重要なのは、空欄をどう埋めるかよりも、実際に埋める行為をすることだ。どんな会議にも、明確に文章化された目標は欠かせない。目標を具体化できないなら、会議を開く意味はない。
目標は、明確でさえあれば、真剣で重大なものでもいいし、気軽で楽しいものでもかまわない。社内ピザパーティーの準備のための打ち合わせにさえ、明確な達成宣言を掲げることができる。「この会議の結果、チームメンバーの誰がどの食材を用意するかの役割が決定する」というように。
企業にもよるが、会議のうち実に3分の1が、開催不要であったり、Eメールで事足りるという結果になるかもしれない。つい先ほど、ピザパーティーの準備の打ち合わせに達成宣言を掲げることは可能と述べたものの、これは、会議ではなくメール連絡に置き換えられる一例だろう。
一方、戦略計画会議での達成宣言は、例えば「この会議の結果、我々は経営陣の一人一人が抱いている、新戦略に対する反対意見を洗い出すことができる」といったものになる。これは、Eメールにはまったく向かない内容であり、会議が必要だ。
明確な目標のない会議は、参加者全員にとって苦痛でしかない。それに、調査結果によれば、非生産的な会議に参加させられる苦痛は、社員の全体的な意欲を大きく損なうおそれがある。
ここで紹介した「達成宣言のテスト」を実施し、非効率な会議を取りやめれば、社員の意欲改善や離職率の低下といった効果が期待できるだろう。
