今さら聞けない「Googleカレンダー」の使い方

Googleカレンダーは、プライベートでも仕事でも使える、予定やプロジェクトの管理に便利なスケジュール管理ツールだ。この記事では、Googleカレンダーを他のユーザーと共有するなど便利な使い方を紹介しよう。

まずは基本事項のまとめ

・Googleカレンダーでは、予定、タスク、休暇などを記録し、他のユーザーと情報を共有することができる

・特定の予定やタスクを共有することも、カレンダー全体を他のユーザーと共有することもできる

・異なるタスク、予定、ミーティング、外出日を色分けするなど、カスタマイズも可能

・Mac、Windows、モバイルデバイスで利用できる

・カレンダー全体の共有は、モバイルアプリではなくPCからのみ可能で、Googleのアカウントを持つ人としか共有できない

予定やミーティングの共有

Googleカレンダーで予定を共有するには、左上部にある「作成」ボタンをクリックし「予定」を選択する。そして、予定のタイトル、開催日時、開催時間、場所、オンラインでの開催の場合はGoogle Meetやその他の会議ツールなどの情報を入れ、ゲストを追加する。ゲストには予定やミーティングに参加するための招待メールが送られ、ゲストのカレンダーにも反映される。

不在の共有

ユーザーが出勤しているか、または不在なのかを共有したい場合は「作成」ボタンから「不在」を選択し、不在の期間を設定する。また、そこで設定した不在期間中に会議が設定されると、自動的にその会議を辞退するというオプションも選択できる。

誕生日の共有

Googleカレンダーには、そのユーザーの「Googleコンタクト」（連絡先アプリ）に登録されている人たちの誕生日が表示される。手動でGoogleカレンダーに誕生日を追加するには、他のユーザーの名前、誕生日、メールアドレスをGoogleコンタクトに追加する必要がある。iPhoneユーザーは、設定でアップルの「連絡先」アプリによるGoogleカレンダーへのアクセスを許可し、アプリに登録された人たちの誕生日をカレンダーに表示させることができる。誕生日をカレンダーに表示させるかどうかは、画面左側にあるカラムの「マイカレンダー」セクションの下にある 「誕生日」にチェックを入れたり外したりすることで設定可能だ。

カレンダーの共有

カレンダーを共有するには、PCでGoogleカレンダーにアクセスし、先ほど登場したマイカレンダーのセクションの中から共有したいカレンダーにカーソルを合わせ、右側に表示される3つのドットが連なったマークをクリックする。すると「設定と共有」というボタンが現れるため、それをクリックした先にある「特定のユーザーまたはグループと共有する」のセクションでユーザーを追加する。追加されたユーザーにはメールが送信され、その中にあるリンクに従って設定すれば、そのユーザーのGoogleカレンダーにあなたが共有したカレンダーが共有されているはずだ。

（forbes.com原文）