対話や交渉が和やかな空気の中で始められます。
「お忙しいとは存じますが」を使う際の注意点
冗長な表現を避ける
「お忙しいとは存じますが」を繰り返しすぎると、文章が冗長で読みにくくなります。 一度使うだけで、相手は十分に配慮を感じ取るため、必要以上に多用せず、適度な回数で抑えるよう心がけましょう。
行動提案や代替策を示す
「お忙しいとは存じますが」だけでは、相手に負担を掛ける状況を述べるにとどまります。 できれば、「もし難しければ別途日程をご提案させていただきます」など、代替策やフォローアップを添えることで、相手が無理をせずに対応できる選択肢を提示します。
「お忙しいとは存じますが」の類義語・言い換え表現
「お忙しい中恐縮ですが」
「お忙しい中恐縮ですが」は「お忙しいとは存じますが」と同様に、相手が忙しい中でも時間や労力を割いてほしい場面で使われます。 「恐縮」という言葉が入ることで、頼みごとをすることへの申し訳なさや尊敬の意がより強調されます。
「お時間を頂戴できれば幸いです」
「お時間を頂戴できれば幸いです」は、相手が時間的リソースを割くことに対する感謝や期待を表します。 「お忙しいとは存じますが」と組み合わせると、相手の忙しさを前提にしつつ、一定の理解と協力を促す効果が生まれます。
「ご多用のところ恐縮ですが」
「ご多用」は「多忙」の丁寧な表現で、「ご多用のところ恐縮ですが」は「お忙しいとは存じますが」と同義的に使えます。 ややかしこまった印象を与えるため、よりフォーマルな文章や重要な場面で活用できます。
「お手数をおかけしますが」
「お手数をおかけしますが」は、相手に負担を強いる行為（手数がかかる行為）を依頼するときに使います。 相手が忙しいことを明示的に示さなくても、手間を掛けることが相手のスケジュールを圧迫することを想起させるため、同様の効果が期待できます。
例文で理解する「お忙しいとは存じますが」の応用（オリジナル）
顧客対応メールでの使用例
件名：追加資料送付のお願い
本文：
◯◯様
いつもお世話になっております。
お忙しいとは存じますが、先日ご案内いたしました新商品の詳細につきまして、追加で資料をお送りいただけますでしょうか。
もし難しければ、別途日程や手段をご提案させていただきます。
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
株式会社△△ 営業部 ××
このメール例では、「お忙しいとは存じますが」を用い、相手が忙しい中で資料提供を依頼し、同時に相手の都合に合わせる柔軟さを示しています。
社内連絡での使用例
「お忙しいとは存じますが、今週中にプロジェクトの進捗報告を社内共有フォルダへアップロードいただければ助かります。 タイミングが合わない場合は、来週初めでも結構です。」
ここでは社内向けの依頼で「お忙しいとは存じますが」と述べて、社員同士の負担を考慮しながら求める行動を柔らかく示しています。
使い分けのポイント
相手や場面に応じた表現調整
取引先や顧客など外部の関係者には、よりフォーマルな「お忙しいとは存じますが」を使い、敬意を示すことが効果的です。 逆に、社内メンバー同士では、少しカジュアルな「ご多用中恐れ入りますが」や「お手数ですが」でも十分伝わります。
依頼内容に応じて他の丁寧表現を組み合わせる
例えば、「お忙しいとは存じますが、ご協力賜れますと幸いです」といった形で、他の敬語表現（「ご協力賜れますと幸いです」）を加えると、依頼に対する感謝や期待がより明確に伝わり、相手が協力的になりやすいです。
文化・国際的視点
海外とのやりとりでの対応
「お忙しいとは存じますが」を英語に直訳するとややぎこちない表現になりがちです。 英語では “I know you’re busy, but…” や “I understand you’re busy, however…” といった形で、ストレートに理解を示す表現が主流になります。 海外相手には、短く分かりやすい英語表現で同様の意味を示すのがおすすめです。
文化差異と相手の期待値の把握
日本のビジネス文化は謙譲と配慮が重視されるため、「お忙しいとは存じますが」のような表現が自然に受け入れられます。 しかし、あまり卑屈に聞こえる表現は相手を逆に困惑させる可能性もあるため、文化や相手の好みを察知して、適度な敬意表現を選ぶことが重要です。
まとめ
「お忙しいとは存じますが」は、相手が多忙であることを承知の上で依頼や提案を行う際の丁寧なクッション言葉として機能する表現です。 この一言を付け加えることで、相手の立場や時間を尊重し、断られにくい状況を作り出し、円滑なコミュニケーションを可能とします。
ただし、使いすぎたり背景説明が全くないと、わざとらしく感じられることもあるため、必要な場面で適度に用いることが求められます。 類義語や別の表現（「お手数をおかけしますが」「ご多用中恐縮ですが」「ご都合の良い時に」など）と組み合わせたり、英語圏では簡潔な英語表現に切り替えたりと、場面や相手に応じて柔軟に対応することで、よりスムーズなビジネス関係を築くことができるでしょう。
