「サマリー」とは何か？
サマリーとは、英語の「summary」から来た言葉で、「要約」や「概要」を意味します。ビジネスシーンでは、会議や視察の報告書、レポート、企画書などの重要な部分を短くまとめた文書を指します。サマリーを読むことで、全体の内容を迅速に把握できるため、文書の全体を読む時間がない相手に提出する際や、要点を先に伝えたい場合に役立ちます。
「サマリー」と類似用語の違い
サマリーには、レジュメ、アジェンダ、アウトライン、アブストラクトなど、似たような意味を持つ用語がありますが、それぞれ異なる使い方をします。以下にそれぞれの違いを説明します。
レジュメ
レジュメはフランス語の「résumé」に由来し、「要点」や「まとめ」を意味します。会議やプレゼンテーションの内容を要約した資料で、主に会議前に参加者に配布され、議論の方向性を示す目的で使用されます。一方、サマリーは会議後に作成され、議論の結果や内容を要約するものです。
アジェンダ
アジェンダは「議題」や「計画」を意味し、会議の進行を示すために使われます。開始時間や議題、報告者などの情報が含まれ、会議がスムーズに進行するための指針となります。レジュメと同様に会議前に配布されますが、内容は具体的な議論の内容よりも、会議の進行や構成に焦点を当てています。
アウトライン
アウトラインは「概要」や「目次」を意味し、文書の骨組みを示すものです。サマリーが内容の要約であるのに対し、アウトラインは文書全体の構成や項目を示し、詳細な内容を箇条書きでリスト化することが多いです。
アブストラクト
アブストラクトは「要約」や「要旨」を意味し、主に学術論文で使用されます。論文の全体を短くまとめたもので、研究の背景や結論を簡潔に伝える役割を持ちます。ビジネスシーンではあまり使われません。
業界別のサマリーの意味と使い方
サマリーは業界によって異なる意味や使われ方をします。以下に、いくつかの主要な業界でのサマリーの使い方を紹介します。
医療・介護業界
医療・介護業界では、サマリーは診療記録を指し、診断名、症状、治療歴、検査結果などがまとめられています。転院先や外来診療の際に情報を共有するために使用されます。
金融業界
金融業界では、マーケットサマリーとして株式市場や為替の動向をまとめたものが配布されます。また、事業計画書の導入部分にエグゼクティブサマリーが添付され、計画の概要を簡潔に伝えます。
IT業界
IT業界では、データの分析結果やまとめたデータをサマリーと呼ぶことがあります。例えば、検索エンジンで表示される記事の要約文もサマリーに含まれます。
サマリーを作成する際のポイント
サマリーを効果的に作成するためのポイントを以下にまとめます。
ポイント1：1ページに内容をまとめる
サマリーは、短時間で全体の内容を把握できるようにするため、1ページにまとめることが重要です。長々とした説明は避け、必要な情報だけを簡潔に記載しましょう。
ポイント2：箇条書きで作成する
箇条書きを用いることで、情報を整理しやすくなり、読み手にとって理解しやすくなります。重要なポイントを簡潔に示すことで、内容が明確になります。
ポイント3：グラフや表を活用する
数値データや傾向を示す際には、グラフや表を使用すると視覚的に理解しやすくなります。ただし、過度に装飾することなく、シンプルにまとめることが重要です。
ポイント4：フォーマットや形式を活用する
既存のフォーマットや形式を活用すると、作成がスムーズになり、読み手も慣れた形式で理解しやすくなります。必要に応じて改善を加え、使いやすい形式にしましょう。
ポイント5：主観を排除する
サマリーには客観的な事実のみを記載し、個人の主観や意見を排除することが重要です。これにより、正確な情報が伝わりやすくなります。
「サマリー」上手だとビジネスで評価されやすくなる
ビジネスにおいて、重要なポイントや要点を簡潔に伝えるスキルは評価されます。サマリーが上手に作成できると、上司や同僚からの評価も高まり、信頼を得ることができます。日常業務でも要点を整理する習慣をつけ、サマリー作成のスキルを向上させましょう。
現在では、自動で文章を要約するツールも存在し、効率的にサマリーを作成する方法もあります。これらのツールを活用しながら、効果的なサマリーを作成し、ビジネスシーンでの評価を高めていきましょう。
