休暇を終えて出社する時は誰しも意欲満々だ。リフレッシュした頭で新たなプロジェクトに取り組もうと燃えている。だが往々にして、出社後の数時間(場合によっては数日間)は、山のようなメールへの対処と不在中に溜まってしまった業務の遅れを取り戻すことに追われる羽目になる。
休暇明けのドタバタを防ぎリフレッシュ効果を持続するにはどうすればいいのか。タイムマネジメントについて多くの著書を持つローラ・ヴァンダーカムと労務コンサルタントのジュリー・モーガンスターンのアドバイスをもとに、5つのポイントを挙げてみた。
1. 休暇が終わる1日前に帰宅する
ぎりぎりまで休みを楽しもうと出社前日の夜に帰ってくるプランを立てる人は多い。だが、それを1日早めてはどうだろう。
「そうすれば、荷物をほどいたり食料を買いに行ったり、誰にも邪魔されずに留守中のメールをチェックすることができるので、復帰初日の慌ただしさを減らすことができます」とヴァンダーカムはアドバイスする。
2．優先順位をつけて仕事に取り掛かる
何から取りかかればいいのか考えてから出社すること。留守中の会議や打ち合わせの内容を頭に入れるのは、2日目以降かせめて午後からにしたほうがいい。
初日にはできれば何もアポを入れず、仕事モードに自分を切り換える時間をつくることが必要だ。
3. 不在を告げる自動応答メールを活用する
留守中の状況を把握するまでは、不在にしていることを告げるメールの自動応答を解除しないでおこう。同僚にはあなたが戻って来ていることがわかるが、外部から押し寄せるメールや迅速な対応への要望は防ぐことができる。
「不在にするとメールが大量に溜まって容量がオーバーすることがあるのをみんな知っています。返事がない場合にはもう一度ご連絡くださいと言っておけば、相手もそんなに不快に感じることはないでしょう」とモーガンスターンは話す。
4. 勇気を出してメールボックスを空にする
受信箱のメールが全部消えてしまったらと考えるとぞっとする。だが、休暇中の受信メールをさっさと消してしまえば、メール対応に1日つぶさずに仕事に戻ることができるという主張もある。
「重要なメールだけをさっとチェックし、残りはすべて削除してしまう人もいます」とヴァンダーカムは言う。
5. 絶対に自分がやらなくてはと思い込まない
あなたがいなくても会社はちゃんと動いている。ヴァンダーカムは5日間の休暇をWi-Fiの使えないところで過ごしたことがある。その間、一切連絡はとれなかったが「帰ってきてから何人かに謝るだけで済みました。ちょっとしたチャンスは失いましたが、会社には替わりの人がいるのです」
事前にプランを立て同僚を信頼して任せることを覚えよう。対応不足を招くこともあるが、休暇できちんとリフレッシュして戻ってくれば、あなたが会社にもたらすものはより大きくなるはずだ。
