オートフィルを使いこなせば、作業効率はかなりアップする。どのように動作するのかを把握して使いこなせるようにしたい。
① セルの内容を連続コピー
オートフィルの基本的な操作となる。セルを選択し、セル右下にある[+](フィル ハンドル)をコピーしたい方向へドラッグすると、選択したセルに同じ内容がコピーされる。
② 連続した数値で埋める
値が数値の場合、同じ値ではなく1から10といった連続した値でセルをコピーしたいときは、2つのセルにそれぞれ「1」「2」と入力し、2つのセルを選択したあと、[フィル ハンドル]をドラッグしてコピーを実行。そうすれば1から1ずつ加算された値で埋められる。
また、選択したセルが「2」「1」だったら、2から1ずつ減算された値になり、セルが「1」「3」であれば、1から2ずつ加算された値で埋まる。つまり、選択したセルの内容を踏まえて埋められるわけだ。
逆に、単純に「1」「2」という値を順にコピーしたいという場合は、[CTRL]+ [フィル ハンドル]でドラッグすれば、「1」「2」「1」「2」……と選択したセルを繰り返しコピーする。
また、加算ではなく乗算したい場合は、右クリックで[フィル ハンドル]をドラッグ後、メニューから[連続データ(乗算)]を選ぼう。
③ 文字列の連続データ
文字列に対しても連続データで埋められるケースがある。たとえば日付。「1月1日」と入力して[フィル ハンドル]をドラッグすると、「1月1日」「1月2日」……と連続した日にちになる。「1月31日」の次は「2月1日」となるので、スケジュール表をつくるときに便利だ。ちなみに日付単位だけでなく、週単位、月単位での加算が可能。右クリックで[フィル ハンドル]をドラッグし、メニューからそれぞれ選択すればいい。
また、たとえば「第1部」に対してオートフィルすると「第1部」「第2部」と数値部分だけ加算されてコピーされる。
連続する文字列は、自分でも設定でき、[ファイル]メニューにある[オプション]から、[詳細設定]-[全般]-[ユーザー設定リストの編集]をクリックする。すると、初期設定で登録されているリストが表示され、自分で追加が可能だ。これを見ればわかるが、曜日や干支などもあらかじめ登録されている。
④ 書式のみコピーする
セルの値ではなく、書式のみコピーしたいときは、右クリックで[フィル ハンドル]をドラッグし、メニューから[書式のみコピー]を選択すると、書式だけコピーされる。逆に書式をコピーしたくない場合は[書式なしコピー]を選択すればいい。
⑤ 表の末尾まで一気にオートフィル
これまでは、[フィル ハンドル]をドラッグして連続コピーする範囲を指定していたが、すでに表の行末が決まっている場合、[フィル ハンドル]をダブルクリックすると、行末まで自動的に連続コピーされる。ただし列方向のみの対応だ。④で紹介した[書式のみコピー]も、以下の方法で実現できる。
※この記事は、Microsoft 365のアプリ版「Excel」(バージョン2310)で確認しています。