チーム会議を「良い」から「驚くべき」ものに成長させる5つの方法

チームは組織の生命線だが、多くのチームは自分たちの持つ可能性の一部しか活用していない。これには驚かされる。なぜなら、多くのチームは、正しいことをしようと献身的に努力する良い人々で構成されており、お互いを尊重し合っているからだ。

多くの人々にとって、チームの一員であることに十分な満足感を得られていない。これは、戦略が策定され、計画が立てられる経営陣や上級リーダーの会議で特に顕著だ。私はこれまでに数十回このような会議をファシリテートしてきたが、強固なチームであっても、共通の罠にはまりやすいことを見てきた。

大事なことが語られず、話し合いが戦略的なレベルに達しない。明確さが欠け、コミットメントが持続しない。その結果、大いなる時間の無駄となる。曖昧な約束、曖昧な行動、何も変わらないという余韻を残したままミーティングを終えることほど、チームを迷走させるものはない。数日間（あるいはあってはならないが1週間）のミーティングがカレンダーに記入されたら、ほとんどのチームが逃げ出したくなるのは当然だ。

チームは複雑であるかもしれないが「良い」ものから「すばらしい」もの、さらには「驚くべき」ものへと成長することは十分に可能だし、それはシンプルなステップから始めることができる。まず、チーム内の主要なコミュニケーションや関わりを詳しく検討し、戦略的な会議やオフサイトミーティング、そして重要な決定を必要とするその他の会議の手法を再考するところから始めることだ。たとえば以下のようなやり方で。

1. 「チームビルディング」や「ダイナミクス」に関する会議は避ける

最良のチームは実際の課題に取り組むことで成長する。「信頼を向上させる」や「率直さを取り戻す」ことを目的とする会議には注意が必要だ。これらは重要な焦点かもしれないが、チームが構造化され、指導され、安全な方法で、ビジネス上の課題や機会にいっしょに取り組んでいる間に、その過程で起こる副産物だと考えよう。

2. アジェンダを再考する

チームは多くのタスクを持ち、特にパンデミック後の対面での会合が十分に行われていないため、アジェンダを過剰に詰め込む誘惑に駆られる。また反対に、短時間で奇跡を期待することもある。いずれにせよ、結果は同じで、会議であまりにも多くのことをしようとすることが生産性を最も低下させる。チームが過負荷となり、トピックを駆け足で処理するだけで、深い結果は得られない。重要な焦点領域に十分な時間を確保し、戦略的な思考や実際の対話、アイデアが広がる瞬間を持たせよう。

3. すばらしいチームの会議には、十分な準備が必要

前もっての準備がしっかりと行われていないことがよくある。チームメンバーは何時間もかけて事前資料を準備するが、同僚はその資料を読まないか、せいぜいざっと読む程度である。これは、準備に関する目的、理由、期待についての明確なガイダンスが提供されていないためだ。そのため、事前資料の再説明から会議が始まることがよくある。だが会議中にそれらを再度確認するだけなら、事前資料とは何なのかという疑問が浮かぶ。