Excelで連続データを生成　「オートフィル」を極める：エクセル活用テク

Excelで表を作成していると、単純に同じ数値や文字列が続いたり、1～10まで連続した数値を入力したいということがあるだろう。そんなとき活用したいのが「オートフィル」機能だ。

オートフィルを使いこなせば、作業効率はかなりアップする。どのように動作するのかを把握して使いこなせるようにしたい。

① セルの内容を連続コピー

オートフィルの基本的な操作となる。セルを選択し、セル右下にある［+］（フィル ハンドル）をコピーしたい方向へドラッグすると、選択したセルに同じ内容がコピーされる。


② 連続した数値で埋める

値が数値の場合、同じ値ではなく1から10といった連続した値でセルをコピーしたいときは、2つのセルにそれぞれ｢1｣「2」と入力し、2つのセルを選択したあと、［フィル ハンドル］をドラッグしてコピーを実行。そうすれば1から1ずつ加算された値で埋められる。

また、選択したセルが「2」「1」だったら、2から1ずつ減算された値になり、セルが「1」「3」であれば、1から2ずつ加算された値で埋まる。つまり、選択したセルの内容を踏まえて埋められるわけだ。


逆に、単純に「1」「2」という値を順にコピーしたいという場合は、［CTRL］+ ［フィル ハンドル］でドラッグすれば、「1」「2」「1」「2」……と選択したセルを繰り返しコピーする。

また、加算ではなく乗算したい場合は、右クリックで［フィル ハンドル］をドラッグ後、メニューから［連続データ（乗算）］を選ぼう。

③ 文字列の連続データ

文字列に対しても連続データで埋められるケースがある。たとえば日付。「1月1日」と入力して［フィル ハンドル］をドラッグすると、「1月1日」「1月2日」……と連続した日にちになる。「1月31日」の次は「2月1日」となるので、スケジュール表をつくるときに便利だ。ちなみに日付単位だけでなく、週単位、月単位での加算が可能。右クリックで［フィル ハンドル］をドラッグし、メニューからそれぞれ選択すればいい。

また、たとえば「第1部」に対してオートフィルすると「第1部」「第2部」と数値部分だけ加算されてコピーされる。

連続する文字列は、自分でも設定でき、［ファイル］メニューにある［オプション］から、［詳細設定］－［全般］－［ユーザー設定リストの編集］をクリックする。すると、初期設定で登録されているリストが表示され、自分で追加が可能だ。これを見ればわかるが、曜日や干支などもあらかじめ登録されている。


④ 書式のみコピーする

セルの値ではなく、書式のみコピーしたいときは、右クリックで［フィル ハンドル］をドラッグし、メニューから［書式のみコピー］を選択すると、書式だけコピーされる。逆に書式をコピーしたくない場合は［書式なしコピー］を選択すればいい。



⑤ 表の末尾まで一気にオートフィル

これまでは、［フィル ハンドル］をドラッグして連続コピーする範囲を指定していたが、すでに表の行末が決まっている場合、［フィル ハンドル］をダブルクリックすると、行末まで自動的に連続コピーされる。ただし列方向のみの対応だ。④で紹介した［書式のみコピー］も、以下の方法で実現できる。




※この記事は、Microsoft 365のアプリ版「Excel」（バージョン2310）で確認しています。