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2024.05.23 16:00

初めての相手に送るビジネスメールの書き方とマナー:文例付き徹底解説

初めての相手にビジネスメールを送る際の基本ポイントとマナー

初めての相手にビジネスメールを送る際には、特に慎重に書き方やマナーを守ることが重要です。メールはビジネスコミュニケーションの基本ツールであり、第一印象を左右するため、丁寧でわかりやすい内容が求められます。以下に、初めての相手に送るビジネスメールのポイントとマナーについて解説します。

メールの基本構成とポイント

ビジネスメールには、一定の構成があります。この構成に従うことで、メールが読みやすく、伝わりやすくなります。以下は、メールの基本構成とそれぞれのポイントです。

件名に会社名・要件を含める

メールの件名は、相手が最初に目にする部分です。件名には会社名、自分の名前、そして要件を含めることで、受信者が一目で内容を把握できるようにしましょう。例:

「【ご挨拶】株式会社△△の○○です」「担当者変更のお知らせ【株式会社△△ ○○○○】」

宛名を入れる

メール本文の冒頭には、相手の会社名、部署名、そして名前を記載します。例:

「株式会社□□ △△部 ○○○○様」

相手の名前がわからない場合は「ご担当者様」と記載します。

書き出しにあいさつ・自己紹介を入れる

宛名の後には、あいさつと自己紹介を簡潔に記載します。例:

「突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△ △△部の○○○○と申します。」

本文の本題に5W2Hを含める

本文では、メールを送った目的や経緯を簡潔に述べ、本題を伝えます。5W2H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、いくら)を含めると、内容が具体的でわかりやすくなります。例:

「××日に開催する○○のご案内をお送りいたします。」

文末に締め・結びのあいさつをする

本文の最後には、締めや結びのあいさつを入れます。例:

「ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。」

署名を設定する

メールの最後には、自動で署名が入るように設定します。例:

「株式会社△△ △△部 ○○○○」

ビジネスメールを初めての相手に送るときの文例

以下に、具体的な文例を紹介します。これらの例文を参考に、自分の状況に合わせてカスタマイズしてください。

担当者変更・引き継ぎのメールの文例

件名:担当者変更のお知らせ【株式会社□□ ○○(名前)】

本文:

株式会社■■ △△部 ○○様

いつもお世話になっております。株式会社□□ △△部の○○○○と申します。

前任者の××に代わり、わたくし○○が貴社を担当させていただくことになりました。後日あらためまして、前任の××とともにご挨拶に伺わせていただきます。取り急ぎメールのご連絡にて失礼いたしました。何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

見積り依頼メールの文例

件名:お見積書ご送付のお願い【株式会社□□ ○○(名前)】

本文:

株式会社■■ △△部 ○○様

突然のご連絡失礼いたします。株式会社□□ △△部の○○○○と申します。

このたび弊社におきまして、貴社の製品▲▲の購入を検討しております。つきましては、以下の内容でお見積書をお送りいただけませんでしょうか。

製品名:▲▲
数量:×個
納期:×月×日までを希望いたします
予算:×××万円程度
支払方法:翌月末銀行振込

ご多忙のところ誠に恐縮ですが、×月×日までにお見積書をご送付いただけると幸いです。お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

(署名)

着任の挨拶メールの文例

件名:【ご挨拶】株式会社□□の○○(名前)です

本文:

株式会社■■ △△部 ○○様

初めてご連絡をお送りします。株式会社□□ △△部の○○○○と申します。このたび、4月1日付で△△支店へ着任いたしました。

いち早く貴社のお役に立てるよう努めて参りますので、何卒、よろしくお願いいたします。

(署名)

営業・アポイントメールの文例

件名:▲▲(商品名、ツール名)のご案内【株式会社□□ ○○(名前)】

本文:

株式会社■■ ××部 ○○様

突然のご連絡失礼いたします。株式会社□□ △△部の○○○○と申します。

弊社は××の事業者様に向けて▲▲というサービスを展開しております。突然のご連絡で恐縮ですが、貴社のホームページを拝見し、弊社サービスをご活用いただけるのではないかと考えております。つきましては、ぜひとも一度貴社へ直接ご説明させていただければと思います。ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

(署名)

紹介先に送るメールの文例

件名:A様からのご紹介【株式会社□□ ○○(名前)】

本文:

株式会社■■ △△部 ○○様

A様よりご紹介をいただき、初めてメールをお送りします。株式会社□□ △△部の○○○○と申します。

弊社は、××の事業者様に向けて△△のサービスを展開しております。貴社のホームページを拝見し、弊社のサービスをご活用いただけるのではないかと考えております。ご挨拶を兼ねて、ぜひ弊社の製品をご説明させていただけないでしょうか。

ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

(署名)

ビジネスメールのマナーと注意点

初めての相手にビジネスメールを送る際には、いくつかの重要なマナーと注意点を守ることが大切です。以下に、ビジネスメールの基本的なマナーと注意点を紹介します。

件名はわかりやすく簡潔に

件名はメールの内容を一目で理解できるように簡潔に書きます。長すぎず、短すぎない件名を心がけましょう。

誤字脱字には注意

メールを送る前に必ず誤字脱字を確認しましょう。特に相手の名前や会社名の間違いは失礼にあたります。

正しい敬語を使用する

ビジネスメールでは、正しい敬語を使用することが重要です。尊敬語、謙譲語、丁寧語を適切に使い分けましょう。

機種依存文字を使用しない

機種依存文字は使用せず、誰でも読める文字を使用します。絵文字もビジネスメールでは避けましょう。

要点をまとめる

要点を簡潔にまとめ、読みやすい文章を心がけましょう。長すぎる文章は避け、適宜箇条書きを使うと良いです。

まとめ

初めての相手に送るビジネスメールは、相手に対する第一印象を左右する重要なコミュニケーションツールです。適切なマナーを守り、丁寧でわかりやすいメールを書くことで、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションを築くことができます。文例を参考にしながら、自分の状況に合わせてメールをカスタマイズし、ビジネスの場で効果的に活用しましょう。

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