組織に忍び寄る「複雑性」、仕事をシンプルにする8つの自問自答

文書から特殊用語を取り除くことは可能か?(Getty Images)

デロイトの調査によると、人々は自分にとって生産性を高めず、個人的な満足感も得られない仕事に41%もの時間を費やしていることが判明している。企業のCEOとして、またシンプル化の専門家として、私はあらゆる規模の組織にこのような複雑性の症状が忍び寄るのを目の当たりにしてきた。さて、私がNovartis(ノバルティス)、Google(グーグル)、HBOなどのクライアントに使って効果的だったテクニックは、以下の8つの質問とシンプルにしたいという意思だけだった。

あなたがリーダー的立場にいるのなら、あなたのチームや仲間といっしょに以下の質問に答えてほしい。もしリーダーではない場合は、自分で簡略化できる作業領域に焦点を当てた質問を選んで答えてみよう。

1. このワークフローや作業プロセスから、どんな冗長性を排除することができるか?

2. この文書やプレゼンテーションを1ページに短縮するために、何を取り除くことができるか?

3. この文書やプレゼンテーションから、取り除ける特殊用語(ジャーゴン、身内だけで通用する言葉)は何か?

4. この組織や業界の外にいる人々に、この内容を明確に説明できるか? もしそうでないなら、そのために何を変えればいいのか?

5. このタスクやプロセスのための、他の人が使えるようにテンプレートを作成することはできるか?

6. このプロセスを学ぶために負荷の高いトレーニングが必要な場合、そのトレーニングの必要性を減らす、またはナシにするために、何を変えることができるか?

7. 他のステークホルダーは、このタスク、プログラム、プロジェクトに関する情報にリアルタイムでアクセスできるか? もしそうでないなら、リアルタイムのアクセスを可能にするために何を修正すればよいか?

8. 顧客、同僚、パートナーと私たちがいっしょに仕事をすることを容易にする3つの方法は何か?

1日に少なくとも1つのタスク、プログラム、プロジェクトを合理化することが、よりシンプルで生産的な仕事への出発点となる。たとえそれがひと口サイズのステップであっても、シンプルさを優先することで、あなたとあなたのチームはより効率的に(そして有意義に)仕事を始めることができる。

forbes.com 原文

翻訳=酒匂寛

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