なぜ、いま、名刺管理というビジネスアプリの開発に挑んだのか。そして「SKYPCE」にはどのような特徴があるのか。
名刺情報の管理に
会社が取り組む必要性
日本においてビジネスは名刺交換から始まるといっても過言ではない。新しい取引や新しいビジネスが名刺交換から生まれ、また、人脈によって仕事が広がることも多い。しかし、こうした企業にとって有益な情報である名刺情報の管理は、これまで個人に委ねられていた。それゆえ、その管理方法も様々だ。紙の名刺をそのままファイリングしている人もいれば、無料の名刺管理ツールを利用している人もいる。
しかし、名刺は会社の重要な資産であり、個人情報の管理にますます厳密さが求められていることから、従来の慣習から脱却し、「個人」ではなく「企業」が名刺管理を行う必要性が叫ばれはじめている。
会社が名刺情報を管理することは、とりもなおさず「会社の有益な情報資産」を活用することであり、それは、売上拡大や業績向上に結び付くことになると、金井は次にように指摘する。
Sky ICTソリューション事業部 副本部長 金井孝三
「個人が名刺を管理しているため、名刺交換した社員が退社すると、その名刺が会社に残らないことは少なくない。これは会社にとって大きな損失といえます。多くの会社で、新人に名刺交換のマナーを教えていると思いますが、名刺の管理方法まで指導されるところは殆ど聞いたことがありません。名刺を有効に商売に活かしていくために、今後は名刺の管理を会社全体で取り組んでいく必要があります」
名刺管理ツールに
求められること
名刺の管理方法について指導されることなく、クラウド型の無料の名刺管理ツールを利用する個人が増えている。しかし、無料の名刺管理サービスではサービス事業者の中にデータが保管されるため、自社の社内規定に沿った情報管理やハンドリングができない。また、こうした活用方法は情報セキュリティ上、問題が多いと金井は指摘する。
「会社にとって大切な顧客や取引先の個人情報を会社ルールや規定がない、社員の個人の判断のみに任された状態は、問題が起こる恐れがあります。また、無料で提供しているということは、何らかのカタチでマネタイズを行ってサービスが提供されていることになります。例えば、利用者に転職情報を配信したり、名刺情報が売買されたりなど、会社で業務として利用するツールとして極めて好ましくない状況になることも考えられます。さらに言えば、社員個人が契約者になって名刺情報を管理していることが多く、顧客や取引先などの個人情報データベースとして会社が管理する必要性が生じますが、会社側が把握していない個人情報データベースができているという大きな問題もあるのです 」
そこでSkyでは、個人情報の取り扱いルールに沿った利用を可能にする、オンプレミスで名刺情報を管理するSKYPCEを開発した。しかも1年以上の社内実証期間を経て改善を繰り返し、様々な工夫がされている点も、同システムの優位性のひとつに上げられる。
例えば、よく使われるOCR は「画像ファイリングシステム」であり、名刺のデータ化で使用する場合、大文字の「I」と小文字の「i」や、数字の「0」と英語の「O」を間違うことも多く、携帯電話番号やメールアドレスとしてはまったく利用できないこともある。名刺に記載された情報を正確に読み取るためには、人の目で確認する必要があり、煩雑な作業が必要となる。
この問題点をSKYPCEは解決している。スキャンされた名刺データは、デジタルデータで暗号化され、Skyに送信される。そのデータをSky では、AI や機械学習なども利用したOCRによりデジタルデータ化したものを最後にオペレータがチェックし、利用者の会社にあるSKYPCEサーバーに転送する。つまり、利用者はキーボード入力作業はもちろん、人の目による“確認作業”から解放されることになる。
見やすく使いやすい画面構成。約3,500人の社員が利用、使いやすく改善を繰り返した。
追い求められた
ユーザビリティ
「さらに当社では、約3,500人いる社員が実際に利用して、数多くの意見を出し、一つひとつ改善してきました。代表例として挙げられるのは、従来のテキスト情報に加えて、名刺のサムネイル画像も表示する機能です。名刺のデザインで相手の方を思い起こすことができるという声を取り入れたのです。また、名刺のスキャンは、スマホのカメラでも取り込めます。名刺をスキャンするためにわざわざ帰社する必要がないので、取引先に訪問後、そのまま自宅に帰ってテレワークといった、これからの働き方にも対応可能です」
オフィスに設置したスキャナーにも細やかな配慮を行き届かせる。名刺をスキャンする際、スキャンする面を上にして取り込めるようにしている。「スキャンするときに見えている面が裏側だと、誰の名刺をスキャンしているかわからない。スキャンしているときにも、相手を思い出し、打ち合わせを振り返る時間にできる」という意見を参考に改善した部分だ。
このSKYPCEの料金体系は、ユーザー単位のライセンス料になる。最低利用人数10人から、月額料金で電話サポートや保守費、バージョンアップの費用が含まれている。
また、セキュリティの強化という面では、同社の情報セキュリティ対策を図れる「SKYSEA Client View」や「SKYDIV Desktop Client」と連携することで、名刺情報の閲覧・コピー・削除やデータのアップロードを操作ログとして記録ができる。
これにより、不適切な名刺情報の取り扱いがないかをチェックできる。Webブラウザ上に名刺管理画面表示中は、画面キャプチャー、クリップボードへのコピーや印刷を禁止でき、名刺情報の大量ダウ ンロードの検知や、名刺管理画面の操作 が一定時間ないと画面がロックされ第三者の操作や閲覧を防ぐなど、さまざまなセキュリティ機能が盛り込まれている。こうした数々の機能により、個人情報の流出というリスクも回避できるようにしている。
さらなる付加機能により
業績向上に寄与していく
名刺情報を適切に管理するために、頼りになるシステムであることは間違いない。しかし、SKYPCEが目指しているのは名刺の管理を便利にすることではない。名刺情報を会社で管理し、その情報を活用することで、売上拡大などに貢献することにある。そのためにも、今後、様々な機能を付加させていくという。
そのひとつとしてメモ機能の充実がある。営業支援というと、本格的な SFAをという話題になりがちだが、それらと比較して容易にすぐ取り組める。付加情報をメモとして一緒に管理することで、名刺情報がより価値を生む営業情報として機能する。
「例えば、名刺交換した際にどんな商談内容でどんな成果を得たのかといったメモを残す。さらに、その後の取引の進捗まで履歴として残せれば、担当者が変わった際も煩雑な引継ぎなどをしなくて簡単に業務移行が可能になります。また、いったんは取引などが中断した際も商談などの履歴があることで、新しい提案もしやすくなるというメリットも生まれます」
さらに将来的には、登録された名刺の会社に関連するニュースを提供するという新サービスも視野に入れている。商談や取引でのコミュニケーションを円滑するためには「話題」が重要になる。相手先に関連したニュースを配信することで、商談や取引成約のための支援をするというものだ。
「名刺情報」という、これまで管理されていなかった会社の保有財産をどのように捉え、生かしていくのか。そのルール化が進み、有効に活用していく時代に突入したことは確かである。
営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」
https://www.skypce.net/
Twitter公式アカウント
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金井孝三◎Sky ICTソリューション事業部 副本部長。営業支援 名刺管理サービスSKYPCE、クライアント運用管理ソフトウェアSKYSEA Client View、シンクライアントシステムSKYDIV Desktop Clientなど、自社商品の企画に従事。
