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2024.06.09 10:15

メールやチャットの「即レス」で消耗しすぎない3つの方法

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現代のビジネスパーソンは1日に約300通のメッセージを受け取り、1通の処理に2分かけているという。すると全部処理するためには10時間かかることになる。「絶対に無理」な状況だ。しかもメッセージには、即座に返事をしなければならない「即レス」のプレッシャーがのしかかる。結果として、漏れや抜けやミスが頻発する。そうした問題の改善を促そうと、『即レスを減らして成果をあげる「3つの処方箋」』と題するホワイトペーパーを、ウェブサービスの開発販売を行うZenmetry(ゼンメトリー)が公開した。

Zenmetryは、「即レス」問題の社会的認知を高め対策を提案することで、本来やるべき仕事に集中できる社会の実現を目指すとしている。今回発表されたホワイトペーパーは12ページの簡潔なものだが、3つの具体的な対策をわかりやすく解説している。

まずは、「即レスお疲れ度診断」に始まる。10項目の質問に思い当たるものが4つ以上あれば改善の余地あり、7つ以上なら課題ありと判定される。処方箋その1は、緊急の連絡手段を統一すること、その2は通知負荷を減らすこと、その3は対応時間と曜日を決めることとなっている。

具体的な内容はホワイトペーパーをダウンロードして読んでほしいが、その1では緊急度に応じて使用するツールを整理する方法が解説されている。その2では、Slackを例にとり、重要でないメッセージを切り分けるコツが示されている。その3は、ツールの使い方というよりは、自身の働き方の改善だ。これらは周囲の協力が必要になるが、社内または部署内で即レス問題の認識を共有するいい機会にもなるだろう。

『即レスを減らして成果をあげる「3つの処方箋」』ホワイトペーパーのダウンロードはこちらから

プレスリリース

文 = 金井哲夫

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